Har du nogensinde stoppet for at tænke over, hvor vigtig skrivning er for dit daglige arbejde? Med undtagelse af nogle få felter er de fleste af os ansvarlige for at kommunikere via e-mail. Hvad mere er: Vi bliver muligvis bedt om at skrive forslag, tilføje sider til en håndbog eller oprette et teksttungt dæk til præsentation af en ny idé. Desuden skal du muligvis endda indsende en skriftlig prøve til et fremtidig job.
Så selvom du muligvis ikke er en "forfatter" efter erhvervslivet, er antallet af ting, du skal komme over på skrift hver eneste dag, ikke uvæsentligt.
Det betyder, at du ikke kun vil sikre dig, at du bruger "dets" og "det" korrekt, men du vil også tjekke et par andre "skrivende" bokse.
For hvis du ikke gør det, ender du med at sende e-mails som denne:
OK, dette kan være en overdrivelse. Men det er ikke så langt væk.
Så hvordan ville du ordne det? Og hvordan fikser du din skrivning fremad (uden at skulle lægge timer på arbejde?). Hvordan bliver du en stærkere taler og forfatter? Det er faktisk ikke så hårdt - start med at arbejde igennem denne tjekliste, og du bliver en bedre forfatter på ingen tid.
Er der løbende sætninger?
Hvis du er usikker, skal du læse højt og sørge for, at du - og en kollega - kan følge, hvad du prøver at sige. Medmindre du er en avanceret forfatter med en evne til lange, komplekse linjer, vælg korte, enkle sætninger.
I eksemplet ovenfor er den første sætning en kørsel (hvilket er grunden til, at du sandsynligvis følte dig tabt fra starten).
Sådan skal det læse:
Er det, du siger, klart?
Det er godt at montere stærke vokabord, men kun hvis du er sikker, bruger du dem korrekt. Det er bedre at have kommando over din skrivning med ord, du kender, snarere end at smide en stor i og håbe, at det får dig til at se smart ud. Og hvis det er et åbenlyst misbrug - såsom med compunction ovenfor - ja, det er virkelig dårligt.
Er den skriftlige samtale?
Afhængigt af emnet vil du naturligvis ikke gå for afslappet, men du vil heller ikke have, at dine ord skal læse for stift eller lyde ekstremt formelt, især hvis du ikke ønsker at fortsætte den facade i hele det kunne være en løbende udveksling.
Brug af sætninger som "Jeg ønsker at diskutere, " "hvis du har lyst til", og aldrig ved at bruge sammentrækninger skaber for fyldig skrivning, og medmindre dit job absolut kræver det, vil du komme på som mere tilgængelige (læs: et menneske), hvis du arbejde med at skrive samtale.
Har du overgange på plads som nødvendige?
Læs det højt og kontroller, at springet fra det ene afsnit til det næste giver mening og flyder pænt.
Selvom det er fint og godt at åbne en e-mail med mandag morgen med en note om weekenden, føles det underligt, når det falder ned i midten af en e-mail - sådan som det er ovenfor.
Bruger du den korrekte tegnsætning?
Kender du forskellen mellem en halvkolon og en kolon? Bruger du kommaer konsekvent (oxford-kommaer i hele, hvis det er din præference)?
Der er en række problemer med dette: ”Jeg håber, du havde en god weekend: Jeg spekulerer på, om vi kan indstille et tidspunkt til at tale i telefon” - men øverst er den forkerte brug af tyktarmen.
Tjek dine homofoner
Du ved, de ord, der lyder det samme, men staves anderledes og har forskellige betydninger. (Nogle eksempler: de er der, deres.)
Eller i eksemplet ovenfor har du måske fanget du / din fejl.
Er din kapitalisering korrekt?
Dette er en vanskelig en, og mange mennesker fejlagtigt bogstaver almindelige navneord, når det kun er korrekt, der skal aktiveres.
Hverken hold eller afdeling skal aktiveres i denne e-mail. De er almindelige navneord - ikke ordentlige navne.
Det føles let nok, ikke? Nå, her er hvordan denne e-mail ville se ud, hvis fiktive Ben tog dette råd:
Du behøver ikke være den bedste forfatter nogensinde - det er ikke målet her. Men praktisk taget hver branche værdsætter folk, der ved, hvordan man strammer grammatisk korrekte sætninger og deler deres ideer klart. Det gør dig til en bedre e-mailer, en bedre præsentant, en bedre jobsøger og generelt en bedre kommunikator.
