For de fleste af os er vores indbakker fjenden - et bundløst sort hul med smerte, fortvivlelse og salgskuponer, som vi aldrig kan krybe ud af.
Og selvom du kan prøve at automatisk arkivere og afmelde dit hjerte, er der bare nogle e-mails, du ikke kan undgå. Du vil ikke være i stand til at stoppe din virksomhed i at sende dig alle disse holdrapporter eller holde den irriterende publicist i at chuck pressemeddelelse efter pressemeddelelse hos dig.
Men der er en type e-mail, du kan stoppe: Opfølgende e-mails.
Tænk over det: Jo flere e-mails du akkumulerer, jo længere tid tager det dig at svare på dem alle. Jo længere tid det tager dig at svare, desto flere opfølgende e-mails beslutter folk for at sende bare for at sikre dig, at du har modtaget deres beskeder. Inden længe sidder du fast i en ond, evig cyklus. Hvis en overflod af mennesker sender dig “Hej, fik du beskeden, jeg sendte i går?” E-mails, kan du forestille dig, hvor meget plads og tid der spildes?
Heldigvis er der en super nem måde at skære ned på antallet af opfølgende beskeder (og potentielt bare beskeder generelt), du modtager: Sæt en e-mail-auto-responder på plads - ikke kun når du er på ferie, men alle de tid.
Dit auto-svar behøver ikke være langt eller detaljeret, men en hurtig "Hej, jeg har modtaget din e-mail og vender tilbage til dig, når jeg kan!" -Meddelelsen kan muligvis holde de ivrige bævere i skak.
Brug for lidt vejledning til, hvordan du formaterer dit autosvar? Prøv denne skabelon for at starte:
Husk også, at det er bedst at være mere specifik med din auto-responder. Giv folk en generel tidslinje for, hvornår du kommer tilbage til dem (“Jeg vil prøve at besvare forretningsforespørgsler inden for tre dage”), så de ved, hvad der er forskellen mellem at du har travlt, og at du bruger en auto-responder som en måde for helt at undgå din indbakke (vi anbefaler naturligvis ikke at gøre dette).
Derudover er auto-responders en god måde at dirigere arbejde til andre mennesker, som måske er bedre egnet ("Hvis du kontakter mig om en markedsføringsmulighed, er du velkommen til at e-maile vores marketingmedarbejder på").
Din auto-responder kan også være en mere ukonventionel mulighed for at engagere mennesker. Føler du dig lidt selvpromoverende? Tilføj et link til en af dine sociale mediesider. Vil du præemt svare på nogle spørgsmål? Medtag en sjov FAQ om håndtering af nogle af de ting, som folk oftest kommer til dig for. Er du interesseret i at blive kreativ? Link til en nylig artikel, som du fandt interessant.
Men frem for alt skal du sørge for, at du bruger din auto-responder som en måde at købe tid og ikke som et alternativ til at besvare e-mails (fordi, overraskelse: Auto-responders besvarer ikke meddelelser til dig, uanset hvor længe du venter).
Men ved at bruge denne tilgang holder du unødvendige e-mails i skak. Du holder dine kontakter glade. Og bedst af alt, holder du indbakke frygt for at krybe ind i din dag.
