Regeringen er berygtet for stagnation. Når ord som "banebrydende" udtrykkes, refererer de normalt til den private sektor (eller en kunstskøjteløb rom-com tidligt -90). I en branche som denne er du ofte nødt til at spille indhentning, før du kan innovere. (Jeg oplevede dette førstehånds, da jeg arbejdede for at hjælpe afdelingerne i New York City med at begynde at tage online betalinger - langt ind i Amazonas alder.)
Men hvis du har valgt en karriere i regeringen - eller enhver anden industri med langsom ændring - er chancerne for, at du er der i navnet på fremskridt. Arbejdet i offentlige operationer, mit job var at erstatte forældede, ineffektive processer med dem, der fungerede bedre, hurtigere og billigere. Nogle gange lykkedes det mig, og nogle gange mislykkedes jeg utvetydigt. Men fiasko er intet, hvis ikke en effektiv lærer. Her er nogle af de erfaringer, jeg har lært i forfølgelsen af en mere effektiv regering, der kan hjælpe enhver, der prøver at påvirke ændringer i lyset af større bureaukrati.
1. Søg bedre praksis, ikke bedste praksis
Ledelsestaler har infiltreret endda regeringens rækker: ”Lad os udnytte en synergistisk tilgang til at innovere til en robust løsning!”
Måske er favoritten blandt en lang liste over disse trætte udtryk ideen om bedste praksis, en sætning, der smides rundt som en cowboy på rodeoen. Som projektleder i New York City-regeringen var en del af mit job at undersøge, hvordan andre regeringer og private virksomheder administrerede et aspekt af deres operationer, og bestemme, om vi ville have noget at vinde ved at gentage deres succeser. Vi holdt fora og udarbejdede PowerPoint-præsentationer i massevis, alt sammen med navnet på at udpege en praksis, kalde det bedst og loves at vedtage det for os selv.
Men som jeg indså, indebærer ideen om, at noget er det bedste, at det ikke kan toppes. Det antyder, at du har søgt udtømmende. Det antages, at anvendelsen af et princip i en indstilling fungerer lige så godt i en anden. Forestillingen om bedste praksis er på det rigtige spor, men hvis du virkelig ønsker at påvirke ændringer, skal du tilpasse dit mål til bedre praksis. Det er ikke kun semantik; det er en komplet omformering af målet.
Bedre praksis betyder, at når din bedste praksis er blevet identificeret eller implementeret, er dit job langt fra udført. Bedre praksis tager højde for, at din praksis må aldrig stoppe med at udvikle sig for at holde dig på toppen af dit spil - uanset om dette spil er parkvedligeholdelse, kriminel reduktion eller noget lidt mere privat sektor.
2. Se ud over dataene
Den tidligere borgmester i New York, Michael Bloomberg, tweetede engang: ”I Gud stoler vi på. Alle andre medbringer data. ”Vi lever i en dataldrevet beslutningstagningstid. Og dette er stort set en positiv udvikling - alt, hvad der ikke støttes af tal, er bare en mening, en teori, der venter på at blive beviset. Problemet er, at vi ofte behandler data som faktum og tal, som George Washington, som ude af stand til at lyve.
Dette er langt fra sandt. For det første kan de samme numre bruges til at fortælle forskellige - selv modsatte - historier. Hvordan gjorde de, der støttede forbud mod salg af læskedrikke over 16 ounces, deres sag? Numre. Og hvordan gjorde deres modstandere deres? Ved at bruge de samme numre i en anden kontekst. Da Mark Twain engang quippede: ”Fakta er stædige, men statistikker mere bøjelige.” Derudover er ikke alle regeringsansatte, der indsamler data, et almindeligt Nate Silver. Mangler i dataindsamling og -analyse fører ofte til, at vi fejlagtigt fortolker, hvilke numre der muligvis prøver at fortælle os.
Lektionen: Ja, beslutninger skal styres af data, men udelukkende med fokus på det skjuver en del af billedet, og det er vigtigt at supplere de kolde, hårde tal med kvalitativ forskning. Hvis du for eksempel vil vide, hvordan små virksomheder vil blive påvirket af en ny lovgivning, skal du spørge dem. Med værktøjer som SurveyMonkey kan denne slags canvassing udføres ved hjælp af begrænsede ressourcer. Det giver nuance, som data ikke kan, og det antyder gråtoner mellem sort og hvidt.
3. Indkøb er nøglen
Du har en idé, lavet en implementeringsplan og udviklet et budget. Det er den lette del. Nu skal du overbevise de kræfter, der skal være, for at forkæmpe ændringen. Du kalder måske dette udøvende sponsorat, men hvad det virkelig betyder er at sikre, at de mennesker, der har myndighed til at håndhæve ændringen, er fuldt ud om bord. Den bedste måde at få denne form for buy-in er ved at præsentere meningsfulde forventede resultater: dollars, der skal spares, papir, der skal fjernes, kunder, der skal nås med det nye initiativ. Du er måske kommet med Porsche af ideer, men selv en Porsche har brug for gas for at bevæge sig en tomme.
Men buy-in ovenfra og ned er ikke den eneste slags, der vil bane vejen for væsentlig ændring. Tænk på alle de mennesker, denne ændring kan berøre, og prøv at undgå at blinde dem med det. Lad os sige, at du implementerer ny teknologi for at fremskynde processen, hvorved de gejstlige medarbejdere afslutter deres daglige registrering. Engagér dette personale fra starten, træk deres frustrationer og ideer ud og inkorporer dem i rimeligt omfang i det endelige produkt. En gruppe mennesker, der er blevet lyttet til og inkluderet i ændringsprocessen snarere end at få dem pålagt dem, er meget mere tilbøjelige til at tage skridt i skridt (og endda byde den velkommen).
4. Søg efter ændringer, der tjener mest, men ikke alle
Her er den del, hvor jeg tager tilbage noget af det, jeg sagde ovenfor. Selvom det er vigtigt at samle feedback fra en række forskellige interessenter, når du former den ændring, du håber at gennemføre, kan det at prøve at behage alle være en opskrift på den langsomt og smertefulde død af en ellers solid idé. Over-tilpasning var et særligt hyppigt tilbageslag i teknologiprojekter, jeg arbejdede med som projektleder. Med kun de bedste intentioner om at udvikle det bedst mulige produkt blev teamet ofte forkælet med krav, der ville tage en hel uge at bygge, men kun imødekomme behovene til 2% af brugerne.
Nogle gange er du nødt til at trække den magiske røde pen ud og forenkle. Tænk på det publikum, du betjener, og de højeste prioriteter, du ønsker at opnå. Alt, der slår dig som en luksus, eller som anmodningen fra en lille gruppe særligt høje mennesker, bør tages i betragtning til skæreblokken. Det sparer tid og penge. Og i sidste ende er det bedre at behage flertallet ved at levere resultater hurtigt og effektivt end at skuffe alle, fordi du er druknet i detaljerne.
5. Vær tålmodig
Til sidst skal du huske, at ændring i regeringen - eller enhver anden bureaukratisk industri - er mulig, men det er langsomt. Nogle gange er du nødt til at vente på, at politiske vinde skifter retning. Undertiden er det lovgivningsprocessen eller en kontrakt, der bliver ved med at sidde fast i indkøbskontoret.
En af de mest glædelige ændringer, jeg fik at have en hånd i, var, at online-betalinger projekt, der bragte New York City afdelinger ud af istiden for papircheck og hovedbøger og ind i det nye årtusinde med elektroniske betalings- og regnskabssystemer. Det er på ingen måde sexet, men det sparer byen millioner af dollars. Og det tog fire år fra det tidspunkt, hvor orienteringsdokumentet flød hen over mit skrivebord, indtil et fuldt program var i gang.
Hvis du handler om hurtige rettelser, bliver du hårdt presset på at finde dem overalt i regeringen (eller på anden måde bureaukratisk kontor). Men tro mig: Stor ændring er det værd at vente på. Faktisk er det sandsynligvis, hvorfor vi udfører jobbet i første omgang.
