Her er noget godt ved smartphones: Nogen sender dig en e-mail, og mens du venter på linje eller i transit, kan du skyde et hurtigt svar tilbage og kontrollere det fra din liste.
Og nu til noget, der ikke er så godt ved smartphones: De lader dig reagere øjeblikkeligt.
Lad mig forklare. Skummer du nogensinde en indgående besked og affyrer et hurtigt svar, mens du venter eller går fra sted til sted? (Tilståelse: Jeg har sendt e-mails, mens jeg var på løbebåndet.)
Det virker praktisk, hensigtsmæssigt - endda hensyn - at komme tilbage til nogen ASAP. Hvis dit svar dog slipper alle formaliteter (og du ikke er på dette niveau), eller værre, svarer du ikke den anden persons spørgsmål; det får dig faktisk til at se dårligt ud.
Så her er de to gange, når du venter på at sende en e-mail tilbage, vil gøre et meget bedre indtryk.
1. Når du bliver spurgt om nye ideer
Din idé blev skudt ned. Forståeligt nok vil du komme tilbage derude og vise, at du har masser af andre gode tanker, der hvirver rundt i dit hoved. Så du skriver tilbage den første, der kommer op i sindet og siger, "Hvad med at prøve x i stedet?"
Men når nogen beder om nytænkning, vil hun have dig til at være, vel, tankevækkende. Og måske vil ideen, der hopper til dit sind stadig være din største udfordrer, når du er færdig med frokosten, afsluttet mødet, du skal til at hoppe ind i, eller sov på det. Men det er måske ikke det - og så bliver du nødt til at følge op på din opfølgning for at sige denne gang, du virkelig har tænkt det igennem.
Så hvis det ikke haster, skal du give dig selv tid til at formulere et svar. Skriv den oprindelige idé ned i kladder, så du ikke mister den, men lad dig selv brainstorme, så du kan få nogle af indstillingerne.
Vil du skrive tilbage med det samme for at bevise, at du er på toppen af det? Send en e-mail, der bekræfter kvittering, der siger, at du vil være i kontakt med nye ideer inden for en given tidsramme (som senere den dag, om 24 timer eller i slutningen af ugen). Hvis den anden person beder om en ny tilgang ASAP, kan du prøve en linje som "Fra toppen af mit hoved …" som viser, at det er et hurtigt forslag, ikke en fuldt udflettet tonehøjde.
2. Når den anden e-mail er virkelig lang
Forestil dig dette: Du skriver en lang besked, der berører flere følsomme eller komplekse punkter, og nogen reagerer “Fantastisk!” Kun 30 sekunder efter, du har sendt send. Du vil sandsynligvis undre dig, om den anden person rent faktisk læste, hvad du skrev.
Men når rollerne vendes, kan du måske glemme den følelse og være fokuseret på at styre din indbakke effektivt. Så skummer du en lang e-mail, og da intet springer ud over dig, skriver du tilbage "Lyder godt!" Og tjek det fra din liste.
Og det er godt - indtil du er klar over, at du accepterede noget, du ikke tidligere havde diskuteret eller har et spørgsmål om et af punkterne.
Brug en af de to følgende strategier for at undgå dette problem og gøre et bedre indtryk. Hvis du ved, at nogen ønsker et svar tilbage hurtigst muligt, kan du prøve ovenstående forslag - bekræft modtagelse og del, når du muligvis kan gennemgå e-mailen mere fuldstændigt. Det lyder sådan: ”Tak så meget for at sende det videre. Jeg er i møder hele morgenen, men vil følge mere grundigt op senere i dag. ”
Strategi to er bedst, når du har gennemgået e-mailen, den fungerer for dig, og dit hovedmål er at demonstrere, at selv hvis du reagerer hurtigt, har du virkelig læst den. I dette tilfælde skal du nævne en bestemt ting - uanset om det er, at du er enig i punkt 1 eller værdsætter opdateringen i punkt fire. Og medmindre du er berømt for dine hurtiglæsefærdigheder, skal du stadig give det mindst få minutter.
Ja, at holde ud med et svar for at få et bedre indtryk forekommer intuitivt, fordi aktualitet er en dyd. Men til sidst er det lettere for alle involverede, hvis du tager dig tid til at sende en tankevækkende e-mail, snarere end et hurtigt svar, et spørgsmål, når du senere læser e-mailen fuldt ud, og en afklaring, når du først har tænkt på det. Så klip dig selv en pause og giv dig selv tid til at behandle det - åh, og korrekturlæs dit svar.
