Møder er dyre. Ikke fordi du oplader folk til at deltage (tydeligvis), men fordi de bruger folks tid; tid, der kunne bruges til at gøre masser af andre indtægtsskabende ting. Faktisk fandt en undersøgelse, at et tilbagevendende møde mellem mellemledere koste et selskab 15 millioner dollars om året.
15 millioner dollars om året!
For ikke at nævne, skal du også tage højde for forberedelsestid samt kontekst-skiftetid. Professor Gloria Mark ved University of California, Irvine fandt, at det tager i gennemsnit 25 minutter for en arbejder at vende tilbage til deres oprindelige opgave efter en afbrydelse.
At kende disse statistikker betyder, at når jeg diskuterer, om jeg skal kalde et møde, spørger jeg mig selv, hvad det er værd (bogstaveligt talt). Er dette den bedste brug af alles tid, min inkluderet? Og ikke så sjældent er svaret "nej."
Så hvad skal man så gøre? Let! Send en enkel, men kritisk e-mail for at holde alle informeret og på sporet.
Hvad der skal inkluderes
Der er tre vigtige ting, du skal dække:
- Logistik : hvorfor mødet blev aflyst, og hvis det er et tilbagevendende møde, hvad man kan forvente til næste gang
- Handling : alle kritiske handlinger, der er afsluttet eller afventet
- Information : eventuelle opdateringer eller generelle FYI'er for gruppen
Bemærk: Må ikke falde i fælden med at sætte handlinger og logistik sidst. At have de mest kritiske oplysninger højere oppe sikrer, at det ses, når dine kolleger skummer deres e-mail. Åh, og et bonustips til dig: Sæt folks navne med fed skrift, hvis de har brug for noget for at gøre tredobbelt sikker på, at de lægger mærke til det.
E-mail-prøve Sådan omdannes et møde til en e-mail
- Kontakt fem klienter for at få feedback om design - Maria
- Send den endelige timing af markedsføringsplanen til godkendelse - Jason
- Marketingkopi låst inde
- Klientkortliste afsluttet
- Budgetanmodning sendt til finanshold
- Startdato bekræftet (14. november!)
Det kan virke enkelt, men at tilføje den mødedrejede e-mail til din professionelle taske med tricks er en fantastisk måde at øge fokus og produktivitet på dit team. Når du respekterer andres tid og altid sørger for, at de næste skridt er klare, er det mere sandsynligt, at andre omkring dig gør det samme. Og hvem elsker ikke en times tid tilbage for at få arbejde udført på en travl dag?
