LinkedIn frigav en undersøgelse sidste år, der afslørede, at vores professionelle to-do-lister er i stort behov for en makeover. Det viser sig, vi er ikke så gode til at "gøre" de ting, vi siger os selv, at vi er nødt til at gøre. Faktisk indrømmede næsten 90% af fagfolkene, at de ikke er i stand til at udføre alle opgaverne på deres huskeliste ved udgangen af en gennemsnitlig arbejdsdag.
Så hvis du er træt af at tackle den samme uaktuelle dosering hver dag, er det tid til at ændre det. Her er fem tricks for at øge din produktivitet og hjælpe dig selv med at gøre det gennem din liste.
1. Opbevar en enkelt opgaveliste til arbejde
Lad os være ærlige: Hvis du ønskede at få et komplet overblik over alt hvad du havde at gøre for arbejde lige nu, er chancerne for, at du ikke kan finde det hele på en enkelt liste. I stedet har du et par poster her, et gemt kladde i din e-mail der, klister eller tekstfiler på din computer og måske en app eller to på din telefon.
Og selvom det generelt er god praksis at adskille arbejde og lege, er det et must at have et enkelt sted til dine arbejdsrelaterede opgaver. Så vælg din valgte metode og begynd at konsolidere. Det kan være overalt: en håndskrevet liste inde i din pålidelige planlægger, et dokument, du opbevarer på dit skrivebord, eller en app på din telefon .
Sørg dog for, at du kan tilføje til din liste overalt - hvilket betyder, at hvis du bruger en desktop-app, skal du opsætte et system til at fange opgaver, der opstår væk fra din computer, f.eks. Opgaver, du får mens du er i et møde. Jeg personligt kan godt lide at skrive disse ned på klistrede noter og derefter slette eller smide dem, når jeg har overført dem til master listen.
2. Følg 1-3-5 reglen
Nu hvor du har en omfattende liste over alt hvad du skal gøre for arbejde nogensinde, skal du definere en daglig opgaveliste. På en given dag skal du antage, at du kun kan udføre en stor ting, tre mellemstore ting og fem små ting. (Bemærk: Hvis du tilbringer meget af din dag i møder, skal du muligvis ændre dette lidt.) Inden du forlader arbejde, skal du tage et par minutter på at definere din 1-3-5 for den næste dag, så du er klar at ramme jorden løbende om morgenen. Hvis din position er en, hvor hver dag bringer masser af uventede opgaver, kan du prøve at lade et medium og to små opgaver være tomme, forberedelse til anmodninger fra sidste øjeblik fra din chef.
Ja, jeg ved, det kan være svært at indsnævre din liste over to-doser til 1-3-5 - men det er vigtigt at prioritere. Synes godt om det eller ej, du har kun så mange timer om dagen, og du vil kun få et endeligt antal ting, der er gjort. At tvinge dig selv til at vælge en 1-3-5 liste betyder, at de ting, du får gjort, vil være de ting, du valgte at gøre - snarere end hvad der lige er sket for at blive gjort.
Planlægning som dette betyder også, at du vil være i stand til at have mere informerede samtaler med din manager, når han eller hun lægger noget nyt på dig, der skal gøres med det samme - samt værktøjer til at prioritere dit andet arbejde igen. For eksempel, når en overraskelsespræsentation falder på din skød, så prøv: "Javisst, jeg kan få det til dig inden kl. 15, men Q1-rapporterne er ikke klar før i morgen, da jeg havde planlagt at arbejde på det i dag ."
Se vores 1-3-5 opgaveliste!
3. Fuldfør en vigtig opgave inden frokosten (din mindst foretrukne, hvis det er muligt)
Jeg må indrømme, at denne er hård for mig, men det fungerer. Tag en af dine store eller mellemstore opgaver og tackle den første ting om morgenen, inden e-mail, selvom du kan. Der er ingen bedre følelse end at krydse af en hård opgave før frokosten. Forfatter Brian Tracy kalder dette "at spise din frø, " tilpasset fra det berømte Mark Twain-citat: "Spis en levende frø først om morgenen, og intet værre vil ske dig resten af dagen."
Min medstifter, Kathryn, definerer ofte sine "frøer" om aftenen for at forberede sig til den næste dag; med det er hun parat til at tackle dem om morgenen, og det forhindrer hende i at skubbe mindre behagelige opgaver i mange dage.
4. Brug din kalender som en opgaveliste
Hvis du finder ud af, at du altid overvurderer, hvor meget du kan få gjort på en dag, er en effektiv tilgang at sætte din to-dos på din kalender, ligesom et møde. I stedet for at skitsere din daglige opgave på en liste, skal du planlægge dem, så du giver nok tid hver. Det kan tage 15 minutter at sende dine W2-bekræftelsesoplysninger til HR, mens det kan kræve et par timer at forberede Q1-strategien for dit team. Det vigtige er at være realistisk.
Når du prøver denne fremgangsmåde, skal du også sørge for at blokere tid i din kalender for at indhente e-mail, brainstorming eller andre vigtige, men ikke-leverbare-orienterede opgaver. For eksempel kan du prøve at blokere en time om morgenen og en time om eftermiddagen for at arbejde gennem din indbakke - og derefter ikke bruge tid på mellem at prøve at håndtere e-mails i det øjeblik de kommer ind, da du virkelig havde planlagt at arbejde på noget andet.
5. Reducer møder for at øge produktiv tid
Endelig, hvis du finder ud af, at du virkelig ikke kan få gjort det, du synes, du skulle være i stand til på en dag, på trods af alle de råd, der er beskrevet ovenfor - overvej, om du måske lider af møde-itis.
Som økonom John Kenneth Galbraith engang sagde, "møder er uundværlige, når du ikke ønsker at gøre noget." Faktisk nåede flere undersøgelser, der blev foretaget om dette emne, lignende konklusioner, at et sted mellem en fjerdedel og halvdelen af den tid, der bruges på møder, er spild, for ikke at nævne, kan du ikke rigtig få dine andre to-doser gjort, mens du sidder ned for at tale med en anden.
Løsningen: Begræns dine møder. Før du planlægger et møde, skal du tænke over, om dette kan løses med en e-mail eller telefonopkald først, eller ved at dukke ind på en persons kontor i et par minutter. Hvis et møde er påkrævet, skal du liste de vigtigste dagsordenspunkter for at bestemme de nødvendige deltagere og den korteste tid, du kan planlægge. Og ja, det er helt OK at planlægge et 20-minutters møde, ingen grund til at runde til 30! Hvis du skal have møder, kan du prøve at gruppere dem sammen for at efterlade store uafbrudte perioder i løbet af din dag for at få det virkelige arbejde ud.
Ja, omorganisering og planlægning i forvejen er begge investeringer på forhånd - men tænk bare på, hvor glad du vil være, når du faktisk får en hel dags opgaveliste krydset. Så organiser dig selv, få alle dine to-doser et sted, minimer dine distraktioner og begynd at erobre den (en-dages størrelse) liste!
