Da en medarbejder gjorde opmærksom på en ældre e-mail-produktivitetsartikel af George Kao, der var ved at gøre rundene igen, fik det mig til at indse, at indbakke-kampen er reel. Jeg kom lige tilbage fra en tre-ugers bryllupsrejse i Japan, så jeg ved førstehånds lige hvor sandt dette er. Der er en reel mulighed for at administrere din indbakke, og hvis ikke en kunst nøjagtigt, så er en uddannelse. I løbet af vores rejse kiggede min mand, der dybest set stræber efter indbakke nul på alle tidspunkter, over min telefon, ser e-mail-ikonet og det nummer, der svæver et eller andet sted omkring 400, og ville være forfærdet.
”Det stresser mig ud, ” sagde han, og jeg kunne praktisk talt se sveden perle på hans pande. Men jeg var på ferie! Og jeg havde en ufravigelig respons på - for min arbejdskonto og min personlige adresse! Ingen forventede noget fra mig, og jeg var komfortabel med at vende ned mod det stadigt voksende antal efter min tilbagevenden.
Selvfølgelig er indboksdetaljer, skønt kedelige til tider, også krævende. Det betyder ikke noget, hvis du tjekker dine beskeder mandag formiddag efter at have tændt hele weekenden eller midt på eftermiddagen på en tilfældig torsdag. Hvis du ikke ved inden for få sekunder, om meddelelsen kræver - hvad så ikke er det, fortjeneste - et svar, spilder du sandsynligvis dyrebare arbejdsminutter med at prøve at finde ud af det.
Underteksten til Kaos stykke, "Hvordan man regelmæssigt kommer til indbakken Nul" mindede mig om vigtigheden af blot at vide, hvad jeg skal svare på, og hvornår. Denne opmærksomhed kan betyde forskellen mellem en overfyldt indbakke og en pæn og ryddig en. Her er hurtige tip, der hjælper dig med at beslutte.
1. Se efter spor
Nogle gange er de indlysende. En af mine kolleger videresender en hel del e-mails, der vedrører begivenheder, studier og rapporter, men hun bemærker altid: ”Du er velkommen til at arkivere.” Først følte jeg mig som om jeg måske var uhøflig ved ikke at svare mindst med det mest perfunctory af svar ("Tak!"), men jeg indså hurtigt, at hendes åbenlyse note om arkivering betød, at hun ikke ønskede eller havde brug for et svar.
Hvis du ikke har sådan en direkte ledetråd, skal du læse den igen og virkelig tænke over, hvordan dit svar ville påvirke noten. Hvis det ikke ville gøre det - siger, en person i din afdeling deler simpelthen et projekt, han arbejder på, og du har i øjeblikket ikke noget af værdien at tilføje, skal du ikke trykke på svaret bare for at anerkende modtagelse.
2. Sniff et spørgsmål
Som med ovenstående vil dette ofte være ligetil. Hvis der er et klart spørgsmål, som du har til hensigt at besvare, er det naturligvis nødvendigt at svare, og måske et hurtigt på det - eller et inden for 24 timer. Da ikke alle, der når ud til dig, garanteres at skrive de mest veltalende eller til-punkt-e-mails, er du muligvis nødt til at sile gennem afsnit for at se, om der er noget der, du kan svare på.
Hvis du har bestemt, at der ikke er noget spørgsmål, men at du har dine egne spørgsmål, skal du under alle omstændigheder svare for at få afklaring. Det er værd at følge op og tilføje nogen til en indbakke, hvis det har potentialet til at redde fremtidige misforståelser.
3. Tal - hvis du ønsker at blive hørt
Dette er det trickiest af bunten, men når du først får fat i det, bliver det som anden natur. Mange gange modtager du e-mails, der tydeligvis ikke beder noget om dig. Du kan modtage et svar på noget, du har indsendt, feedback på et projekt, du har afsluttet, rådgivning til håndtering af en situation, intel om et afdelingspecifikt mål. Hvis du ikke har noget nyt at tilføje samtalen, eller hvis du rent kan tage kommentaren og fortsætte med dit job, kan du føle dig tryg ved ikke at svare.
Men hvis du på den anden side føler dig tvunget til at udtrykke dig - for at klarlægge dig selv eller uddybe en beslutning, du har taget eller give ny indsigt - skal du selvfølgelig trykke på svar-knappen. Dette kan især være tilfældet, hvis dit arbejdsmiljø er et, der tilskynder til selvstændig tænkning og bidrager til emner, der diskuteres.
Det skal være en selvfølge, at nyhedsbreve, masse-e-mails eller noget der føles som valgfri læsning ikke nødvendiggør et svar. Hvis du finder det nyttigt, kan du oprette mapper i henhold til Kaos forslag, og organisering af din indbakke og vedligeholdelse af den føles praktisk talt automatisk.
En anden ting at overveje er dette: Sæt dig selv i stedet for afsenderen. Hvis du havde været den, der sendte denne meddelelse, ville du være på udkig efter et svar? Mens der helt sikkert er tidspunkter til at udtrykke tak, hvis du regelmæssigt korresponderer med nogen eller har en masse frem og tilbage - hvoraf nogle kræver et mere gennemtænkt svar - kan du sandsynligvis forlade e-mailen alene og passe på ikke at sende en unødvendigt to-ord svar til nogen, der som dig sandsynligvis prøver at opnå indbakke nul.
