At arbejde i et stort virksomhedskontor kan være en velsignelse og en forbandelse.
På den ene side har du masser af ressourcer til rådighed - teknisk hjælp, kreative teams, mentorer, et velassorteret forsyningsrum og alt andet, du har brug for bare en indkøbsordre væk.
Men på den anden side kan bureaukratiet i en virksomhedsindstilling let lægge en dæmper på nye ideer og bremse det arbejde, du har brug for for at få gjort. Mellem unødvendige politikker, utallige papirer og en mangel på beslutningstagende myndighed, kan du begynde at spekulere på, om virksomhedernes beslutningstagere aktivt prøver at gøre dit job sværere.
Sandheden er, at du sandsynligvis ikke vil være i stand til på egenhånd at befri dit selskab for denne form for latterlighed - er, bureaukrati - når som helst snart. Men ved at stå foran det og håndtere det på den rigtige måde, kan du gøre det meget mindre frustrerende for dig selv og dit team.
Efter at have tilbragt et par år i erhvervslivet, her er de ting, jeg fandt mest frustrerende - og hvordan jeg lærte at håndtere dem proaktivt.
Problemet: Mangel på gennemsigtighed
Medmindre du er i C-suite, er chancerne for, at du ikke får meget information om din virksomheds forretningsbeslutninger. Selv hvis du er i en tilsynsrolle, vil du sandsynligvis blive blindsided af uventede meddelelser, nye initiativer og politiske ændringer.
Tag mit eget kontor: For cirka en måned siden blev fire af medarbejderne i min afdeling indkaldt til et møde, hvor de blev afskediget - alt uden min forudgående viden. Som deres vejleder skyndte jeg mig til min manager for at spørge, hvad hun vidste om situationen. Det viser sig, hun havde ingen idé om, at afskedigelserne foregik, hvilke oplysninger de var baseret på, og hvis der var flere der kom.
Det samme skete, da vores firma blev købt og fusioneret med et andet firma. Ændringer i struktur og ledelse blev kun formidlet til visse afdelinger, hvilket overlod de øvrige medarbejdere til at være afhængige af rygter, indtil informationen blev strategisk filtreret ned.
Hvordan man handler
Der er virkelig ingen garanteret måde at få indsigt i din virksomheds indre virke - hvis administrerende direktør ikke vil have dig til at vide, kan du sandsynligvis ikke finde ud af det. Det skader dog ikke regelmæssigt at kommunikere med din vejleder og spørge, hvad han eller hun ved om visse situationer. Jeg har fundet, at selvom min manager ikke kan give mig mange detaljer, kan jeg hente lejlighedsvise nuggets med information (som i det mindste giver mig et stykke af det store billede, selvom jeg ikke kan se det hele).
Den anden side af at håndtere en mangel på viden (og den frustration, der følger med det), er at fokusere på at være smidig i din rolle. Hårdt som det kan være, hvis du kan lære at acceptere forandring på en yndefuld og rolig måde (snarere end at klage eller konstant spørge, hvorfor ting ikke kan gå tilbage til den måde, de var før), har du en meget lettere tid på at justere og tage ændringerne i skridt.
Problemet: Tilsyneladende nytteløse politikker
Tjek ethvert virksomheds håndbog, så finder du en politik efter politik vedrørende alt fra forventet opførsel til dresskoden til at tage fridage. Og for det meste tvivler du sandsynligvis ikke på, hvorfor disse politikker er nødvendige.
Det vil sige, indtil du støder på en regel, der specificerer noget absurd: F.eks. At PTO kun kan anmodes om trin på halv- eller heldagsdage i stedet for i timen (og halvtimen? Glem det!) - så du har at bruge fire timer på den dyrebare ferietid til en lægeudnævnelse i stedet for kun en. Eller reglen, der siger, at ansatte, der hver time ikke kan bruge deres mobiltelefoner til at sms eller surfe på internettet, selv når de er ude af uret i frokost og pauser.
For et kontor fuldt af voksne, der ved, hvordan man får jobbet gjort? Disse politikker synes unødvendige og uretfærdige.
Hvordan man handler
Der er sandsynligvis frustrerende årsager til dem, hvis de er frustrerende. Jeg har fundet, at det hjælper mig med at acceptere (og håndhæve) dem, hvis jeg er i stand til at få mere information om disse grunde. Hvis jeg for eksempel finder ud af, at vores PTO-system simpelthen ikke kan behandle andet end fire eller otte timers anmodninger, føler jeg mig mere tilfreds end at antage, at vores HR-afdeling blot ønsker at tvinge os til at bruge vores timer så hurtigt som muligt. (Jeg ved også, i betragtning af at dette er den eneste grund til reglen, at det muligvis er muligt at nederdel den - ligesom at give en medarbejder mulighed for at springe sin frokosttid over for at kompensere for den doktorudnævnelse, der gjorde hende sent).
Problemet: Mangel på beslutningstagningsevne
Indtil du er i en stilling på direktørniveau, har du virkelig ikke meget spillerum til at tage beslutninger på vegne af dit team, klienter eller endda, virkelig, dig selv.
For eksempel er mit teams primære funktion at konfigurere klienters software til at overføre forsikringskrav elektronisk, men vi fik også for nylig ansvaret for at svare på fakturatvister. Så klienter ville kalde ind og irritere sig over, at de blev opkrævet for det dobbelte af det beløb, de skulle have været. Vi ville være i stand til at undersøge problemet til en vis grad, da vi eksternt kunne logge ind på deres system.
Men fangsten var, selv hvis vi konstaterede, at fakturaen var forkert, havde vi ikke adgang til klientens kontrakt, der præciserede, hvad de var, og var ikke ansvarlig for at betale for. Selv hvis det var tydeligt, at klienten fortjente en kredit for overbetaling, var vi ikke autoriseret til at give det til ham eller hende. Vi var nødt til at overføre klienten til en anden afdeling og måtte derefter gå gennem rækkerne for at få godkendelsen. Det var udmattende og irriterende for alle involverede.
Uanset hvilken position du arbejder i, oplever du sandsynligvis også dette. Du er muligvis ikke autoriseret til at tage beslutninger, ændre processer eller gå ud på en lem for en klient uden korrekt godkendelse - hvilket kan gøre i nogle ubehagelige situationer.
Hvordan man handler
Hvis jeg på forhånd ved, at jeg ikke er den rigtige person til at foretage en ændring eller give godkendelse for noget, vil jeg gerne give fuld offentliggørelse af dette fra get-go. Så når jeg taler med en klient om en faktura, forordner jeg samtalen ved at forklare: ”Jeg vil hjælpe med at undersøge dette problem, men for faktisk at få din faktura rettet, bliver jeg nødt til at overføre dig til vores kundeservice afdeling, OK? ”
Ved at indstille de korrekte forventninger til alle involverede, fjerner du den frustration, der ville være kommet, hvis du ventede til afslutningen af samtalen for at forklare din manglende autoritet.
Problemet: Uendelig papirarbejde og rød tape
Mens du muligvis har en uendelig to-do-liste og en fuld række projekter, viser det sig ofte at være lettere at gøre fremskridt med disse emner end gjort. I stedet for at dykke lige ind, skal du først oprette en projektplan, der angiver, hvem du skal involvere, de udgifter, du vil have, og en forventet tidsplan.
For at få feedback om det, sender du det til din chef - og når du ikke hører det tilbage efter en uge, sender du et par opfølgende meddelelser. Du venter på, at han eller hende får godkendelse fra linjen, og først derefter, uger efter, at du "startede" projektet, vil du faktisk kunne starte.
Lyder du velkendt? I miljøer som dette er det svært - og utroligt frustrerende - at få noget gjort.
Hvordan man handler
Desværre vil modstand mod en eksisterende godkendelsesproces, lang og kedelig som den måtte være, kun få det til at tage længere tid. Mine medarbejdere kommer for eksempel ofte til mig for at klage over en bestemt måde at gøre ting på, og hver gang spørger jeg: "Kan du dokumentere et par eksempler?" Det er trods alt den eneste måde, jeg kan bestemme, om en der kan foretages ændringer - og hvis det er tilfældet, kan de præsenteres for de højere. Hvis mine medarbejdere ikke er forberedt på disse eksempler, tilføjer det mindst en dag eller to til processen - men hvis de er klar, kan vi komme i gang med det samme.
Det samme gælder for udarbejdelse af projektplaner, udfyldning af papirarbejde og udarbejdelse af projektplaner. Jepp, de er smertefulde, men hvis du kan forudse behovet for dem og komme i gang i forvejen, får du et forspring (og du vil undgå frustrationen over at høre din chef gentage, ”Har du dokumenteret dette? ”). Pro tip: Prøv at oprette genanvendelige skabeloner, du kan bruge, når du beder om godkendelse, foreslår en ændring eller præsenterer en idé.
I slutningen af dagen er regler og politikker der, fordi de gør det muligt for virksomheder at køre uden problemer. De kan være frustrerende, men de går ikke noget sted. Men ved at justere den måde, du håndterer bureaukratiet på, vil du lettere kunne navigere i farvandet - og du vil gøre en stor forskel i din hverdag.
