Uanset om du skal på ferie, sker der noget stort i den virkelige verden, eller du kan bare ikke se ud til at fokusere, nogle gange vil du gerne bare skære ud tidligt på arbejdet.
Når det er sagt, opkald til told - den rapport, der kommer i dag, disse e-mails, der holder fast i din indbakke, det møde kl. 16.00 forsvinder ikke bare.
Men er det muligt at få alt dit arbejde gjort halvdelen af tiden? Jeg er ingen troldmand, men jeg vil gerne prøve (fordi jeg synes, det ville være fantastisk at have en stav).
Så hvordan kan du begynde at skære ned på dit arbejde, så det tager dig, sige, tre eller fire timer i stedet for otte?
1. Evaluer dine opgaver
Se listen over alt hvad du har brug for for at blive afsluttet i dag. Fremhæv alt, hvad 100% skal gøres i dag - ingen spørgsmål stillet. Flyt disse emner til en ny liste kaldet "At gøre i dag." Se nu på alt andet og spørg dig selv følgende: Kan dette helt sikkert vente på senere? Ja? Flyt den til en anden liste kaldet "At gøre senere i denne uge."
Stadig venter på et par ting? Tag beslutningen ved at bestemme følgende:
- Er dette et ønske om at gøre kontra et must?
- Er en anden afhængig af, at du afslutter dette i dag?
- Kan du starte i dag, måske lægge grundlæggende arbejde og afslutte i morgen?
- Har du lavet denne frist for dig selv eller gjorde nogen anden?
2. Flyt møder
Fordi chancerne er for, at du ikke er den eneste person, der bliver distraheret i dag, kan du muligvis bevæge dig rundt i nogle tidligere planlagte genstande - jeg går videre og siger, at de fleste mennesker vil takke dig for det. Når det er sagt, har du sandsynligvis også planlagt dem af en grund.
Så her er nogle alternativer. Start måske diskussionen via en e-mail og få folk til at tilføje deres oprindelige ideer der for nu. Eller hold et kort møde for at opdele opgaver og omgruppere senere i ugen.
Men generelt, hvis du foreslår, at du skubber den til en anden dato, skal du sørge for ikke kun at give alle involverede besked, men også smide nogle gode tider for, at det finder sted. Du sparer dig selv og alle andre meget stress senere.
3. Kommuniker med dit team
Sørg for, at dit team ved, hvor du står på alt, hvad de forventede med en hurtig e-mail eller besked. Selvom det ikke er en hård frist, skal du holde alle i løkken - især hvis det er en opgave, du typisk afslutter den dag.
For eksempel kan du sende denne e-mail for en rapport, du gerne vil skubbe til:
4. Knæk dine opgaver i tidsblokke
Som Parkinsons lov siger: "arbejde udvides til at udfylde den disponible tid til dens færdiggørelse", så hvis du kun giver dig selv 15 eller 30 minutter til at arbejde på noget, er det, hvor lang tid det vil tage dig (tro mig, det fungerer ).
Men sig ikke bare, at du bruger 30 minutter på at arbejde på en opgave. Indstil en alarm eller en kalenderopdatering. Eller e-mail modtageren om, at du vil have det tilbage til dem ved det nævnte tidspunkt - når det først er derude, vil din skyldige samvittighed (forhåbentlig) ikke lade dig være for sent.
5. Tving dig selv til at fokusere
Endelig skal du stille ind lidt. Vi siger det gang på gang, men du vil være dit mest effektive selv, hvis du gemmer din telefon væk, logger ud af e-mail og går på chat med øjeblikkelig chat i et par timer. Jeg lover, at nyheden vil være der, når du er færdig - og hvis du laser fokuserer lidt, har du resten af dagen til at suge det op.
Hvis du følger disse fem tip, frigør du en god del af din dag til at være, vel, afstemt på andre ting. Men realistisk er det umuligt at skære dit arbejde i halve og ikke se flere ting dukke op senere (jeg fortalte dig, at jeg ikke var en troldmand). Så vær forberedt på, at resten af ugen kan give mere arbejde for dig og indstille din tidsplan og opgaveliste i overensstemmelse hermed.
