Kald mig skør, men jeg har altid foretrukket søvn frem for koffein. Men med ukorrekte tidsplaner og stramme tidsfrister er det ingen let opgave at få seks eller flere timers søvn pr. Nat for en konsulent - bare spørg nogen af mine diætbrus og kaffe-afhængige kolleger. Mellem et krævende job og et endnu mere krævende hjemmeliv har jeg brugt meget tid på at prøve forskellige produktivitetshacks for at klemme så meget jeg kan ud af hver dag.
Mit yndlingsværktøj til at få tingene gjort? Den 10-minutters timer på min telefon.
Min “10-minutters regel” er temmelig ligetil: Hver opgave på din opgaveliste bør ikke tage mere end 10 minutter at gennemføre. Hvis det tager længere end 10 minutter, skal du have opdelt det i mindre opgaver eller delegeret det til en anden. Nøglen til denne regel er at håndhæve den, hvilket betyder at indstille timeren på din telefon til at slukke ved 10-minutsmærket. Niveauet for hastighed og fokus, som dette bringer til din dag, er intet mindre end forbløffende.
Når jeg først udfordrer mine hold til at sætte 10-minutsreglen i handling, bliver jeg typisk mødt med skepsis. Spørgsmål som ”Det er vanvittigt - kan jeg virkelig bygge denne store Excel-model i trin på 10 minutter?” Og “Fortæller du mig, at du også gør dette i dit hjemliv, tager 10 minutters brusebad og træner i 10 minutter? ”Florerer. (Svaret på begge disse spørgsmål er forresten “ja!”)
Vil du prøve det? Her er tre tip til, hvordan 10-minuters regel fungerer for dig.
1. delegeret
Langt den mest effektive måde at finde yderligere tid på din dag er at outsource de ting på din to-do liste, som en anden nemt kan gøre på 10 minutter eller mindre. For eksempel har jeg en meget succesrig og æret kollega, der hævder, at en linjepind for hans succes er, at han “siger” ja ”til alting, men kun faktisk udfører de opgaver, som kun han kan gøre bedst.” Alt andet, delegerer han.
Delegering er ikke så let som det lyder. Det kan være vanskeligt at give slip på en opgave, når du frygter, at en anden persons arbejde ikke vil være så god som dit eget. Det er nyttigt at huske, at "gjort er bedre end perfekt, " og den eneste måde, du vil gå videre i din karriere, er, hvis du slipper de ting, du har mestret, og tager nye udfordringer. Et andet skift fra tankegang, der hjalp mig, var at indse, at delegering skaber muligheder for andre. Nu tænker jeg aktivt på, hvilke opgaver og projekter jeg kan skabe til mit team, der vil hjælpe dem med at lære, vokse og fremme deres karriere (hvilket også hjælper med at rydde op i min plade). (Her er et par flere delegerede tip.)
En af de udfordringer, jeg ser mest med mennesker, der har problemer med at delegere - især dem, der er på entry-level-stillinger - er, at de glemmer, at de kan og bør delegere. Hvis du føler dig ukomfortabel med at bede en vejleder eller en overordnet om at gøre noget, kan du prøve dette: Start med at påpege, hvad du laver, og placer dit "spørg" som en anmodning om hjælp. For eksempel, i stedet for: "Jeg har brug for, at du kalder teamledere, " kunne du sige "Jeg arbejder på at trække dataene til denne analyse - ville det være muligt for dig at hjælpe mig ved at ringe til det andet teamledere?"
Som manager kan jeg fortælle dig, at jeg alt for ofte finder mig til at bede mine teams om at delegere noget op til mig, og jeg elsker det, når de skaber muligheder for mig at hjælpe.
2. Find den lette, 10-minutsopgave
Du kan være skeptisk i starten, men ved blot at ændre, hvordan du indrammer dine opgaver, vil du se, at næsten alt kan opdeles i 10-minutters opgaver. Har du brug for at undersøge et nyt emne? Start med 10 minutter på Google-scanning af nyhedsartikler, efterfulgt af 10 minutters notering af alt, hvad du kender, og de øverste få spørgsmål, du stadig har brug for at besvare, og derefter 10 minutter, der ringer til folk for at få råd om at besvare dine åbne spørgsmål (bonuspoint, hvis du var dygtig til at bemærke, at telefonopkaldet er en form for delegation!).
Sådan! Du har lige presset en opgave, der ellers kan have drøvet sig ind i timer på 30 minutter.
Denne tilgang fungerer også efter timer. Jeg har en kollega, der var så fascineret af 10-minutters reglen, og hvordan det hjalp hende i løbet af arbejdstiden, at hun besluttede at prøve det derhjemme. Hun tog sin timer ud et par morgener for at få tid til at udføre sin arbejdsrutine, og med et 10-minutters brusebad, 10-minutters morgenmad osv. Fandt hun, at hun var i stand til at skære sin almindelige ”klargøring” -tid, handel i stedet for eftertragtet søvn i stedet. Hun havde aldrig troet, at det var muligt at brusebad på 10 minutter - indtil hun prøvede det og indså, at det faktisk var temmelig let!
3. Brug denne timer
Brug af din timer er en kritisk del af reglen, så glem ikke det. Som alle i erhvervslivet ved, "vi gør det, vi måler."
Dette gælder også 10-minuttersreglen - du skal bruge en timer eller et ur til at holde styr på, hvor lang tid du bruger på ting. Smartphones gør dette lettere med deres indbyggede timer-apps, men ethvert ur med en minutshånd gør det. Uanset hvad du gør, gæt det ikke - for hvis dine cirka 10 minutter altid bliver 20, maksimerer du ikke din produktivitet.
Undertiden bruger du mindre end 10 minutter på en opgave (mere tid tilbage - yay!), Og nogle gange ringer alarmen, og du vil stadig være på telefonen (nej, jeg foreslår ikke, at du bare lægger på når alarmen går). Må ikke føle dig dårligt ved at løbe over - bare bemærk det til næste gang.
For eksempel, hvis en medarbejder har en tendens til at vandre, skal du forudse din næste samtale ved at fortælle hende, at du har 10 minutter til brainstorm. Hvad hvis du virkelig har brug for mere tid? Det er også fint: Sporing af din brugte tid giver indsigt i, hvordan du arbejder, så du kan planlægge din dag bedre næste gang.
Den 10-minutters regel i aktion
Et af mine yndlingseksempler på denne regel i aktion forekom for et par år siden, da et team, jeg arbejdede med, modtog det frygtede 16:00 telefonopkald fra en klient, der omdirigerede det arbejde, som vi ville præsentere morgenen efter. Ugh, så meget til en afslappende aften!
Der var to store stykker arbejde involveret, så vi delte vores hold på fire i halvdelen. Hvert af vores to underhold havde omtrent det samme antal PowerPoint-lysbilleder at opjustere med lignende mængder analyse, så det skulle have taget os omtrent den samme mængde tid at gennemføre.
Jeg sagde til min holdkammerat, at jeg virkelig ønskede at afslutte kl. 18.00, så vi kunne få middag, og han var enig, men var tvivlsom om vores evne til at få det til. Så vi sorterede siderne op, divideret med de to timer, der var tilbage om dagen, og fandt ud af, at hvis vi kunne opnå en hastighed på 10 minutter pr. Side, ville vi have tid nok til at færdiggøre det - plus en buffer til alt, hvad der viste sig at være særlig vanskelig. Reenergiseret, vi delte siderne, indstiller timeren og begyndte at krumme. For at lave et spil ud af det holdt vi en fortegnelse på tavlen om, hvor mange sider hver af os udfyldte under eller over 10-minuttersmærket.
Ved 18.00 var vi færdige - og følte os virkelig godt med det. Det andet hold, der ikke brugte 10-minutters reglen? De sluttede omkring 9.
Udfordringen er på. For din næste opgave i dag, tag din timer ud og prøv den selv. Uret tikker!
