Kære forhandlere,
Forvirrende Corporate Communicator
Kære forvirrede,
Det er 20 år siden forretningsfolk begyndte at bruge e-mail, og vi har stadig ikke fundet ud af en måde at undgå de fleste af de problemer, det medfører.
Ifølge Dr. Randi Gunther, en klinisk psykolog i Sydkalifornien, risikerer vi at kommunikere med hinanden, hvis vi ikke bruger en af de fem kommunikationsformer: ord, tone, stemning, holdning og ansigtsudtryk.
Når vi taler i telefon, justerer vi det, vi siger, ikke blot som svar på de talte ord, men også til den tone, som disse ord leveres med. Er vores forretningsforetagende krævende og hård, insisterende og direktiverende, kold eller varm, tvivlsom eller bestemt, afslappet eller formel? Vi justerer mere eller mindre naturligt vores egen tone for at matche den anden persons eller for at sænke den, hvis temperaturen synes for høj til samarbejdende problemløsning.
Men selv telefonen savner det fulde udtryk for vores ideer. Når vi taler i telefon, savner vi kropssprog og ansigtsudtryk, som begge kan formidle tvivl, når vi understreger vores sikkerhed, modstand, når vi hævder overensstemmelse, eller humor, når vi undgår konflikt.
Føj til disse underskud vores gensidige uvidenhed om den kontekst, som hver part kommunikerer i, og du har hvad professor Raymond A. Freidman ved Owen Graduate School of Management kalder en "dybt asocial samtale."
Det er den dårlige nyhed.
Den gode nyhed er, at "ord alene" er i stand til at kommunikere kontekst og tone samt empati, lidenskab, nysgerrighed og tvivl. Var det ikke tilfældet, ville vi ikke have græd, da vores forældre læste os Bambi , ville ikke føle vrede, når vi læste om den seneste etniske rensning, og vi ville ikke grine, mens vi læste en humoristisk søjle i vores Facebook-feed. Det tager bare lidt mere pleje.
Her er blot et par af måderne, hvorpå vi kan tilføje den passende tone, tekstur, kontekst og følelser til forhandlinger, der gennemføres via e-mail - med et eksempelskrift, som du kan tilpasse til din egen situation.
1. Indstil scenen og bring følelsen ind i samtalen
3. Nævn de følelser, som forretningskommunikation normalt mangler
6. Vær ikke bange for at nævne din egen tvivl
7. I nærheden af at understrege en høj grad af tillid til din evne til at finde en gensidigt fordelagtig løsning
Kort sagt, tag med så meget af din egen personlighed, tempereret følelse, respekt for din forhandlingspartner og optimisme om din evne til at nå til enighed, som du kan. Jo mere du efterligner "det virkelige liv" samtale i en e-mail, jo mindre plads vil der være til mistanke og misforståelse. Denne eksempler på samtale giver meget plads til din forhandlingspartner til at søge afklaring, stille spørgsmål og komme med flere forslag. Dette alene bør undgå misforståelser, der fører til forbandring.
Jeg har ingen grund til at tvivle på, at du som sagt er god til en-til-en og personlig forhandling. Inkorporer i din e-mail, uanset hvilke kvaliteter du bringer til disse forhandlingssessioner, hvad enten det drejer sig om sandsynlighed, autoritet, klarhed, bekymring for din forhandlingspartners velbefindende, delte værdier eller førsteklasses problemløsningsevner.
Held og lykke med dine særlige udfordringer, og du er velkommen til at skrive tilbage til os for flere detaljer, en bedre forklaring eller en rapport om succesen med nye færdigheder, du har brugt i dine e-mail-forhandlinger.
Denne artikel er en del af vores Ask a Expert-serie - en søjle, der er dedikeret til at hjælpe dig med at tackle dine største karriereproblemer. Vores eksperter er glade for at besvare alle dine brændende spørgsmål, og du kan sende et ved at e-maile os til editor (at) themuse (dot) com og bruge Spørg en ekspert i emnelinjen.
