Jeg er ikke sikker på, hvad det drejer sig om at tale med mere end en person på telefonen, men konferencesamtaler kan blive vanskelige hurtigt. Folk hænger tilbage og venter på, at andre taler (eller de snakker om hinanden), og det er ofte uklart, hvor samtalen skal gå videre. Smertefulde stilheder bugner, og alle i gruppen begynder at undre sig over, om de er på en dårlig første date.
Som forfatter på et marketingteam hos en telefonfirma er jeg altid på disse typer opkald, og jeg har lært et par tricks til, hvordan man får dem til at køre mere glat. Hvis tanken om at have et opkald med mere end to personer får dig til at krølles i dit sæde, skal du læse videre og gentage efter mig: Konferenceopkald behøver ikke at være akavet.
Følg lederen
Sikkert, punktet med konferencesamtalet er at have en konference, men tingene løber som en smurt tankskib, hvis du vælger en leder, før mødet starter. Dette betyder ikke, at andre ikke kan veje ind, men en leder kan dirigere samtalen eller springe ind, hvor det er nødvendigt (dvs. hvis der er en akavet stilhed, efter at en salgs fyr bringer prispoint).
Hvis du er udnævnt til leder, kommer du med en liste over spørgsmål, der skal besvares. Er punktet med opkaldet for at finde ud af mere information, inden du foretager et køb? Er det at sortere vilkårene for et partnerskab? Du skal også oprette en kort dagsorden, hvor du bemærker punkter, hvor andre i teamet skal lede samtalen og distribuere den inden opkaldet, så alle ved, hvad de kan forvente. Flere forventninger betyder mindre akavet tavshed.
Få det rigtige system (og vide, hvordan du bruger det)
Meget af besværligheden ved disse opkald kan stamme fra tekniske fejl (“Beklager alle - forsøger stadig at få denne ting konfigureret!” “Amy ved ikke, hvordan man ringer til - kan nogen hjælpe?” “Er Charlie stadig der eller droppede han af? ”)
Så det er vigtigt at have et fungerende telefonsystem, der kan understøtte konferencesamtaler og - endnu vigtigere - at teste det ud før mødet, så du er sikker på, at det fungerer. Og du behøver ikke at arbejde i et Fortune 500-firma for at have en avanceret og brugervenlig tech-løsning til dit team - selv små virksomheder og startups kan finde billige VoIP og virtuelle PBX-systemer, der understøtter konferencer.
Overvej video
Hver gang jeg har en telefonkonference, skulle jeg ønske, at jeg kunne se de andres ansigter. Ikke fordi jeg vil tjekke dem ud (OK, måske gør jeg det lidt) - men fordi det føles som mere om et møde mellem personer. I stedet for at gætte, om nogen smiler eller ikke, kan du se det. I stedet for at undre sig over, om nogen er distraheret, eller hvis hun bare tænker, kan du læse hendes ansigt. Jeg var for nylig på en telefonkonference med en, der lød som om han var hjemme i sit undertøj, omgivet af et bjerg af Cheez Doodles. Var han? Jeg ved ikke - jeg ville ønske, jeg havde haft video.
Der er masser af videoløsninger derude, der er vidt brugt, herunder Google hangouts, Skype og Join.me. Hvis du antager, at dine mødedeltagere ikke er hjemme i deres undertøj, kan det gøre tingene meget mindre besværlige.
Brug din Big Kid-stemme
Jeg er ikke sikker på hvorfor, men folk falder ofte i baggrunden under disse typer opkald, bange for at komme derude og tale deres sind. Men vær ikke bange for at tale op - du er inviteret til konferenceopkald, fordi din mening er værdsat! Brug faktisk din store barnestemme, når du taler højt og selvsikkert, så alle kan høre dig.
Bedre endnu, skal du sørge for, at alle andre på opkaldet også deltager. Hvis nogen ikke har sagt noget på et stykke tid, skal du bede ham eller hende om at veje ind. Det vil sikre, at alle får en stemme hørt (og faktisk er opmærksomme på mødet).
Hvis du siger, at det er akavet, er det akavet
Jeg er en fast tro på, at situationer kun er akavede, fordi vi lader dem være. Sikker, undertiden er tausheder ubehagelige, men de behøver ikke at gøre os grimase. Gå ind i hvert konferencesamtale med et åbent sind og forpligt dig til en ikke-akavet oplevelse! Hvis du ikke er uvillig til at lade opkaldet svæve ind i akavet territorium, er det ikke, garanteret.
Der er en grund, der findes konferencesamtaler - de er en produktiv måde at samle en gruppe på, selvom et medlem bor i Wisconsin og et andet bor i Los Angeles. Tænk ikke bare på konferencesamtaler som et nødvendigt onde, betragt dem som en sjov måde at få fjerne kolleger ind i et virtuelt rum sammen. Hvis du kortlægger besværet, kan konferencesamtaler være sjovt!
