Mine mindst favoritdage på arbejdet er det, jeg kalder "lilla stakke." Mit firma bruger Google Kalender, og farven på min personlige skema er lilla, så på de frygtelige dage ser jeg intet andet end tidspunkter fra 9:30 til 18.30. Det får mig altid til at undre sig, "Hvordan i helvede skete dette?"
Ud over at føle, at jeg ikke har plads til at trække vejret eller udføre faktisk arbejde i disse dage, frygter jeg at være "den fyr", der skal tippe fra et møde tidligt, og derefter bruge ekstra tid senere på at finde ud af, hvad jeg savnede, eller hvem der viser sent til mit næste møde, fordi det forrige løb for længe. (Da jeg skrev om aldrig at være for sent eller uforberedt til møder, holder mine medarbejdere mig i skak!)
"Busyness" er sådan et trick. Det får os til at føle, at jo længere vores to-do lister er, des mere succesrige er vi. Det får os til at føle, at jo mere vi har på vores tallerkener, desto mere succesrige er vi. Men når hvornår giver det at have en overdreven middagsplade dig andet end kramper eller et mad koma? Det behøver ikke være sådan, og jeg laver en åben beslutning for at bekæmpe den.
Møder ender på vores kalendere på to måder: fordi vi accepterer dem, og fordi vi skaber dem. Det er på disse beslutningspunkter, at vi kan gøre tingene lidt anderledes for at tage vores kalendere tilbage og give os selv (og vores medarbejdere) tid til at være forberedt og produktiv. Her er tre måder at gøre det på:
1. Tal op
Før du sender eller accepterer en mødeinvitation, skal du sørge for, at du forstår, hvad den skal udrette, og hvordan du skal forberede dig. Hvis du ikke gør det, skal du tale med arrangøren og lytte til, om der er en bestemt dagsorden. Hvis der ikke er en, bed ham eller hende om at oprette en (eller endnu bedre, frivilligt at hjælpe). De bedste dagsordener er specifikke med tidsbestemmelser for at sikre, at alle relevante emner dækkes. Hvis der ikke er tid nok til at oprette en dagsorden, skal du frivilligt hjælpe arrangøren med at holde øje med uret.
Hvis du organiserer mødet, skal du bruge en dagsorden til at planlægge, hvor længe mødet skal være. Googles kalenderinvitationer er som standard en time, og det er let at klikke på "send" uden at tænke på at forkorte dem, men denne indstilling kan ændres! Du vil blive overrasket over, hvor meget du kan dække på 15, 30 eller 22 minutter. Afhængigt af dit forhold til arrangøren, hvis du ser, at et møde er planlagt til at være en time, og du ikke mener, at det skulle være (fordi du forstår formålet og forventede resultater), skal du bede om, at tiden skal forkortes.
Endelig, hvis du har accepteret en invitation til et møde, der slutter på samme tid, er et andet møde planlagt til at starte (alvorligt, hvordan overbeviser vi os selv om, at vi kan være to steder på én gang?), Skal du give arrangøren besked om, at du bliver nødt til at forlade det møde tidligt. Ideelt set vil dette tilskynde arrangøren til at afslutte mødet, inden du har brug for at forlade. I det mindste føler du dig godt til at gå ud uden at afbryde, og arrangøren bliver ikke overrasket, når du gør det. For ekstra forsikring, gå videre og fortæl arrangøren af dit næste møde, at du muligvis ankommer sent.
2. Blæs din tid
Så snart en mødetid er bekræftet, og hvis din kalender har plads omkring sig, skal du beskytte den! Tilføj 15-30 minutter før og efter mødet kaldet “Overgangstid.” Før mødet skal du bruge tiden til at gennemgå ethvert materiale, tage et badeværelsespause og ankomme til stedet, før det starter. Efter mødet er det en god periode for dig at reflektere over materialet, mens det stadig er frisk. Det er rimeligt at forvente, at medarbejdere respekterer det, der findes på din kalender; de planlægger bare uanset hvor der er fælles fritid. Så hvis et møde bryder sammen kl. 15.00, og du blokerer for tid til at sammenfatte bagefter, vil de sandsynligvis (forhåbentlig?) Ikke komme i gang med at starte et nyt møde kl. 15.15 eller 3.30.
3. Bloker din tid
Dette er produktivitetens hellige gral: at have tidstykker - selv dage! - uden møder. BuzzFeed har erklæret tirsdage og torsdag til møde-fri. Kan du? Selvom det kan tage en bevidst indsats blandt din virksomheds øverste ledelse at rydde en hel dag, er det værd at tage et kig på dine egne arbejdsvaner for at se, hvornår du får dit bedste arbejde. Er du morgenperson, eller får du virkelig krækning efter kl. 14? Undersøg din tidsplan og se, hvor du kan blokere to til fire timer bare en gang om ugen for at fokusere på at gøre eller lave. Du kan bare sætte en tendens i din virksomhed fra bunden af!
Så dette er min forpligtelse til at tage kalenderen tilbage! Hvem er med mig?
