For nylig skrev en af mine kolleger, Kat Boogaard, om, hvordan succesrige mennesker afslutter alt deres arbejde senest torsdag, hvilket i det væsentlige indstiller sig til en fire-dages uge. Så meget af det, hun forklarer om at bruge fredag til at få et spring i gang den næste uge giver mening for mig, og selvom jeg ikke er helt der, er jeg interesseret nok til at arbejde hen imod det.
Men selvom jeg stadig vitterer væk ved must-do-opgaver de fleste fredage, fik hendes råd mig til at tænke på vigtigheden af at arbejde videre - om end bare for at undgå at lade en medarbejder eller klient holde dig op.
For når du er på dit spil og arbejder effektivt, er der intet mere frustrerende end at være immobiliseret, fordi nogen ikke kommer tilbage til dig. Men her er det: Du kan blive vred på det, du kan stønne og klage, eller du kan løse problemet. Og det er præcis, hvor man kommer ind.
Gør det til en vane at se på din kalender med frister og bemærke de ting, du ikke kan udføre på egen hånd. Det er de emner, der kræver godkendelse, feedback eller samarbejde inden afslutningen. Opret en separat opgaveliste til disse emner, fordi dette er de ting, du har brug for at prioritere, eller i det mindste, som jeg gerne sige, få bolden til at rulle videre.
At nå ud til de nødvendige parter i god tid inden din frist er smart og respektfuld. Det viser en forståelse af, at alle har travlt, og du forventer ikke, at nogen vil vende noget for dig ASAP, fordi du sendte en e-mail-anmodning.
Men selvom det ikke haster , skal du huske at give en dato - fed den i meddelelsen, hvis du er bekymret for, at oplysningerne går tabt. Det er her du har plads til at hjælpe dig selv: Jeg anbefaler, at du angiver en nødvendig dato et par dage før din endelige endelige frist. På den måde, hvis noget er sent, har du tid til at følge op og forhåbentlig få det, du har brug for i tide. Når du har sat ting i gang som dette, kan du henvende dig til andre projekter, som du er i stand til at håndtere på egen hånd.
På trods af denne forudgående planlægning kan der stadig komme et tidspunkt, hvor du sidder fast, fordi nogen ikke tager din frist alvorligt eller svarede på opfølgningen.
Eller måske informerer de dig om, at de blev "smækket" og har brug for "mere tid." Dette er, når du sender en høflig, men fast e-mail, der forklarer arbejdets tidsfølsomme karakter, og hvorfor du har brug for det. Ved blot at forbinde prikkerne mellem denne frist og et større team- eller virksomhedsmål kan det gå langt med at fremskynde en andens proces.
Det ser sådan ud:
Tak,
Stacey
En anden mulighed? Du kan sige, hvis jeg ikke hører fra dig, vil jeg planlægge at gøre / jeg vil fortælle, at vi venter på, før vi kunne komme videre. Med denne erklæring dækker du dine baser. Du har forsøgt at få de oplysninger, du har brug for, og hvis du ikke får dem, er du parat til enten at komme videre selv eller lade de relevante parter vide, hvorfor de holdes inde.
Hvis du er bekymret for, at du ikke får den rigtige meddelelse eller tone i din e-mail, kan du overveje at droppe e-mail og aflægge et personligt besøg på en kollegas skrivebord. Det kan give dig et hurtigere svar.
I slutningen af dagen, hvis du konstant sidder fast, fordi andre holder dig op, kan det være nødvendigt at have en samtale med personen om, hvordan dette påvirker holdets mål. Hvis du først sidder fast, skal du evaluere dit ansvar og sørge for, at du prioriterer på en måde, der tillader dig altid at have noget at gøre, så du ikke twiddler tommelfingrene på en onsdag eftermiddag eller skrumper i frustration på en fredag kl. 16.
Og sæt et eksempel: Respekter andres frister, og kommuniker, hvis du forudser et problem med at svare i tide. Det er bare god karma.
