Alt for mange klienter kommer til mig på et ”Jeg kan ikke tage det mere” fase af deres karriere.
Tag for eksempel Tricia, der kom til mig modløs med sit job og hendes manglende evne til at styre det. Hun arbejdede i lang tid - de fleste af dem sad på møder og beskæftigede sig med hundreder af e-mails - og skyndte sig derefter i sidste øjeblik for at afslutte marketingkampagner, som altid så ud til at blive brandøvelser.
Den "altid tændte" mentalitet var ved at komme til hende. Og hun var klar til at holde op.
Jeg så straks, at Tricia manglede den mest essentielle jobkompetence, som jeg mener, at enhver medarbejder skal have: prioritering og styring. Det vil sige evnen til klart at identificere de vigtigste prioriteter og at fokusere langt de fleste af din energi og tid på disse ting.
Desværre, selvom vi ofte taler om tidsstyring og produktivitet på kontoret, er kunsten at prioritere ofte tabt. Som et resultat ender mange mennesker som Tricia: udmattede, frustrerede og udbrændte.
Hvis du føler dig overvældet af overdrevne timer og konstant skifter til doser, her er et par markante tegn på, at du muligvis har brug for at styre dine prioriteringer bedre - og nogle lette måder at komme tilbage på banen.
Skilt nr. 1: Du tror, at alt er vigtigt
Hvis du ser på din opgaveliste og ser alt som lige så vigtigt, er det let at blive overvældet med dit volumen af opgaver i stedet for kvaliteten af dit arbejde. Men overvej dette: Pareto-princippet antyder, at 20% af dine opgaver producerer 80% af dine resultater - og det betyder, at en lille brøkdel af dit daglige arbejde fortjener størstedelen af din opmærksomhed.
I Tricias tilfælde accepterede hun hver mødeinvitation, hun modtog. Men det betød ikke, at møderne var hendes tid værd eller hjalp hende med at nå nogle af sine primære mål.
Løsning: Bliv klar over dine mål og mål
Arbejd med din manager for at få en krystalklar idé om nøjagtigt, hvordan din præstation vil blive vurderet (vil du f.eks. Blive gennemgået på baggrund af det dollarbeløb, du har medbragt, eller dine kunders tilfredshedsniveau?). Når du har fået et bedre greb om dine leverancer, kan du opdele dem i ugentlige mål.
For eksempel, hvis dit ultimative mål er at generere nye indtægter, skal dit primære fokus være på at følge op med kundeemner, du fik på en messe og opbygge relationer med potentielle kunder - ikke bruge timer hver uge på at hjælpe med at planlægge det næste messe.
Når du træffer beslutninger om arbejde igennem hver dag, skal du spørge dig selv, "Hvordan vil dette bringe mig tættere på mine mål?" Hvis det ikke gør det, skal du lægge det ned og gå videre.
Skilt nr. 2: Du er forbrugt af aktivitet snarere end gennemførelser
Er du nogensinde startet med en liste i begyndelsen af dagen, følte dig travlt hele dagen, men forlod følelsen af, at du ikke fik gjort noget? Frustrerende, ikke? Tricia var bestemt travlt, men hun udførte ikke meget.
I virkeligheden har du sandsynligvis gjort mange lave prioriterede ting - som at klikke gennem uvigtige e-mails, sidde gennem ineffektive møder eller udføre små opgaver, der ikke bevæger dit vigtige arbejde fremad. Måske brugte du dagen på projekter til at hjælpe din chef eller medarbejdere, men ikke få gjort dit eget arbejde.
Løsning: Lav en daglig plan og hold dig fast ved den
Opret en daglig plan, der starter med at planlægge dit vigtigste arbejde. Disse prioriterede aktiviteter får første knæk i din kalender, før du overhovedet tænker på at gøre noget andet.
Det er mest sandsynligt, at du udfører visse opgaver, når du udskriver en bestemt dato og tidsforpligtelse til dem. Hvis e-mail er en konstant distraktion, skal du slukke for den og kun kontrollere den to eller tre bestemte tidspunkter hver dag. (Når du er forankret i arbejdet og bliver distraheret ved at læse en e-mail, tager det hele 64 sekunder for dit fokus at komme sig. Tænk over det: Du mister mere end et minut af værdifuld tid for hver e-mail, du læser, mens du er i midt i vigtigt arbejde!)
Skilt nr. 3: Når du kommer til det vigtige arbejde, bliver du distraheret
Du hører den kontinuerlige "ding" af indgående e-mails, tekster og onlinemeddelelser og føler dig tvunget til at kigge. Du bliver konstant distraheret af sireneopkald fra sociale medier. Udskydning forhindrer dig i at starte og perfektionisme forhindrer dig i at afslutte. Og du fejlagtigt tror, at ved at få flere opgaver, får du mere gjort i samme mængde tid. Lyder du velkendt?
Multitasking til en vis grad er uundgåelig, men husk: Selv hvis du er i stand til at indsnævre dit arbejde til de vigtigste opgaver, vil du ikke være i stand til at gøre nogen fremskridt, hvis du ikke kan fokusere længe nok til at afslutte dem.
Løsning: Udvikl din evne til at fokusere
Når du er klar over det prioriterede arbejde, der skal udføres, skal du lære at få - og forblive - fokuseret på disse opgaver. Prøv disse go-to strategier:
1. Chunk dit arbejde: Brug Pomodoro-teknikken til at planlægge 25-minutters tidsvinduer til at arbejde med prioriterede opgaver. Se ikke op, før tiden er forbi, så tag en kort pause. Gentag fire gange, og tag derefter en længere pause.
2. Batch dit arbejde: Gruppér lignende opgaver sammen i tidsblokke i din kalender, så du kan fokusere på en ting og få det til. Aktiviteter som behandling af e-mail, returnering af telefonopkald eller gennemgang af dokumenter kan grupperes sammen og udføres i batches.
3. Stop multi-tasking: I sidste ende vil hver opgave tage længere tid - og du går på kompromis med kvaliteten af dit arbejde, der skal startes.
Når du går igennem dagen, skal du foretage hyppige virkelighedskontrol: Stop hver time og spørg hurtigt dig selv: Bidrog den sidste time til mine vigtigste mål? Hvis ikke, skal du løfte at gøre de næste 60 minutter bedre og starte igen. Hvis du foretager en realitycheck hver time, lader du aldrig en hel dag komme væk fra dig.
Endelig spore din succes. Afslut hver dag med en gennemgang af, hvad du har opnået, og hvordan det bevægede dig mod dine mest væsentlige leverancer. Dette gør det lettere at lade de andre - ikke-væsentlige - ting gå.
Når du er klar til at tage kontrol over dit arbejdsliv tilbage, skal du huske, at det ikke handler om tidsstyring eller produktivitet. Pointen er ikke at få det hele til - det er at få det vigtigste arbejde udført. Jeg kan godt lide at huske Brian Tracy's råd: ”Det er ikke den tid, du bruger på at arbejde generelt, men den mængde tid, du bruger på at arbejde med høj prioriterede opgaver.”
