Vi har alle haft de dage.
De dage, hvor du kommer til kontoret kl. 9, baseres på produktivitet. Du har en lufttæt plan for at fuldføre alt på din huskeliste.
Den næste ting, du ved, det er kl. 18:30, og du har kun slået en ting på din stadig voksende liste. På det tidspunkt er du for træt til at gøre noget andet, så du tilbringer din rejse hjem og spekulerer på hvor hele tiden gik.
Efter at jeg havde oplevet dette flere gange, end jeg gerne vil indrømme, stoppede jeg endelig med at tænke over, hvad der foregik.
Jeg indså, at de bedste intentioner falder ved vejen, for det er vel ingen, der er en ø: Vi har alle få kolleger, der kæmper for vores opmærksomhed, e-mails, der aldrig holder op med at komme, og møder, der suger op hele vores tid.
I en kultur, hvor tiden er på en præmie, er de mest værdifulde medarbejdere dem, der ikke kun administrerer deres egen tid, men som også styrer andres tid effektivt - i det væsentlige giver sig selv mere fast ejendom i dag for at få deres egne ting gjort.
Så vejen til at blive bedre til tiden styring er at løse problemet for andre. Det handler om at hjælpe folk hjælpe dig.
For at nedbryde det på en måde, der føles handlingsmæssigt, har jeg oprettet tre brede spande med mennesker, du interagerer med regelmæssigt: din nye leje, din teamkammerat og din chef.
1. Din nye leje: Hjælp dem med at prioritere
At blive medlem af et nyt firma er samtidig spændende og udmattende. De fleste ønsker tidligt at få en stor indflydelse for at bevise, at virksomheden tog det rigtige valg i ansættelsen af dem.
Men efter min oplevelse - både som det nye barn på blokken og som den veteran-medarbejder - er det alt for let at blive forkælet med information, navne og systemer. Hvad enhver ny medarbejder har brug for er ikke mere information, men en måde at prioritere det på. På den måde kan de komme hjem på de vigtigste aspekter af jobbet og begynde at attribut med den forståelse, at alt andet kommer med tiden.
Det lyder måske tidskrævende, men det er lettere, end du tror, og kan udføres med en kort 30-minutters fællesøvelse.
Prøv dette: Skriv hver opgave, de bliver bedt om at udføre. Angiv opgavernes vigtighedsniveau (høj, medium, lav), bedste person til at stille spørgsmål (POC), og hvor meget af deres tid de skal bruge på det (f.eks. 10% procent af din uge).
Det er vigtigt at være opmærksom på, at de niveauer og tid, tingene skal tage, kan ændre eller udvikle sig. Tanken er at lægge alt, hvad personen har brug for, så du ikke behøver at droppe alt hver time for at forklare og besvare spørgsmål.
2. Din teamkammerat: Kommuniker tydeligt og konsekvent
Uanset om det er at deltage i møder uden et formål, gentage arbejde på grund af dårlig kommunikation eller slå ud opgaver uden en klar retning, er det vigtigste, at tiden spildes. Hvis du vil føle dig dygtig, når du går ud af døren hver dag, skal du finde en måde at skære ned på disse spørgsmål.
For at administrere en kollega på en måde, der øger din tidsstyring, bliver du nødt til at blive meget god til at kommunikere.
En idé er at sende dækforudlæsninger. Når du deler en præsentation, har du ikke ofte en mulighed for at føre en produktiv samtale på næste trin eller takeaways, da folk stadig behandler oplysningerne. Dette resulterer i flere møder nede på linjen.
Afsendelse af præsentationen tidligt lindrer den uendelige række af møder og uendelige e-mailkæder. Det opfordrede også folk til at komme forberedt på mødet, hvilket førte til en bedre og mere fokuseret diskussion. Nogle gange har jeg endda fundet ud af, at jeg kan eliminere mødet helt, hvis alle er på linje.
3. Din manager: Ejer dine arbejdsstrømme
Jo mere senior en person bliver, jo mere strakt føler de sig. Men i virkeligheden er det ikke den friske arbejdsbyrde, der er overvældende for din chef - det er vægten af at føle sig ansvarlig for "alt" til enhver tid. Hvad nogen i denne situation higer efter, er nogen, der kan hjælpe dem med at udligne deres mentale stress.
Som en direkte rapport er der en nem måde at administrere op i dette tilfælde: Ej dine arbejdsstrømme.
Din chef skal være i stand til at aflevere noget til dig og ikke behøver at bekymre dig om det, før det er ved afmelding eller endelig godkendelsesfase. Hvis de kan give dig en opgave og i det væsentlige overveje at den er tjekket af deres opgaveliste, har du gjort dig selv uvurderlig. Ikke kun sparer du dem tid, men du giver dem også meget behov for mental plads og lettelse til at fokusere andre steder.
Dette kræver tillid, som er nøglen til at få friheden til at indstille din egen tidsplan og grænser. Hvis din manager kan stole på dig for at få jobbet gjort, vil de være mindre optaget af taktikken for, hvordan du gør dit job: når du kommer ind, din arbejdstid osv.
Ikke sikker på, hvor godt dine tidsstyringsevner stakkes sammen? Tag denne quiz for at se, hvor langt du skal gå for at forbedre. Og glem ikke fordelen ved at drage fordel af dine gyldne timer. Denne artikel, netop om dette emne, forklarer, hvordan planlægning af visse arbejdsemner omkring denne periode vil gøre dig vanvittigt produktiv.
Hvis du nærmer dig tidsstyring fra perspektivet om at hjælpe dine kolleger med at være mere effektive, sparer det dig meget mere tid i det lange løb. Har du lyst til at prøve disse? Fortæl mig hvad du synes på Twitter.
