De bedste chefer har en politik med åben døre - ikke? Men hvad betyder det nøjagtigt i praksis? Betyder det at være en god manager, at dit team kan komme ind, sætte sig ned og "vælge din hjerne", når de vil?
Det lyder ikke særlig effektivt - og det er fordi det ikke er. Tilgængelighed kræver masser af tid og energi, to af dine mest værdifulde og begrænsede ressourcer. Det er vigtigt at erkende, om prisen / fordelen ved at give så meget til dine medarbejdere er det værd. Det er muligt, at din overinddragelse ikke bare frustrerer dem, men det forhindrer dig også i at have tid til at tænke kreativt og til at håndtere opgaver uden for at føre tilsyn med andre.
Heldigvis er der fire trin, du kan begynde at implementere i dag for at afhjælpe denne situation og få din ledelsesstil tilbage på sporet:
Trin 1: Nul ind på problemet
Det er let at sige, ”mit team har brug for mig” og involvere dig selv i alles arbejde. Det er sværere at tage skridt tilbage og undersøge, om du har råd til at gå lidt tilbage.
Selvbevidsthed starter med selvdiagnosticering. For at finde ud af, om du er for tilgængelig, skal du stille dig selv følgende spørgsmål:
- Spredes dine medarbejdere, når du kommer ind i pauserummet?
- Finder du dig selv regelmæssigt arbejde sent og i weekenderne for at få dit arbejde gjort?
- Ankommer du om morgenen for at finde en række medarbejdere, der venter ved din dør?
Hvis du svarede ja på nogle (eller alle) af disse spørgsmål, er du for tilgængelig.
Trin 2: Ændre dine vaner
Nu hvor du ved, at både du og dine medarbejdere kunne drage fordel af mindre engagement, skal du oprette grænser ved at oprette tidspunkter, hvor du er på dit kontor med lukket dør. (Arbejder du i en åben opsætning? Blokering af tid på din kalender som DND for at skabe den samme effekt.)
Men det stopper ikke der. Sammen med planlægningstiden til at gøre dit arbejde ved skrivebordet, skal du give dine medarbejdere den samme høflighed. Det er rigtigt, at du ønsker at holde kontakten med dit personale for at maksimere mulighederne for at anerkende godt udført arbejde, give kritisk feedback og identificere bekymringsområder - men du behøver ikke at være i deres ansigter 24/7.
En hurtig løsning til dette er at begynde at planlægge ugentlige 1-til-en-møder med hver af dine direkte rapporter. Gør det klart, at dette er et tidspunkt at tjekke ind i alle ikke-presserende spørgsmål samt stille spørgsmål - hvad enten det drejer sig om et aktuelt projekt eller et kommende virksomhedsinitiativ. I løbet af denne periode skal du sørge for at give personen din komplette, udelte opmærksomhed. Brug af 15 til 30 minutter på at diskutere arbejde vil få dit meget længere end at besvare engangsspørgsmål hele dagen, når du skynder dig fra en ting til en anden.
Trin 3: Bliv ved med emnet
Når vi taler om opmærksomhed, kompenserer for mange ledere, der overstrækker deres tilgængelighed ved ikke at lytte nok eller med deres fulde opmærksomhed. (Hvis deres medarbejdere altid opsøger dem, når ellers, besvarer de e-mails?). Begræns disse overdrevne konserveringer ved at være klar over, hvad der er (og ikke) passende emner for dit team.
For eksempel havde jeg engang en udøvende assistent, der gjorde det til en vane at dele dybt personlige, ikke-arbejdsrelaterede problemer med mig flere gange i løbet af dagen. Efter et par dage med denne opførsel foretog jeg to ændringer. Først oprettede jeg det ugentlige one-to-one-møde for at gå igennem hendes projekter og bad om, at hun skulle bringe noget, der var relateret til sit arbejde (det var ikke presserende), da. For det andet bad jeg hende om at gruppere sine bekymringer og begrænse dem til kontorrelaterede emner på disse møder. Det virkede. Hun stoppede med at komme til mig med personlige problemer, og vi voksede et stærkere samarbejde.
Nu er det ikke at sige, at du aldrig kan komme ud af emnet. Du er ikke en robot, og heller ikke dit team, og du bør skabe forhold til dem ud over deres to-do-liste. Ved at sætte klare grænser for passende tidspunkter for at tale om deres forhold, deres datingliv, deres Netflix-køer og deres weekendplaner, kan du spare dig selv for en masse afbrydelser. Det er så simpelt som at sige fra 9 AM til middag, jeg arbejder intenst med at overholde projektfristerne, så kontakt kun hinanden, hvis det virkelig er vigtigt.
Trin 4: Tag små skridt for at styrke (og retrain) dine medarbejdere
I hvor længe du har været ansvarlig, havde du fortalt dine medarbejdere, at de kan komme ind når som helst i løbet af arbejdsdagen og e-maile dig når som helst i fritiden. Du har ret til at tro, at du ikke bare kan sende en e-mail, der siger "Fra nu af skal du kun komme til mig med presserende spørgsmål og lad mig være i ro og arbejde resten af tiden."
Opmuntrer i stedet skift bit for bit. Når dit team kommer til dig med et spørgsmål i stedet for at give et øjeblikkeligt svar, skal du spørge, hvad han ville gøre. Hvis nogen kommer til dig i løbet af tiden, ville du bruge kalenderen som "DND", spørg om hun har brug for øjeblikkelig hjælp eller kan komme tilbage senere.
Når en samtale har taget en vending mod det personlige, skal du være ligetil med hensyn til dit behov for at overholde en frist eller løse et andet problem. Hvis du vil fortsætte samtalen, skal du dog sørge for at indstille et tidspunkt til at tale om det, helst i en ikke-arbejdsindstilling, såsom over kaffe eller til frokost.
Åbne dørs politik og aktiv lytning er fremragende styringsstrategier. Selv den bedste praksis, der er taget til det ekstreme, skaber imidlertid ineffektivitet og ineffektivitet. Et sted i bossuniverset findes der en balance mellem lige ret engagement og overmord. Men at vide, at det er OK og mere produktivt at få tid til at lukke døren - bogstaveligt og billedligt - er en god start.
