Hvor ofte finder du dig selv ikke ved at komme igennem din opgaveliste?
Og nej, inklusive "Skriv to-do-liste" bare for at give dig selv noget at krydse af med det samme tæller ikke som en sejr.
Det er selvfølgelig ikke altid din skyld - hver brandøvelse, der dukker op, gør bare din liste længere og længere.
”Vi er bare for travlt med at gennemgå vores liv og forsøger at holde bolde i luften og vores hoveder over vandet: Er der en bedre måde at gøre dette på?” Siger Maura Thomas, grundlægger af RegainYourTime.com og forfatter af Personal Produktivitetshemmeligheder .
Det viser sig, der er - hvis du tager et tip fra Dwight D. Eisenhower.
Eisenhower Matrix, der er populariseret af Stephen Covey, men baseret på produktivitetsprincipperne fra den tidligere præsident, hjælper dig med at kategorisere dine to-doser ud fra deres vigtighed og hastighed, så du kan beslutte, hvor du skal fokusere din energi.
Ved at sortere dine opgaver i en af fire klart definerede kategorier tvinger Eisenhower Matrix dig til at evaluere, hvad der virkelig er din tid værd - og hvad der kan delegeres eller endda blandes helt.
Nedenfor tilbyder vi eksempler på de slags aktiviteter, der falder ind i hver kategori. Se, hvordan du opdeler din opgaveliste; følg derefter Thomas 'råd om, hvordan du tackle hver type, så du kan opnå mere på kortere tid.
Kategori 1: Vigtigt og presserende
Din assistent giver hende besked - og hendes sidste dag er i morgen. En anmodning om en rush-klient kaster en skruenøgle i et projekt, der gik problemfrit. Disse opgaver betragtes som en krise eller har kritiske frister, som du skal overholde.
Sådan håndteres du dem
Da du ikke kan forudsige, hvornår kriser dukker op, antager du, at de vil ske, og give plads til dem i din tidsplan.
”De fleste mennesker overskriver sig selv, men hvis noget går galt, falder alle dine planer som dominoer, ” siger Thomas. Løsningen? Udfyld ikke mere end 60% af din produktive tid.
Hvis du f.eks. Arbejder fra 08.00 til 18.00, skal du lade cirka fire timer stå på din kalender tom for at give mulighed for nødsituationer. Hvis der ikke er nogen nødsituationer den dag, er du heldig og kan komme videre med næste dags opgaver.
Kategori 2: Vigtigt, men ikke presserende
Planlægning af en netværksfrokost med en ansættelsesleder. At få et ben op ved planlægningen af din familieferie. Brainstorm de langsigtede mål for dit team. Disse opgaver påvirker dine mål i det store billede, men har ikke nødvendigvis en brændende frist.
Sådan håndteres du dem
De fleste af disse varer vil være store projekter snarere end daglige doseringer, så opdel hver i frister for bidestørrelse for at hjælpe dig i gang, siger Thomas.
For alle ting, du ikke kan nedbryde, skal du bestemme en bestemt tidsperiode, du kan arbejde på dem, der føles kort for dig, så selve opgaven føles mindre overvældende.
Thomas foreslår også kun at inkludere tre vigtige, men ikke-presserende opgaver på din daglige opgaveliste, så du giver dig tid til e-mails, møder og kriser - og når det er muligt, skal du arbejde på dem i de tider på dagen, du føler dig mest energisk.
Kategori 3: Ikke vigtig, men presserende
E-mails, telefonopkald, spørgsmål fra medarbejdere - det er de ting, du skal adressere med det samme, selvom de ikke hjælper dig med dine større mål.
Sådan håndteres du dem
”Den nemmeste måde at kontrollere dine distraktioner er at kontrollere din teknologi, ” siger Thomas.
Kontroller først din e-mail i batches kun et par gange om dagen - siger hver tredje time, eller når du har gennemført en mere vigtig opgave. For at sikre, at du holder dig med den, skal du afslutte din e-mail helt, så du ikke er fristet til at kontrollere alarmer.
Det samme gælder for din telefon: Stil den helt stille - læg den derefter væk i en skuffe eller med forsiden ned på dit skrivebord, så du ikke ser advarslerne.
Og hvis du modtager for mange opkald eller forespørgsler fra kolleger uden for den periode, du har afsat til dem, skal du blot lukke din kontordør, sæt hovedtelefoner på, eller placere et "ikke forstyrr" -skilt på din stol eller skabsvæg.
Kategori 4: Ikke vigtig og ikke presserende
Uanset om det er logning af udgiftsrapporter, oprettelse af kontrakter eller arkivering af papirer, "dette er de opgaver, der ikke har nogen stor indflydelse på vores arbejde, når vi først har gjort dem, men alligevel forsvinder de ikke, " siger Thomas.
Sådan håndteres du dem
Outsource så mange af disse opgaver som muligt ved at delegere dem til en yngre medarbejder eller, for personlige opgaver, en virtuel assistent, foreslår Thomas.
Selv hvis du er nødt til at betale for hjælp udefra, kan timerne, du vinder tilbage for at nå et mere vigtigt mål - som endelig gå foran på det næste store karriereudfald - hjælpe dig med at komme økonomisk frem på lang sigt.
Relateret: 6 mennesker, 6 balancehandlinger: Den strålende arbejdslivshack, der redder min fornuft
