De fleste af os har været der: Du har otte millioner ting at afslutte, men alligevel ser intet ud til at blive gjort. Du udarbejder opgaveliste efter opgaveliste, og du har lyst til at tilføje flere elementer til listen, end du tjekker ud. Betyder det, at du bare er forfærdelig ved tidsstyring, eller er det noget andet?
Her er en skræmmende (men underligt trøstende) kendsgerning: Hele 89% af mennesker afslutter ikke regelmæssigt deres daglige huskelister. Så rol ikke, du er ikke alene!
En anden grund til ikke at bekymre dig: Der er enkle strategier, du kan anvende for at få mere gjort og gøre din to-do-måde måde mere håndterbar. Her er en sammenfattning af vores bedste tip til-at-listen), fordi det er tid til at blive en af de 11%, der rent faktisk afslutter, hvad de har tænkt sig at gøre.
1. Tag 1-3-5 reglen alvorligt
I løbet af dagen er det nemt at blive fanget af alle de små ting, der kommer op. Sikker på, du ville virkelig afslutte den gigantiske udvalgsrapport, der har vejet dig i uger, men du var bare nødt til at udfylde din to-do-liste med 17 ting til, der har brug for din øjeblikkelige opmærksomhed.
Eller gør de det?
Det er her 1-3-5-reglen er praktisk: Ved at kortlægge en stor ting, tre mellemstore ting og fem mindre ting, du vil have gjort den dag (og ja, det er generelt antallet af opgaver, du med rimelighed kan få gjort på en dag), vil du øjeblikkeligt vide, hvor dine prioriteter ligger (og hvad der kan vente). Og hvis prioritering faktisk er dit største problem, når det kommer til produktivitet, vil dette hjælpe dig med at blive bedre til det.
Hvis du arbejder i et job, hvor tingene virkelig kommer op og skal håndteres ASAP, skal du lade et af dit medium og et eller to af dine små slots åbne hver dag for at udfylde de vigtigste øjeblikkelige behov.
For at gøre dette endnu lettere har vi oprettet et meget enkelt (og smukt) regneark, som du kan kortlægge dine 1-3-5 genstande, som du kan downloade her.
2. Brug Eisenhower-metoden
Alex Honeysett gør en stor fordeling af Eisenhower-metoden, men vigtigheden er, at du er nødt til at begynde at forstå to ting om hver enkelt af dine opgaver: Hvor vigtig er det, og hvor presserende er det? Den store lektion her er, at det, der er vigtigt, ikke altid er presserende, og omvendt.
Ideen om at prioritere opgaver kan være skræmmende (især hvis du ikke ved, hvor dine prioriteter skal ligge), så dette system skaber et meget simpelt gitter til at basere din to-do-liste på. Kig efter de ting, der er meget presserende og vigtige, og gør det først. Brug ikke din tid på at kæmpe over ting, der bare ser ud som presserende, og bloker specifikke bidder i din tidsplan for dem, der er vigtige, men ikke behøver at blive gjort lige i det øjeblik. Og noget, du bestemmer, er ikke presserende eller vigtigt? Gør alt hvad du kan for at få det væk fra din for-fulde opgaveliste.
3. Forpligt dig til kun en opgaveliste-app
En god ven af mig klagede engang til mig over, hvordan hun aldrig var i stand til at komme tæt på at få hende to-do-listen færdig, og når hun først åbnede sin computer, så jeg hvorfor: Hun havde ni forskellige produktiviteter eller to-do-listen apps, der går på samme tid på hendes skrivebord!
Mange mennesker begår fejlen ved at tro, at udtrykket ”jo mere desto mere” gælder apps (især produktivitetsprogrammer), men for langt de fleste mennesker gør det det ikke. Du bruger halvdelen af din dag med at rod på alting, og der er ingen måde, du kan lære ind og outs for hver eneste app.
Brug i stedet lidt tid på at kigge igennem dine produktivitets-appindstillinger (her er en god liste for at komme i gang) og vælg blot en at forpligte sig til. Download det, læst op om funktionerne, og forpligt dig en hel måned til kun at bruge den app til dit huskeliste behov. Du vil blive chokeret over, hvor meget mere du vil være i stand til at gøre, når du ikke fikser med så mange forskellige ting hele tiden.
4. Vær specifik om, hvad hver opgaveliste indeholder
Du bør ikke give den samme mængde vægt til at udfylde en rapport, der tager dig fem timer at skrive og sende en e-mail, der bare har brug for to minutter af din tid. I stedet for skal du nedbryde trinene, som hver opgaveliste indebærer, indtil de alle tager omtrent samme tid og kræfter (en ekspert foreslår, at hver opgave ikke bør tage mere end 10 minutter), og tænk på dem som deres egen opgave. liste varer.
Ved faktisk at visualisere, hvor meget arbejde alt vil kræve, er det lettere at planlægge resten af din opgaveliste og din daglige skema i overensstemmelse hermed. Selvom det bare kan sige "skriv udvalgsrapport", kan det virke let, at udpege de seks trin, der følger med, der gør det muligt for dig at blokere for den rigtige mængde tid og flytte andre to-do-lister til et senere tidspunkt, hvis nødvendigt .
5. Opret en "Udført" -liste
Jeg har en ven, der holder sig til en klassisk papir-og-pen-opgaveliste, og en af grundene til, at hun kan lide det så meget, er fordi hun elsker udseendet af at have genstande krydset på et ark efter en lang dag. Der er følelse af præstation der, der ikke findes med en masse to-do-listen apps.
Oprettelse af en "Udført" -liste (mere om det her) giver dig ikke kun den samme følelse af præstation, når du er i stand til at se tilbage på alt, hvad du gjorde den dag, men hvis du kigger på listen og indser, at du virkelig udførte ikke noget, det er også et fantastisk vågne opkald, som du har brug for at fokusere og tænke over, hvad du bruger din dag på at gøre.
Husk, når du prøver et nyt produktivitetstrik, som det tager tid at justere, så hvis ting ikke ser ud til at fungere efter en dag, skal du ikke give op. Giv ethvert nyt trick-to-do list mindst en måned. Du bliver en produktivitetsmaskine på ingen tid!
