I mit firma har vi en speciel gruppe af personer, der er kendt som ”Optrappings- og handlingsteam.” De er dedikerede til at løse vores organisations mest kritiske problemer, og for nylig måtte jeg forelægge dem et presserende.
Hvad var problemet, spørger du? Kort sagt, mit job er at trække resultatrapporter til vores klienter, der angiver forekomsten af sundhedsrisici og adfærd i befolkningen (dvs. højt blodtryk, præ-diabetes, stillesiddende adfærd). En rapport, jeg trak, ekskluderede mere end 75% af de mennesker, der burde have været i den.
Som du kan forestille dig, var dette ikke nøjagtigt ideelt. Jeg mener, hvis du bestilte en pizza, og kassen kun havde to skiver, når den blev leveret, ville du bare trække på skuldrene og sige "Åh, bedre end intet!"
Ligesom det er restaurantens ansvar at give dig hele den pizza, du har bestilt, er det mit job at give kunderne den mest detaljerede og præcise rapportering, så jeg bedst kan informere fremtiden for deres program og deres deltagers helbred.
Optrappingsteamet arbejdede flittigt for at løse problemet og holdt mig informeret hele vejen - jeg er glad for at rapportere, at problemet er løst. Og undervejs på grund af holdets gennemsigtighed lærte jeg lidt mere om problemløsningsteknikker.
Så næste gang du løber op mod en forhindring i stedet for at få panik, kan du prøve at tage følgende skridt for at tackle det.
1. Identificer problemet
Jeg ved. Du ser på mig og ruller dine øjne. Identificere problemet? Jeg ved allerede, hvad det er, din fjols. Men - gør du virkelig?
Når du definerer, hvad der er galt, skal du nedbryde det og være så specifik som muligt. I stedet for blot at sige "Denne rapport er forkert", havde jeg brug for at give teamet følgende oplysninger:
- Hvorfor er rapporten forkert? ”Det har ikke nok mennesker i det.”
- Hvordan ved du, at rapporten er forkert? ”Jeg ved, at X-beløbet deltog, men resultaterne af kun 25% af dette viser.”
- Hvornår har du brug for en opløsning af? ”Jeg har brug for at kunne vise klienten de nøjagtige data ved.
Som Michael Cooper, en udøvende forretningscoach, siger: ”Et veldefineret problem indeholder ofte sin egen løsning inden for det, og den løsning er som regel ganske åbenlyst og ligetil.” Ifølge Cooper er korrekt forklaring af et problem ”simpelt og enhver vanskelighed som opstår er fordi det kræver tålmodighed, gentagelse og grundig undersøgelse. Det er det vigtigste element i kritisk tænkning. ”
2. Gå til bunden af det
En enorm del af løsningen af et problem er at finde årsagen. Hvorfor skete dette?
Lad os hurtigt vende tilbage til pizzascenariet. Problemet er identificeret: Din pizza ankommer, og den mangler seks ud af otte skiver. Men hvorfor er kassen næsten tom?
Der er en meget stor forskel mellem "Ups, jeg greb ved en fejltagelse den forkerte kasse ud af bilen" og "Beklager, jeg spiste det meste af din pizza på drevet herover."
I scenarie A kan problemet løses ved, at leveringspersonen vender tilbage til sin bil og griber den rigtige kasse. I scenarie B er det vel nogen, der har brug for at skabe dig en helt ny pizza eller give dig alle dine penge tilbage. Eller begge dele faktisk. (Også din pizza fyr har muligvis brug for hans jobbeskrivelse læst for ham igen.)
Den løsning, du beslutter dig for, afhænger meget af årsagen. Og selvom det kan være lidt (eller meget) kedeligt at finde den skyldige, vil det gøre det meget lettere at finde løsningen. Tænk på at prøve at løsne en knude i dine hovedtelefoner - hvis du fortsat trækker i midten, bliver det bare værre og værre. Men er du startet ved slutningen af linjen, kan du fjerne den meget hurtigere.
3. Ring til en ven
Jeg kan virkelig godt lide at finde ud af tingene på egen hånd. Google er min bedste ven (jeg ved, du er jaloux), og jeg kan godt lide at grave gennem filer og systemer i et forsøg på at finde svaret. Men selvom jeg mener, at du selv skal prøve at indsamle så meget info, inden du bringer andre ind, er der grænser. Der kommer et bestemt punkt, hvor du bare spilder tid og løber i cirkler.
Fordi jeg kan gå tabt i et sort hul med grave, har jeg udviklet en regel: Søg i 30 minutter. Hvis der ikke er noget svar inden da, skal du ringe tropperne ind. Dine kolleger kan tilbyde dig forskellige perspektiver, som du måske ikke kan se, fordi du er så ukrudt med problemet. Derudover kan de have historisk viden, som du ikke har. Måske er denne samme ting opstået før, og de ved allerede løsningen. Spild ikke tid på at løse noget, der allerede er løst.
Der er kun så meget, jeg ved om bagenden af vores rapporteringssystem. Faktisk ved jeg meget lidt. Jeg havde ikke engang indsigt i, hvor jeg kunne se for at finde det magiske svar. Efter at jeg prøvede at køre rapporten, trak jeg eksperterne ind. Uden dem ville jeg stadig sidde her med en fyr.
Endelig, selvom du kan løse problemet på egen hånd, skal du stadig advare andre om det af nogle få grunde:
- Du ønsker ikke, at nogen, især din manager, skal blindsides af enhver påvirkning, det måtte have.
- Dine medarbejdere kan lære af din historie.
- Andre kan have gode ideer til, hvordan man forhindrer, at nævnte problem sker igen.
4. Løs problemet
Når du har fastlagt de trin, der skal tages for at begynde at løse problemet, skal du bede de relevante personer om hjælp. Måske bestemmer du, at du kan gøre det hele selv. Men hvis du ikke kan, skal du ikke tage det hele på som en slags martyr på arbejdspladsen. Hvis løsningen for eksempel kræver, at nogen laver en kodning, og som er helt fremmed for dig, skal du ikke prøve at gøre det . (Du kan lære at kode en anden gang.)
Sørg for, at når du delegerer, giver du alle de nødvendige oplysninger: alle baggrundsoplysninger, de ikke har, det ønskede resultat og den specifikke tidsramme. Alle skal være på nøjagtigt den samme side.
Problemer dukker op. Sådan er livet. At kende et par problemløsningsstrategier og hvordan man skal håndtere dem vil ikke kun gøre underverker for dine stressniveauer, men også for din karriere. Når alt kommer til alt, i en undersøgelse foretaget af Burning Glass Technologies, blev denne færdighed anført i de top 10 færdigheder, som arbejdsgivere søger efter i de fleste karriereområder.
Har du en anden tilgang, når noget går galt på arbejdet? Fortæl mig det på Twitter!
