Åh, e-mail. Uanset om du administrerer et par mennesker, et stort team eller bare dig selv, kan det både hjælpe og hindre din succes. Fordi, som jeg er sikker på, at du har bemærket, jo flere mennesker du samarbejder med, jo flere opslag opbygges, og jo mere udfordrende er det at komme igennem dem på de fem minutter, du har mellem back-to-back-møder.
Selvom jeg ikke kan vinke en tryllestav og løse dette problem for dig, kan jeg fortælle dig, at jeg fandt et system, der virkelig fungerer for mig som manager - det hele kommer til at have et par pålidelige etiketter i din indbakke. (Hvis du ikke har nogen idé om, hvordan du bruger dem, her er en 101 her til Gmail og til Outlook.)
I modsætning til filtre, jeg bruger til permanent arkivering, er disse tre midlertidige og bruges bare til at henlede opmærksomheden på vigtige ting. Så snart jeg adresserer meddelelsen, fjerner jeg etiketten og filen, som jeg normalt ville.
Så uden videre:
1. “BLOCKER FOR ANDRE”
Ja, denne er i alle kasketter. Jeg har endda ændret farven i min indbakke for at gøre den rød. Hver morgen går jeg gennem min indbakke for at sikre mig, at jeg har identificeret kritiske meddelelser, der kræver mit svar. (Aka: Uden mit svar kan folk ikke komme videre. I det hele taget.) Ved at identificere dem specifikt, sikrer jeg, at jeg ikke prioriterer hurtige svar frem for vigtige svar.
I slutningen af hver dag sørger jeg for, at alle resterende e-mails med dette tag håndteres først. Og med undtagelse af den sjældne undtagelse logger jeg ikke af natten, indtil det er gjort. Dette betyder ikke kun, at jeg ikke holder nogen op, men at jeg kan slutte hver dag med at vide, at de mest presserende problemer er taget hånd om.
2. "Navnet på enhver, du møder regelmæssigt"
Jeg har et en-til-en-møde med hver af mine direkte rapporter hver uge, og mens vi holder en løbende dagsorden i et Google-dokument med ting, der skal diskuteres, har jeg fundet ud af, at nogle gange hurtige spørgsmål eller FYI'er falder gennem revnerne.
Det, der ændrede dette for mig, var at oprette en etiket til hver person med deres navn, for eksempel “For Lindsay” og “For Yusuf.” Når e-mails kommer gennem min indbakke, som jeg tror ville være relevant for dem, eller at jeg vil have en opdatering på, tilføjer jeg mærket med deres navn. Derefter kan jeg på mine ugentlige møder foretage en hurtig søgning for at se, om jeg har talt med dem om alt det, før vi går sammen. Når denne mission er udført, fjerner jeg tagget.
Mens jeg bruger dette til mine direkte rapporter, kan du bruge det til alle, du møder regelmæssigt, fra din egen manager til marketingteamet til en projektleder.
3. “Hurtigt svar”
Jeg har skrevet om dette før, men jeg har fundet det utroligt nyttigt at have en liste med e-mails, jeg kan svare på inden for fem minutter eller mindre. Når jeg venter på linje med kaffe, tager metroen et par stop eller tidligt til et møde, har jeg nu mit første stop (ja, før Twitter eller Instagram) for at sikre mig, at jeg håndterer eventuelle anmodninger.
Den bedste del af denne etiket? Du kommer til at føle dig superfuld, meget hurtigt.
Og det er det, tre enkle etiketter, som du nemt kan oprette en eftermiddag. Har du andre indbakke-tricks, der hjælper dig med at styre? Del dem med mig på Twitter @acav!
