Du nikker med, når alle omkring dig snakker om, hvordan de opnår indbakke nul. Men sandt, har du aldrig lyst til at komme dertil.
Og til dit forsvar skyldes det, at du modtager beskeder, der kræver lange eller tankevækkende svar. Nogen bad om din mening, og du vil gerne tage dig tid til at formulere den. Eller der er en vedhæftet fil på fem sider til din anmeldelse - og så skal du gennemgå den. Eller du vil udtale dit svar på en bestemt måde og gerne vil vente til du er frisk.
Standardløsningerne til denne situation al slags. Du kan "bekræfte modtagelse", men det lyder superformelt, og der er ingen ting at fortælle, hvornår den anden person vil give dig en note, der omtrent svarer til "Og …?" Du kan efterlade en auto-responder på 24-7, men det er måske ikke din stil - og du giver stadig ikke et specifikt svar. Eller du kan bare tage din tid, men du har forladt den anden person, der spekulerer og venter.
Der er et trick, jeg for nylig faldt i, og som har løst dette problem for mig. Jeg sigter mod at svare inden for 24 timer (hvis ikke meget før) med en linje, der køber mig lidt tid. Det tilfredsstiller den anden person, at jeg er på det, giver mig tid til at følge op, når det fungerer i henhold til min skema, og får mig så meget tættere på indbakke nul. Her er tre af mine favoritter.
1. ”Jeg vil være i kontakt i cirka”
Jeg havde en tidligere chef, der altid understregede vigtigheden af at styre forventningerne. At informere folk i frontenden giver dig mulighed for at omgå forvirring og frustration. Og den bedste måde at gøre det på er - med ordene i det populære ordsprog - under løfte, overlevering.
Hvis du blot venter en uge med at komme tilbage til nogen, antager han, at du betragter det som en lav prioritet - og det får ikke nogen til at føle sig godt. Hvis du dog skriver ham tilbage med det samme, hvor du afklarer, hvornår du kommer i kontakt, ser det ud til, at det var virkelig vigtigt for dig at give en tidslinje så hurtigt som menneskeligt muligt.
Ved at stille en forventning til, hvornår han kan forvente et grundigt svar, bliver du tankevækkende. Og hvis du slår den dato, er du ikke længere den person, der tog fem dage til at svare: Du er den person, der sagde, at hun ville have brug for en uge, men svarede to dage for tidligt.
2. “Jeg presser op mod en deadline”
Når du udsætter en anmodning, kan folk ofte lide at vide hvorfor. Tænk over det: Hvis nogen stopper ved dit skrivebord for at brainstorme, bliver hun sandsynligvis smidt af, hvis du siger “nej” og derefter vender tilbage til dit tastatur. Men det er mindre sandsynligt, at hun bliver fornærmet, hvis du fortæller hende, at du ikke kan, fordi du har travlt med at forberede dig til et møde (eller en anden helt gyldig undskyldning, såsom at pakke op projekter inden din ferie).
Dette svar følger lignende logik. Ved at dele, hvad der er på din plade, gør du det muligt for din forbindelse at være empatisk med din arbejdsbyrde. Hun vil vide, at du ikke ignorerer hende; snarere er du optaget og har brug for et par dage, før du kan give hende e-mail din fulde opmærksomhed.
Jeg prøvede denne tilgang og fandt, at folk værdsatte, at jeg endda tog sig tid til at nå tilbage i sådan en tids knaset tilstand. I stedet for at blive frustreret eller sende mig en e-mail igen en dag eller to senere på udkig efter et svar, ønskede de mig held og lykke og bad mig om at komme ind igen, når det fungerede for mig.
3. ”Jeg vil gerne køre det af en kollega, der er ude af kontoret”
Dette er en anden linje, jeg snublede over ved blot at fortælle sandheden. Det meste af mit team var ude af kontoret et par uger tilbage, og derfor måtte jeg udsætte alle svar, der krævede intern feedback eller godkendelse.
I stedet for at svare som om jeg gav dem løbet rundt, var folk - igen - meget forståelige. Vi har alle haft disse arbejdsdage, når vores hænder er bundet, og da du har delt, at du ikke kan fremskynde dit svar, er der ingen grund til, at den anden person presser dig til at skrive tilbage.
Det er værd at svare på e-mails rettidigt for alle involverede. Det hjælper dig med at rydde din indbakke, og det hjælper den anden person med at få alle de oplysninger, han eller hun har brug for. Og selvom det måske ikke altid er muligt at give et fuldt svar, er det næsten altid muligt at sige noget. Så spring et halvt gennemtænkt eller forhastet svar og vælg en linje, der vil købe dig noget tid. Det får din kontakt til at føle, at du virkelig plejer, og det giver dig mulighed for at tage den tid, du har brug for til at udføre godt arbejde.
