"Slip af med alt papir."
Jeg var en projektleder, der arbejdede i New York Citys borgmesterkontor, og dette var den opgave, jeg blev overdraget til at udføre. I et bureaukrati med hundredtusinder af ansatte, tusinder af papirbaserede processer og et begrænset budget for ny teknologi blev jeg bedt om at udvikle en plan for digitalisering næsten alt.
Dette var et skræmmende projekt, hvis jeg nogensinde havde set et. Det var faktisk næsten umuligt i betragtning af de begrænsninger, som jeg arbejdede inden for. Men jeg kunne ikke smide mine hænder op og sige nej. Jeg havde et job at gøre, og jeg måtte begynde et sted.
Eliminering af projektdokumenter var ikke en ubestridt succes. Faktisk var det tættere på en uklassificeret fiasko. Hvis du går ind på et kontor i New York i dag, vil du helt sikkert finde papir, der er stablet på skriveborde, i indbakker og udbakker og genbruges skraldespand.
Projektet lærte mig dog mere om, hvordan man begynder en overvældende opgave end nogen succes jeg nogensinde har haft. Sådan lærte jeg at tage noget tilsyneladende uovervindelig og tackle det i bidstore stykker.
1. Gør status over det store billede
New York City har snesevis af afdelinger, der hver har dusinvis af afdelinger, som hver har sine egne interne processer. Der er papir, der allerede findes i arkiver og bokse, og papir, der stadig skal oprettes, når kunder og ansatte udfylder formularer og applikationer. Det var umuligt for mig at vide, hvor jeg skulle starte, før jeg gjorde status over alle de papirskabende processer derude. Hvilke der genererede mest papir? Hvilke lån lånte sig til digitalisering, og hvilke havde komplicerende faktorer som behovet for at acceptere penge? Hvilket ville give det største smell for det laveste penge?
Jeg brugte et solidt par uger på at canvase hver afdeling for at få en fornemmelse af omfanget af indsatsen. Gør denne første vurdering kan hjælpe med at definere dit omfang såvel som hvad der hører inde og uden for det. Det kan hjælpe dig med at kommunikere til dine højere ups bredden af opgaven og få deres feedback om, hvad de holder af mest. Og det hjælper dig med at navigere dig hen til et logisk udgangspunkt.
2. Find et eksempel på succes på en mindre skala
I tilfælde af eliminering af projektpapir havde sundhedsafdelingen for nylig påtaget sig et projekt til reduktion af papir, der blev anmodet om et kontorflytning. De ville ikke tage alle deres papirer med, hvis de ikke skulle, men de vidste ikke hvilke, de skulle tage, og hvilke de skulle efterlade. Så de implementerede et flerfaset projekt: Definer, hvad der lovligt skulle opretholdes, ødelægge det, der ikke gjorde, og scanne noget, som en hardkopi ikke var påkrævet for. De havde implementeret teknologien og personalet for at få det til at ske, og de havde resultaterne at vise for det.
Én størrelse passer ikke altid alle, og nye overvejelser opstår, når du øger omfanget af et bestemt projekt. Men et eksempel på succes tilbyder ikke kun dokumenterede metoder til at nå det samme mål, som du er ude om at nå, det kan også give dig mulighed for at lære af andres fejl. Det giver en model, du kan bruge som udgangspunkt. Det kan være nødvendigt at ændre, udvide eller tilpasse det, så det passer til dine egne mål, men det er lettere at reagere på noget end at starte fra et helt tomt lærred.
3. Identificer den lavthængende frugt
Ja, "lavt-hængende frugt" er helt sikkert på en liste over overbrugt kontor-jargon et eller andet sted, så lad os kalde det, hvad det er: de lette ting. De ting, der koster mindst, og det tager mindst mulig tid at gøre. I tilfælde af projektpapir eliminering betød dette ting som at slippe af med forældet papirarbejde, oprette enkle onlineformularer og bortskaffe poster længe forbi deres udløbsdatoer.
Der er et par grunde til at starte med de lette ting. Først og fremmest giver det dig nogle hak på dit bælte. Denne følelse af fremadgående bevægelse, minimal som den måtte være, er en vigtig psykologisk gevinst. Det giver dig fart, brændstof til det mere udfordrende arbejde, der ligger foran os. Og for det andet giver det dig mulighed for at demonstrere fremskridt for projektets interessenter og skabe tro på din evne til at levere fremtidige faser af arbejdet.
4. Læg dine største forhindringer ud
Selv når du krydser for de små succeser, er det vigtigt at tage den følelse af en umulig truende udfordring og opdele den i konkrete forhindringer. Uden at navngive dem, er det så meget vanskeligere at udvikle strategier for at overvinde dem. I en verden af papirudskaffelse var en hindring kompleksiteten ved at indsamle data, der blev indtastet i en online form, og en anden var imødekommende juridiske krav til elektroniske underskrifter.
At lægge disse forhindringer muligvis føre til opdagelsen af, at en opfattet hindring ikke er en så stor udfordring, som du oprindeligt antog. Alternativt kan det fremhæve en større vejspærring, som du tidligere havde troet at være mindre. At vide, hvad forhindringerne er tidligt, forhindrer dig i at blive blindsided, når du allerede er knæ dybt. Det kan også hjælpe dig med at samle de ressourcer, du skal bruge til at tackle dem, hvad enten det er politisk støtte, finansiering eller ekspertvejledning.
5. Afvikling af arbejdet
Den kinesiske filosof Lao Tzu sagde berømt, ”en rejse på tusind miles begynder med et enkelt trin.” Det er også rigtigt, at en rejse på tusind miles består af fire mindre rejser på 250 miles eller 10 rejser på 100 miles. At opdele dit skræmmende projekt i håndterbare faser gør det så meget mindre skræmmende. Og det giver dig realistiske midlertidige milepæle til at sigte mod mellem trin et og udført trin.
Forsøg på at digitalisere papirbaserede processer i New York City-regeringen var der flere muligheder for at udfase arbejdet. En tilgang var at tackle et vist antal afdelinger ad gangen. En anden var at starte med at bestemme, hvilket papir der kunne fjernes, fortsætte med at implementere teknologien for at digitalisere den og afslutte med at uddanne personale og annoncere den nye teknologi til kunderne. Den mest logiske måde at udfase en overvældende mængde arbejde vil variere afhængigt af selve arbejdet, men det er altid værd at tackle, inden du kommer for dybt ind.
6. Indstil forventninger
Uanset hvad du gør, skal du ikke alt for løfte det, du ikke er sikker på, at du kan levere. Bed om, hvad du har brug for, for at det sker. Og hvis du ikke kan få det til - uanset om det er mennesker, penge eller teknologi - skal du forklare måder, der kan have indflydelse på din tidslinje. Nogle gange vil en direktør bede om noget uden en nuanceret forståelse af det arbejde, der kræves for at opnå det, men når du først har samlet din vurdering og identificeret hindringerne, er du i stand til at kommunikere denne nuance.
At ryste på hovedet og løbe i den anden retning er en almindelig og til tider berettiget reaktion på de mest overvældende projekter. Men det er garanteret, at du ikke kommer nogen steder. Selv den mest skræmmende opgave kan krænkes med de rigtige udsigter, en solid forståelse af det arbejde, der ligger foran, og et sæt realistiske og opnåelige milepæle til at tjekke af på din måde.
