Så du er nødt til at annullere på et klientmøde - måske fordi din arbejdsbyrde bare er for tung til at håndtere et andet møde, eller fordi noget andet dukkede op. Eller måske har du mødt dem flere gange før, og dermed er dine interaktioner blevet gentagne, hvis ikke uproduktive.
Det er vanskeligt - især fordi hoveddelen af dit job er at, ja, håndtere klienter, så at annullering af dem ikke nøjagtigt får dig til at se godt ud.
Den første ting, du skal overveje, hvis du nogensinde ønsker at støtte en klient, er din virksomheds forhold til dem. Alle klienter er vigtige, men nogle har større vægt end andre på din prioriteringsliste. Så spørg dig selv, hvor falder de i hierarkiet? Bidrager de en masse forretning til din virksomheds bundlinje? I så fald er der sandsynligvis ingen stor undskyldning for ikke at mødes med dem (medmindre du siger, forfærdelig syg eller håndterer en nødsituation). Overvej også din undskyldning - hader du bare møder, eller har du faktisk brug for at omplanlægge af en gyldig grund?
Under alle omstændigheder skal du undertiden frigøre tid, så du kan administrere alle relationer på din liste. Så jeg foreslår følgende:
1. Drej mødet til et telefonopkald
Ville de være villige til at hoppe i telefonen i stedet for at mødes personligt? Dette sparer dig muligvis ikke hele tiden, men det sparer dig en tur til og fra deres kontor - og viser stadig, at du er villig til at oprette forbindelse.
2. Vend mødet til et kortere møde
De vil gøre dette til en 90-minutters chat om udførelsen af deres konto, men du ved, at du kan dække alt på 30 minutter. Hold samtalen kort (og evt. Flyt den til e-mail eller telefon) med denne skabelon:
3. Drej mødet til en e-mail (for nu)
Hvis de er superfleksible, og du let kan formidle alt skriftligt, kan du prøve at omdanne det, der ville være et times langt møde, til en 10-minutters e-mail. Selvfølgelig skal du forstå, at hvis det er en vigtig eller seriøs sag at diskutere, kan du muligvis stadig hoppe på telefonen senere.
4. Bøj dig ud af mødet, som din medarbejder trak dig til
Lad os sige, at du er en designer, der arbejder på et projekt for en klient. Du er ikke den direkte kontakt - din medarbejder, kontoadministratoren, er. Så mens du er blevet inviteret til mødet, er din tilstedeværelse ikke obligatorisk, så længe kontoadministratoren kan tale på dine vegne.
Hvis du vil have din kollega til at håndtere banen uden dig, er det nøglen at udstyre dem med alt hvad de har brug for for at tale det ud og besvare klientens spørgsmål. Denne skabelon skal hjælpe:
Realiteten ved at arbejde med klienter er, at du er nødt til at håndtere møder. Det er dog muligt, at de vil spise op al din kalender, når du har andre ting, du skal gøre. Så i stedet for helt at annullere dem (og risikere at skade dit forhold), kan du prøve at begrænse, hvor meget af din tid de tager - det kan kun være midlertidigt, men det giver dig i det mindste noget vejrrum for at få alt gjort.
