Nogensinde gik ud af et møde og tænkte, "wow, vi kom ikke nogen steder ?"
At få en gruppe sammen kan ofte være den mest effektive måde at komme videre på en stor beslutning eller en plan. Men det fungerer kun, hvis mødet er sat op rigtigt.
Så når det er din tur til at lede, skal du bruge disse fem trin til at indstille dit møde til succes - inden du selv går ind i døren.
1. Inviter de rigtige mennesker
Intet kan fjerne et møde som at have de forkerte mennesker i rummet. Hvis dit mål er at få gruppen til at træffe en beslutning ved afslutningen af mødet, skal du sørge for, at alle, der har en større andel eller vetorad over denne beslutning, er ved bordet. Diskuterer du en ny salgsstrategi for et produkt? Du vil sandsynligvis have, at salgsledere og produktchef skal være der, eller intet bliver besluttet.
På den anden side kan det at have for mange ”ekstra” mennesker - eller mennesker, der er væsentligt mere ældre eller mere junior end alle andre i rummet - smide dynamikken af. Hvis du ikke har brug for lederen af PR, der chimerer i en produktionsændring, skal du ikke invitere ham. Hvis alle er skræmmet af CFO, skal du lade hende være ude af et første møde med brainstorming.
2. Tænk på at give hjemmearbejde
Ønsker du, at folk skal starte fra en ren skifer, eller ville det være nyttigt for alle at gå ind på mødet med nogle baggrundsoplysninger? Hvis du præsenterer en plan, du vil have input til, skal du sende den ud natten før (ikke timen før), så chancerne er, at i det mindste nogle af de deltagende får tid til at se over den og fordøje.
Og hvis du vil have folk til at bringe ideer til mødet - fortæl dem det.
3. Sæt en dagsorden
Hvis du arrangerer mødet, skal du sætte dagsordenen. Hvis du starter mødet med at sige, ”Vi er her for at diskutere vores strategi på sociale medier. Hvem har ideer? ”- Nå, du beder om kaos.
Del i stedet ud - eller skriv på et hvidt tavle eller flip-chart - de emner, du planlægger at få gruppen til at diskutere, i den rækkefølge, du vil dække dem. F.eks. Kan din dagsorden være:
Når alle kender planen, er det mere sandsynligt, at de forbliver om emnet. Dertil giver dagsordenen dig en struktur, du kan falde tilbage på: Hvis diskussionen går ud af emnet eller boder, kan du minde alle i rummet om, hvad du skal diskutere.
4. Fortæl folk om målene
Målene er ikke de samme som en dagsorden. En dagsorden er det, du skal tale om. Mål er det, du vil nå, eller mål for mødet: beslutninger, der skal træffes ved bordet, næste trin, der skal aftales.
F.eks. Kan målsætningerne for det hypotetiske møde ovenfor være:
5. Ingen overraskelser: ”For-sælg” dine store ideer
Hvis du præsenterer en stor plan eller anbefaling, er det altid til din fordel at vide, hvordan folk i rummet vil reagere. Hvem vil sandsynligvis støtte dig? Hvem vil sandsynligvis udfordre dig, og hvilke indvendinger vil de sandsynligvis rejse?
Før mødet skal du identificere nøglepersoner, hvis mening er vigtig, og del din plan eller anbefaling med dem en til en. Bed om input. ”Sælg” din idé inden det store møde. Noter eventuelle bekymringer, de rejser, og tilpass den måde, du præsenterer din plan til at tackle disse bekymringer.
Finansdirektøren mener, at din lanceringsplan vil koste for meget? Sørg for at udarbejde et budgetoverslag, og find ud af omkostningerne ved andre lanceringer, så du kan sætte dit foreslåede budget i perspektiv. På den måde fjernes samtalen ikke, når hun siger, at din plan "lyder dyrt."
På den anden side, hvis alle elsker den sociale mediekomponent i din plan - fantastisk. Spild ikke 20 minutter med at begrunde, hvorfor sociale medier er vigtige, bare spring ind i detaljerne i din faktiske plan, eller fokuser gruppens opmærksomhed på andre områder, hvor du har beslutninger, der skal træffes.
Hvis du organiserer dig selv i forvejen, får den rigtige gruppe sammen og undgår overraskelser, sætter du dig op for at få mest muligt ud af gruppens tid sammen. Desuden er du sikker på at imponere alle i lokalet med din beredskab og får en chance for at skinne som leder.
