En medarbejder sender dig en e-mail med spørgsmålet, om du er tilgængelig til et møde kl. 14.30, og din første tanke er: Hvordan skal jeg komme ud af dette?
Du har ikke blokeret det tidspunkt på din kalender, fordi du teknisk set ikke allerede er forpligtet til noget andet. Du har dog en liste over ting, der er planlagt til eftermiddagen, og nej, et overraskelsesmøde er ikke der.
Inden du automatisk (dog med forveksling) er enig, fordi du ikke tror, du har et valg, skal du huske at dette er sindet: Mens det er sandt, vil folk dømme en person, der afviser ethvert møde eller slår sig tilbage efter at have aftalt det, det er ikke det, der sker her. Hvis din teamkammerat beder dig om at være med lige i sidste øjeblik - og du forklarer, hvorfor du ikke kan det på en tankevækkende måde - er oddsene han eller hun vil forstå.
Med andre ord er det muligt at sige nej til et møde i sidste øjeblik og stadig ligner en holdspiller. Sådan gør du:
1. Når du er for travlt
Ja, der er tidspunkter, hvor møder er umagen værd og vil hjælpe teamet med at nå sine mål. Der er dog også situationer, hvor andre projekter prioriterer, og fordi vi alle sammen har været der, får de fleste det.
Tilfælde: Jeg lærte, at jeg kunne stoppe med at give et dybtgående svar på en e-mail ved at dele, at jeg var under deadline - hvilket var sandheden! De involverede mennesker kunne forholde sig og gav mig et pas. (De ønskede endda held og lykke med mit andet projekt!)
Den samme tilgang gælder, når du gerne vil afvise et møde en dag, hvor du er oversvømmet. Lav ikke nogen undskyldning. Vær ærlig og sig, ”Desværre bruger jeg hvert øjeblik, jeg skal forfaldne om to dage. Hold mig opdateret, hvis der er nogen måde, jeg kan være til hjælp senere på denne uge. ”
2. Når du ikke tror, du har brug for at være der
Ligesom en høflighed CC, tænker nogle kolleger undertiden, at det er dejlige ting at gøre med dig selv når det ikke er helt nødvendigt - og de har ingen idé om, at det skaber ekstra arbejde på din ende.
Den bedste tilgang her er både at anerkende deres gestus og bekræfte, at du ikke bliver fornærmet, hvis mødet fortsætter uden dig. Det lyder sådan: ”Tak så meget for at inkludere mig. Fra dagsordenen ser det ud til, at mødet vil være fokuseret på produkt, så jeg tror ikke, jeg vil være i stand til at tilføje noget til diskussionen. ”
En anden fordel ved dette svar er, at hvis du tager fejl, og arrangøren ønsker, at du bidrager, vil han være i stand til at rette dig op - og du ved det på forhånd, så du ikke bliver fanget.
3. Når du forsøger at deltage i mindre møder samlet
Succesrige mennesker undgår ekstra møder. Når du kender dette, har du måske besluttet at prøve at begrænse det antal, du deltager i hver uge.
Men som enhver anden ændring, du prøver at gøre, er du nødt til at indse folkene omkring dig. For eksempel er du nødt til at fortælle dine venner, at du hellere vil møde en gåtur end al-du-kan-spise nachos og drinks, fordi dit nye mål er at være sundere.
Så hvis du blot indkalder til møder en tidssug og siger nej, kan din kollega meget vel blive afskrækket. (Hun synes helt klart, at det er vigtigt - det var derfor, hun kaldte det i første omgang.)
Hold fokus på dit eksperiment ved at sige noget i retning af, "Jeg prøver at sætte en grænse for møder om dagen for at øge min produktivitet."
Hvis det er et møde på én, skal du følge op ved at spørge, om du kunne omplanlægge i et tidsrum, der fungerer bedre for dig. Og sig, at i mellemtiden er du glad for at starte samtalen via e-mail (du vil blive forbløffet over, hvor mange problemer der kan løses på denne måde!). Hvis en stor gruppe er inviteret, skal du spørge, om det er i orden for dig at sende tanker på forhånd, eller kommentere notater bagefter, alt efter hvad der ville være mere nyttigt.
Hvis du altid accepterer mødeanmodninger, kan tilbagegang føles lidt nervepirrende i starten. Så tænk over, hvad du opnår. Ikke kun kunne det redde dig fra et tidsspild i dag, men i fremtiden kunne det opfordre folk til kun at kontakte dig med relevante invitationer.
