Fik et job? En, der involverer en computer, en internetforbindelse og et skrivebord?
Så vil du sandsynligvis skrive en roman's e-mail-værdi i år - mens du beskæftiger dig med omkring 100 e-mails om dagen.
Jeg tror, vi alle kan være enige: Overbelastning via e-mail når en feberhøjde. (Og ikke en god feber, som diskotek eller cowbell. En dårlig feber. Som tyfus.)
Som de fleste mennesker har jeg brugt en betydelig mængde tid på at tænke på, hvordan jeg organiserer e-mails, prioriterer e-mails og svarer på e-mails hurtigere. Men for nylig har jeg overvejet et mere interessant spørgsmål: Hvordan kan jeg "uddanne" folk (blidt og kærligt, selvfølgelig) til at sende mig færre e-mails i første omgang?
Her er tre af mine foretrukne teknikker.
Er det revolutionerende begreber? Ikke rigtig. Er de fornuftige, fornuftige påmindelser? Det tror jeg. Og hvis du er enig, håber jeg, at du e-mailer mig og fortæller mig alt om det. (Bare tuller. Helt.)
1. Besvar ikke hver e-mail med det samme (eller overhovedet)
Dette kan lyde som intuitivt, men når du virkelig går i stykker, har en masse "presserende e-mails" en tendens til at løse sig selv uden din hjælp.
Tilfælde: Cirka en gang om dagen får jeg en hektisk e-mail fra en dejlig klient, kollega eller kunde, der siger noget som:
”Alex! Hjælp! Jeg prøver at gøre _________, men jeg kan ikke huske, hvad du fortalte mig at gøre ved _________. Kan du minde mig igen? ”
Cirka 90% af tiden, hvis jeg venter en time eller to og overhovedet ikke gør noget, skriver den samme person tilbage og siger:
”Alex! Hurra! Jeg regnede det ud. Min fejl. Glem det!"
Ved at vælge ikke at svare øjeblikkeligt, "uddanner" du mennesker til at være mere selvhjulpne - mens du skaber fornuftige, realistiske forventninger til, hvor hurtigt du vil være i stand til at svare.
Brug selvfølgelig sund fornuft her. Hvis du arbejder i en kundeserviceposition - og et nøgleelement i dit job er at svare hurtigt på mennesker, der har brug for din hjælp - så er din definition af "hvem har brug for min hjælp" naturligvis en anden end nogen andens.
Men uanset hvilken type job du har, kan du prøve dette næste trin.
2. Opret en auto-responder med nyttige svar på ofte stillede spørgsmål
Lav en liste med ofte stillede spørgsmål, som folk e-mailer til dig dag ud og dag ud. Derefter plugg dine svar ind i en auto-responder, der giver folk nøjagtigt, hvad de har brug for.
Det er meget effektivt, og igen sender det en subtil meddelelse om, at du sætter pris på mennesker, der er villige til at hjælpe sig selv.
Her er et simpelt eksempel:
Hej med dig!
Mange tak for skrivningen.
Hvis du læser disse ord, betyder det, at jeg er dybt i et stort, spændende projekt - og jeg vil ikke tjekke min e-mail i flere timer.
Men takket være magien ved e-mail kan jeg stadig hjælpe dig lige nu!
Hvis du e-mailer for at oprette et møde:
Brug mit online planlægningsværktøj her. Det er den bedste måde at låse tiden på.
Hvis du e-mailer for at få en statusopdatering på Project XYZ:
Tjek den aktuelle tidslinje herover.
Hvis du har et ekstremt tidsfølsomt spørgsmål:
Ring venligst min celle på ### - ### - ####. Eller gå over til mit skrivebord på tredje sal. Jeg kommer rundt.
3. Svar med erklæringer, ikke flere spørgsmål
Hvis du afslutter dine e-mails med åbne spørgsmål som disse:
”På hvilket tidspunkt synes du, vi skal spise frokost?”
"Kan du huske, hvordan du opdaterer hjemmesiden, eller har du brug for hjælp?"
”Hvordan synes du, vi skal gå videre herfra?”
Dine spørgsmål vil kun generere flere e-mails med endnu flere spørgsmål, hvilket kræver din fortsatte tanke og opmærksomhed.
Så i stedet for et åbent spørgsmål, så prøv at afslutte dine e-mails med en klar erklæring, som:
”Lad os spise frokost kl. 12.30. Vi ses på Café Luna. ”
”Når du er klar til at opdatere hjemmesiden, her er en WordPress-tutorial og et link til vores virksomheds branding-retningslinjer. Jeg er her, hvis du har brug for mere hjælp. ”
”Lad os oprette forbindelse igen om en uge. Jeg ringer til dig kl. 10 næste mandag. ”
Hvis det, du foreslår, ikke fungerer for dine modtagere, ja, giver de dig besked! Men for det meste vil de være taknemmelige for din præcision. Du eliminerer mentale benarbejde for dem - for ikke at nævne en lang række unødvendige bag-og-forthing.
For at opsummere det hele?
Hvis du ønsker at uddanne folk til at sende dig færre (og bedre) e-mails: Model den adfærd, du vil se i verden.
Hvis du gør det til en vane at e-maile venner og kolleger med at spørge om råd om ting, du sandsynligvis bare kunne Google, vil andre sandsynligvis gøre det samme for dig.
Hvis du skriver lange, vandrede, puslespil-e-mails, får du svar, der er lige så mystificerende.
Men hvis du er betænksom og kortfattet, hæver du søjlen for alle i din cirkel - lærer andre præcist, hvordan du vil blive behandlet.
Så vær en klar og konsekvent lærer. Din indbakke (og psyke) vil takke dig.
