Jeg har lært de sidste par år, at hvis du udvikler et ry for at være nyttigt, vil et stadigt voksende antal anmodninger komme din vej.
For mig er anmodninger om kaffe til at "vælge min hjerne" til introduktioner til mit netværk eller for mig at videresælge historien om Museens grundlæggelse (som er online, hvis du Google det!) De mest almindelige i disse dage. Jeg er selvfølgelig slet ikke en berømthed, men jeg tællede over 35 e-mail-anmodninger om min hjælp, rådgivning eller tid i den sidste måned alene, ikke relateret til mine daglige forretningsdrift eller mentorprogrammer, jeg allerede har engageret tid til.
Jeg elsker at være hjælpsom, når jeg kan, men der er en iboende konflikt mellem at sige ja og at sige nej. At sige ja tager tid væk fra mit voksende team, der har brug for min tid, tilstedeværelse og støtte såvel som fra mine venner og familie. Hvis jeg faktisk havde sagt ja til alle anmodningerne i sidste måned (hvis vi antager, at det tager 30 minutter), ville det have taget mig over 17 timer. Det er næsten en time hver arbejdsdag!
At sige nej er dog både en glip af muligheden for at hjælpe nogen og til at opbygge et forhold og en risiko for at gå af som uhøfligt, selvom dine grunde er rene. Åh og ikke at nævne, sværere at gøre. Jeg har valgt at afbalancere de to så meget som muligt, men det har taget lang tid at finde den bedste måde at sige nej på.
Uanset om det er den publicist, der fortsat prøver at køre en tonehøjde af dig (efter at du har sagt nej - fire gange) eller den unge grad, der fortsat beder om at møde dig til kaffe, behandler alle forespørgsler fra folk, de helst ikke vil sige ja til. Så hvad er en travl professionel at gøre, når en e-mail med forespørgsler, du ikke ønsker at modtage, kommer igennem?
Her er, hvordan jeg har håndteret det.
Situation 1: Du bliver fortabt
Lad os starte med den nemmeste. Hvis du bliver slået af en, du ikke er interesseret i eller kan hjælpe (det være sig en publicist eller tjenesteudbyder), skal du gøre følgende:
- Kontroller, om der er et afmeldingslink i bunden af e-mailen. Hvis der er, kan du afmelde det med det samme.
- Hvis ikke, ignorer og arkiver denne første e-mail, medmindre den klart er skrevet personlig til dig. Jeg har fundet ud af, at 99% af disse sendes i bulk, og ingen vil tage det personligt, hvis du ikke svarer.
- Hvis den samme person følger op (selvom den tydeligt er skrevet af en robot), skal du sende en hurtig note om, at du ikke er interesseret. Jeg betragter dette som en chance for at være dejlig og give sælgere eller publicister informationen om, at jeg ikke er en god leder, så de kan bruge deres tid andre steder (og også stoppe med at sende mig en e-mail). Dette er den e-mail-skabelon, jeg bruger:
Hej,
Tak for din e-mail. Vi er ikke på markedet i øjeblikket, men jeg vil give dig besked, hvis det ændrer sig. I mellemtiden, kan du venligst fjerne min e-mail-adresse fra din liste?
Tak på forhånd,
Ligegyldigt hvad, ikke accepterer at komme på et opkald til "bare lære om, hvad vi kan tilbyde", medmindre du faktisk er interesseret. Dette får aldrig nogen til at gå væk, og det fører normalt til mere vedvarende opfølgning, da du har bevist dig selv at være en varmere leder.
Situation 2: Du får en kold e-mail til tid eller råd
Så du har fået en e-mail fra en tilfældig person, der beder om din tid eller råd. Du har brugt din bedømmelse, og ud fra din kapacitet og hans eller hendes spørgsmål ser det ikke ud til, at du har fritiden til at hjælpe dig. I disse tilfælde er der to gode muligheder:
- Hvis du gerne vil hjælpe, men ikke har tid, kan du prøve det, jeg kalder "punt-taktik." Send en kort "Tak for at tænke på mig - jeg er booket i denne måned, men hvis du når ud, jeg "Jeg elsker alligevel at hjælpe, men jeg kan." Mange mennesker overhovedet vil ikke følge op - hverken fordi de har glemt eller fordi de ikke har brug for din tid og råd mere - så du kan være sikker på, at de mennesker, der følger op, er dem der mest har brug for din hjælp.
- Hvis du ikke tror, at du kan hjælpe uanset tidslinjen, er det den bedste fremgangsmåde at kommunikere, hvorfor du ikke er i stand til det på en venlig og klar måde og tilbyde et næste bedste alternativ. Ikke sikker på, hvordan man siger det? Prøv en ændret version af Alexandra Franzens skabelon-e-mail-skabelon for at afvise en god ven.
Situation 3: Du bliver bedt om at hjælpe en ven af en ven
Nogle gange er der en speciel situation involveret - for eksempel at den unge grad, der beder om tid, er broren til en tidligere kollega. Desværre har din gensidige kontakt ikke tjekket med dig først (som han eller hun skal), før du introducerer eller udleverer dine kontaktoplysninger, så du har ret til at beslutte, om du kan afvise denne person, og hvordan du gør det uden at ødelægge forhold. Dine muligheder:
- Hvis du har lyst til at være nødt til at gøre det, selvom du ikke har nogen idé om, hvordan det passer ind i din travle tidsplan, kan du foreslå et 15-minutters opkald i stedet for at møde personligt. At forvandle en kaffetime til et hurtigt opkald er mere håndterbart og tvinger lykkenmanden til at bruge din tid med omhu. Du kan også tilbyde at besvare et eller to presserende spørgsmål via e-mail. (Folk forstår normalt, hvis du tilføjer den kontekst, som du er overplanlagt lige nu, men vil hjælpe før snarere end senere.)
- Hvis du ikke er den rigtige person til at hjælpe, men du har lyst til at du har brug for noget, skal du overveje, om nogen andre i dit netværk måske er villige til at hjælpe. Vend først anmodningen til din kontaktperson, hvor du spørger, om han eller hun kan spare 15 minutter på et opkald for at hjælpe nogen, da du ikke har den rigtige erfaring til at gøre det. Derefter kan du fortælle spørgeren, at du ikke er den rigtige person til at hjælpe, men at du har spurgt en anden, om han eller hun ville have det godt at blive introduceret, og du vil følge op, hvis du hører tilbage.
- Hvis introen var via en løs bekendte, og du foretrækker at afvise det, kan du prøve punt-taktikken ovenfor og give askemanden enten tid eller råd via e-mail, hvis han eller hun følger op i fremtiden.
Det er måske ikke let, men når du forsigtigt har afvist en anmodning, der ikke passer, er du allerede et skridt hen imod at bruge din tid på de ting, der betyder mest for dig. Og det er noget, der skal fejres.
