Da jeg først ledte andre, husker jeg, at jeg stod tålmodig ved, mens en analytiker på mit team forsøgte at finde et dokument, jeg havde brug for på hendes computer. Da hun - fem minutter senere - sagde, at hun ikke kunne finde den og ville e-maile den til mig, så snart hun havde fundet filen, efterlod det mig et rigtig dårligt indtryk (og fik mig til at spekulere på, hvilke andre bolde hun måske tabte ).
Så tag det fra mig: Selvom navngivning og organisering af dine filer og mapper muligvis ikke er det mest sexede emne, jeg har dækket (siger kvinden, der bragte dig budgettering og Excel-tip), lover jeg dig, det er et vigtigt emne. Ikke kun vil et strømlinet online lagringssystem gøre dit liv lettere og spare dig for meget tid, det vil også få dig til at fremstå mere organiseret og på toppen af dine ting for din chef og kolleger. Her er dine retningslinjer for at leve efter.
1. Dit skrivebord er dit virtuelle skrivebord
Du ved, hvordan folk siger, at du skal holde dit skrivebord klart nok til, at din chef ikke synes, du er en sløv? Dette gælder også for din computers skrivebord. Det er stedet at placere de filer, du arbejder på i denne uge, ikke det sted, du skal trække hver vedhæftet fil, du nogensinde har modtaget.
Jeg anbefaler at parre dit skrivebord ned til så få mapper som muligt. Har et til hvert stort projekt, du i øjeblikket arbejder på, samt din hovedarbejdsmappe, hvor du nemt kan få adgang til alt andet. Hvis du ikke har gjort det endnu, skal du indstille dit skrivebord til et gitter (så dine ikoner aldrig overlapper hinanden) og opdage den store glæde ved genveje.
Hvis du har brug for noget ekstra hjælp til at bringe struktur til din startskærm, kan du prøve desktop-organisering af apps, som Clean or DragThing på Macs eller Hegn på pc'er.
2. Mapper skal have en strategi
Jeg har bemærket, at de fleste mennesker enten er over-folder eller under-folder, men få får det helt rigtigt. Hvordan kan man vide, hvor man falder? Se på nogle af dine mest almindelige eller for nylig brugte mapper, og tæl dokumenterne i dem. Hvis der er snesevis og snesevis af filer, kan du sandsynligvis bruge lidt mere struktur; der henviser til, at hvis der kun er et dokument under Arbejdsfiler> Klient A> 2012> november> Salgsrapport , er du bestemt en kronisk overmapper.
Her er et par regler, jeg prøver at holde mig til:
3. Filnavne har et formål
Når du navngiver en fil, skal du vælge en sætning, der betyder noget. Hvis jeg får en vedhæftet fil kaldet DSC1045.jpg eller Draft Idea.doc , har jeg ingen let måde at vide, hvad det er - eller endnu vigtigere, at søge efter det senere. En god test: Forestil dig at finde filen på dit skrivebord efter et par måneder. Ville du let kunne fortælle, hvad det er? Hvis ikke, omdøb.
For dokumenter, du opretter regelmæssigt, som noter til månedlige bestyrelsesmøder, kan det være lettere at skelne dokumenterne efter mødedato snarere end emne. Brug aldrig Måned-dag-år, da det sorteres først efter måned, derefter efter dag, efterfulgt af år. Brug i stedet år-måned-dato (med måned i tal), så du nemt kan sortere kronologisk. For eksempel: Brug 2012-10-27 Board Presentation.pdf i stedet for Oct27-12 Board Presentation.pdf eller 10-27-2012 Board Presentation.pdf . Det sparer dig masser af tid, når du gennemser og søger senere.
4. Version Control, Version Control, Version Control
Hvis du husker noget om filnavnet, så lad det være versionskontrol. Denne er let. Når du først opretter et dokument, skal det slutte med v1. For eksempel vil jeg navngive et forslag: ClientA Proposal_v1.ppt . Hver gang du gemmer ændringer og sender dem til klienter eller kolleger, skal du opdatere den til version 2, 3, 4 osv. Når dokumentet er gjort, skal du gemme ClientA Proposal_vf.ppt eller ClientA Proposal_final.ppt for let adgang senere. Fordi der ikke er noget værre end at skulle undre sig, om der var en version 14, eller om version 13 virkelig var den sidste.
