Her er en trist virkelighed: Ledere tilbringer overalt fra 35% til 50% af deres tid i møder, og alligevel betragter ledere over halvdelen af disse møder som fejl.
Dette er ikke så chokerende. Alt for ofte befinder vi os i en brainstorming, der bare er lidt for lang, eller ikke lang nok, eller forvirrende eller frustrerende eller fuldstændig uproduktiv.
Der er selvfølgelig flere løsninger. Vi kunne annullere. Vi kunne omplanlægge. Vi kunne forvandle mødet til en e-mail-kæde eller en Slack-diskussion.
Det er alle passende trin i visse tilfælde. Men nogle gange er vi nødt til faktisk at gøre en indsats for at forstå, hvor vores møder kommer til kort, og arbejder aktivt for at løse dem. For trods alt kan vi ikke bare nægte at møde mennesker nogensinde - intet bliver gjort.
Hvis du leder efter den skyldige, så prøv at stille dig selv disse spørgsmål, og anvend disse tip til at køre mere effektive møder på arbejdet:
Spørgsmål 1-3 Før mødet
Ja, dit møde kan mislykkes, også før det starter. Her er hvad du skal tænke på, så snart du sender den invitation.
1. Føler du dig forberedt?
Er alle dine materialer indstillet? Er der en plan for, hvordan mødet vil gå? Er der et konferencelokale til rådighed og reserveret?
Din største ven vil være en dagsorden - du kan ikke have et godt møde uden et.
Den anden vigtige ting at forberede sig i forvejen er dit mål for mødet. Spørg dig selv (og måske skriv det ned): "Hvad er en ting, jeg vil udrette?" Det kan være noget lille, som at opdatere dit team, eller stort, som at komme med en strategi for at øge brugerengagement. Sørg for, at alle er på linje med dette mål, så du ikke prøver at dække modstridende ideer i en kort session.
”Du skal have et afsnit om det ønskede resultat, som er anderledes end dagsordenen, ” siger Devanté Lewis-Jackson, chef for Mid-Market Sales hos The Muse. ”En dagsorden diskuterer, hvad der vil finde sted under mødet, men det ønskede resultat skaber enighed om, hvad der skal gøres, før mødet er over. Dette hjælper især når samtalen bliver afsporet omkring dagsordenens emner. ”
2. Føler andre mennesker sig forberedt?
Ikke hvert møde, du kører eller deltager i, kræver, at folk gennemgår, udfylder eller henter materiale på forhånd. Hvis de gør det, anbefaler jeg dog stærkt at sikre, at alle har den rette tid og ressourcer til at gøre det (igen, brug den dagsorden!).
Men ofte skaber vi møder, inden vi overvejer kontekst og gennemsigtighed. Som et resultat kommer folk ind i samtalen i det forkerte hovedrum. Tag for eksempel en, der er ny og har nul baggrund i din virksomheds historie. Eller nogen der deltager i et sprintmøde og aldrig har arbejdet med et teknikhold før. De kommer sandsynligvis ikke til at komme meget ud af mødet eller bidrage med nogen værdifuld indsigt, eller de kan tage diskussionen af banen med deres indlæg.
Så før du går ind, skal du spørge dig selv følgende:
- Ved alle, hvorfor vi har dette møde?
- Ved alle, hvorfor de specifikt blev inviteret til dette møde?
- Er alle opdaterede om, hvad vi skal diskutere på dette møde?
- Kender alle alle andre på dette møde? Hvis ikke, hvad har de brug for at vide?
- Er der nogen spænding mellem mennesker, der kan hindre fremskridt på dette møde?
Hvis svaret er nej, kan du enten trække personen (eller personer) til side eller skyde dem en hurtig e-mail for at give dem lidt baggrund.
3. Er folk begejstrede?
Det er klart, at ingen vil hoppe op og ned ved tanken på dit møde, medmindre du holder en til kæledyrs hvalpe (i hvilket tilfælde jeg må spørge, hvor min invitation kom tabt).
Men dit team skal føle en slags måde at gøre det på, og forhåbentlig mere mod den positive ende af følelser. De er måske ikke i ekstase for at chatte kvartalsindtjening, men de kan være lettede for endelig at få en vis eksponering for vigtig information eller at have en plads til at stille deres brændende spørgsmål.
Hvis de stønner - og deres stønn har intet at gøre med at hade møder og alt at gøre med denne specifikke slags møde - grave lidt dybere. Det er muligt, dette ville være en gentagelse af en tidligere samtale og dermed spild af tid, eller visse medlemmer føler sig uforberedte, eller nogen bliver udelukket, og alle er oprørte over det. Det er endda muligt, at dit team er oversvømmet og har ikke båndbredde og energi til at sidde gennem en times lang præsentation. Uanset hvor den negative energi kommer fra, er du nødt til at adressere den, inden du går ind i rummet.
Spørgsmål 4-7 under mødet
Bare fordi du forberedte dig ordentligt, betyder det ikke, at du er klar. Der er flere ting, du skal være opmærksom på i øjeblikket for at sikre, at alt går glat.
4. Slår du alle de vigtigste punkter?
Du kom ind med et job at gøre - besvare et spørgsmål, brainstorm en idé, skitsere en ny proces, uanset hvad. Tegnet på et godt møde er et, der opnår dette inden for rammerne af din tidsbegrænsning.
At gøre dette er ret ligetil. Følg din dagsorden til en T (eller mindst så tæt som muligt). Hvert 10-15 minut skal du tjekke med dig selv for at se, om du stadig er emne. Hvis ikke, skal du styre samtalen tilbage og acceptere at sætte en pin i den tangens du var til senere. Enig om at besøge alt, hvad du gik glip af enten offline eller i et andet møde (og tildele denne opgave til nogen i rummet). Må ikke løbe over, medmindre alle andre kan blive enige om at mødes længere. Ved at tage mere af folks tid gør du det sværere for dem at overholde andre vigtige frister, som du måske har sat dem.
”Hele pointen med et møde er at tage en beslutning om noget, og hvad / hvem / hvordan handlingen udføres, ” siger Heatherlyn Nelson, Office Operations Manager hos The Muse. ”Kort sagt, hvis du ikke kan komme med handlingsmæssige ting eller beslutninger at tage, ikke hold et møde.”
5. Er alle (eller mindst de fleste af alle) opmærksomme?
At få 100% af publikum til at have alle øjne på dig, telefoner nede, på kanten af deres sæder, er sandsynligvis en strækning (vi er trods alt let distraherede mennesker), men næsten alle burde lytte til dig næsten alle de tid.
At få folk til at lytte kræver en lille indsats fra din side. Hold tingene korte og søde. Oversigt klare næste trin. Brug let at læse og forstå visuals. Forbud bærbare computere (hvis du kan).
Dette er en god læsning af, hvorfor ingen lytter til dine møder - og hvordan du løser det.
6. Stiller folk spørgsmål, og får de svar?
Jeg vil sige, at det er sjældent at have et møde, hvor ingen stiller et enkelt spørgsmål. Hvis det er tilfældet, er folk sandsynligvis ikke opmærksomme, og de vil sandsynligvis stille dig masser af spørgsmål, når mødet er samlet (og du bliver nødt til at læse nr. 5).
Men lige så vigtigt som det er at have et engageret publikum, er det også vigtigt, at man faktisk adresserer deres bekymringer. Alt for ofte siger vi ”Jeg kommer til det punkt senere” eller ”Jeg lover at jeg vil svare på det i slutningen” og aldrig vende tilbage til det. Så sørg for, at du dækker alle dine baser, selvom det betyder at skrive deres spørgsmål ned eller bede dem om at gentage det i slutningen af præsentationen.
Husk, at der kan være andre grunde til, at folk ikke stiller spørgsmål. Måske har du skabt et miljø, måske utilsigtet, hvor de ikke har det godt med det. Eller måske er folk så kastede af diskussionen, at de ikke er sikre på, hvor de engang skal begynde med at stille spørgsmål, i hvilket tilfælde du sandsynligvis har slappet af med at give dem kontekst (se nr. 2 for rådgivning om det).
7. Er der et markant mønster af, at visse mennesker taler op (eller overhovedet ikke taler)?
Du inviterede sandsynligvis alle ind i rummet, fordi du ville have deres mening eller input til et projekt - og i sidste ende vil ideerne og handlingerne, der kommer ud af dit møde, være stærkere og mere på linje, hvis alle spiller ind. Så du vil sikre dig, at alle bidrager mindst en gang i løbet af jeres tid sammen.
Dette lyder godt i teorien, men er ikke altid virkeligheden. Nogle mennesker er højere og mere tillid end andre, nogle mennesker er i højere magtpositioner end andre, og nogle mennesker føler sig ikke så inkluderede eller respekterede som andre i rummet. Tilfælde: Forskning viser, at kvinder er mere tilbøjelige til at blive afbrudt i samtaler end mænd.
Prøv at være den rigtige slags diskussionsleder. Luk vandrende kolleger. Afbryd ikke. Stick up for folk, der er afbrudt. Ring til folk, der ikke har sagt meget, eller som kan være mere sky. Dette gælder især for fjerne folk, der ikke er fysisk i rummet.
Husk også, at du også falder ind under denne kategori, selv som mødearrangøren! I nogle tilfælde er det fornuftigt at være den person, der taler mest, men selv da skal du sørge for, at alle stemmer i rummet bliver hørt og forstærket. (Her er nogle råd for at forhindre dig i at vandre og genkende, når du taler for meget.)
Spørgsmål 8-10 Efter mødet
Er der næsten! Hvis du ønsker, at dine møder skal være en homerun hver gang, skal du overveje nedenstående.
8. Tager alle de næste trin?
Du kan fortælle, hvornår et møde gik dårligt, når alle forlader rummet og går ud for at gøre tingene nøjagtigt, hvordan du ikke ønskede, at de skulle gøre det.
Undgå dette ved at være direkte og klar over de næste trin. Før følgende:
- Hvad skal der gøres?
- Hvordan skal det gøres?
- Hvornår har det brug for at blive gjort af?
- Hvem vil være ansvarlig for at gøre det?
- Hvem vil overvåge / spore succesens succes?
9. Var opnået det større formål med mødet?
Virker folk mere motiverede til at få ting gjort bagefter? Ser de ud til at arbejde mere effektivt? Er der mindre forvirring eller stilles der færre spørgsmål? Opnåede du dit oprindelige mål? Chancerne er, hvis svaret er ja, du gjorde okay (og hvis svaret er nej, skal du læse ovenstående afsnit for at finde ud af, hvor du gik galt).
10. Følte andre også, at mødet var produktivt?
Jeg adskiller dette spørgsmål fra ovenstående, fordi dette kræver, at du faktisk spørger folk, hvordan de følte sig om mødet, i stedet for at antage.
Det er vigtigt at få direkte feedback (især som manager). Det er muligt, at du følte, at mødet gik ubesværet, men alle andre er uenige - at høre, som vil hjælpe dig med at løse, hvorfor det ikke lykkedes, og hvordan du kan gøre det bedre næste gang. Sikker på, du kan ikke spørge alle, hver gang du mødes, hvordan det gik, men ved at gøre det en gang imellem vil du sikre dig, at du er på rette spor.
Ingen elsker møder, så hvorfor få dem til at stinke? Adresse disse spørgsmål head-on, og du er meget mindre tilbøjelige til at gøre dine møder mislykkedes.
