Lad mig starte med at sige, at ja, der er for få timer om dagen. Din opgaveliste er aldrig tom, du kommer ikke hjem så tidligt som du vil, og du har ikke lyst til at udføre alt det, du vil have gjort.
Da jeg ikke magisk kan give dig mere tid på dagen (selvom jeg er temmelig sikker på, at det ville være den bedste supermagt nogensinde), så lad mig dele hemmeligheden med at få mere gjort i den tid, du har: aggressivt beskytte din tidsplan.
Med dette mener jeg ikke, at man ikke deltager i møder (skønt jeg mener, at færre er bedre), mener at styre balancen og rækkefølgen af begivenheder i din dag for at give dig maksimal produktivitet. Dette er en af de mest magtfulde ting, du kan gøre for dig selv - faktisk føles det næsten som at tilføje mere tid til din dag.
Her er to enkle trin for at komme i gang:
Trin 1: Forestil dig din ideelle uge
Først skal du sætte dig ned og svare kort på følgende spørgsmål:
- Hvad er dine arbejdstider på en gennemsnitlig dag og uge?
- Hvad er dine stående møder - eller ting, der skal gøres på en bestemt dato og tidspunkt?
- På hvilket tidspunkt af dagen er du mest produktiv? (f.eks. Får du meget af om morgenen og har derefter en pause efter frokost?)
- Er der ugedage, der er mere eller mindre produktive for dig? (Tilfælde af mandagene, nogen?)
- Er det muligt at udføre forskellige typer arbejde bedre på forskellige dage eller tidspunkter? (Min medstifter Kathryn spøger, at det at sende salgs-e-mails fredag eftermiddag er et sort hul, så hun udfører forskellige typer arbejde derefter.)
Når du har besvaret disse spørgsmål, skal du tage et skridt tilbage og se, hvordan din tidsplan, møder, daglige opgaver og produktivitetsniveauer alle passer sammen til en perfekt arbejdsuge.
Brug derefter en tom kalender til faktisk at udtaste denne tidsplan. Inkluder tidsblokke, der er bedst til fokuseret arbejde (ideelt tidspunkter, når du føler dig meget produktiv), blokke, der er bedst til møder (min kollega Adrian kan lide at planlægge dem om eftermiddagen - de giver hende energi, når hun ellers ville føler dig døsig), og selvfølgelig blokke til besvarelse af e-mail.
Trin 2: Omvendt ingeniør din kalender (ved at få andre til at passe til din plan)
Nu kommer ting op, og du kan muligvis ikke holde dig til denne tidsplan hver uge. Men du kan og bør beskytte den som en (venlig) åndedrættende drage - især din tid til at få fokuseret arbejde udført. Jeg siger jer, at det er uvurderligt at have en håndfuld uafbrudte blokke, hvor du virkelig kan arbejde, når du presser mere tid ud af din dag.
Behandl disse perioder med arbejde som ethvert andet møde i din kalender. Når nogen spørger dig, om du er fri da, er du ikke det (medmindre du kan omplanlægge den tid til senere på dagen eller ugen). Hvis folk i din virksomhed kan se din gratis eller bookede tid på din kalender, kan du endda lægge din arbejdstid på den for at undgå, at det bliver taget fra dig.
En anden god måde at beskytte din tid er at gå foran i planlægningen af møder. Nu siger jeg ikke at overtage fra en anden, hvis du ikke er den, der normalt koordinerer planlægning - det ville kræve mere arbejde, og det er bestemt ikke et skridt i den rigtige retning!
Hvad jeg mener er, lad folk vide, hvilke tider der fungerer for dig så hurtigt som menneskeligt muligt - og ideelt set, før nogen anden har kastet en tid ud. Hvis du kan lide at have møder om eftermiddagen eller på en bestemt dag, skal du smide “Når som helst efter kl. 15.00” eller “Fredag er vidåben”. På den måde forankres indstillingerne i dine forslag, ikke i de tider, du vil beholde til dig selv.
Du kan aldrig tilføje tid til dagen, men du kan være smart om de timer, du har. Og ved at maksimere dine produktive tider (og dine ikke-så-produktive tider, finder du hurtigt, at du kan få mere gjort.
