For et par uger siden diskuterede min ven og jeg vores fælles foragt til møder, og hun sagde: ”Jeg har bare lyst til at have den samme samtale igen og igen. Når de ikke er gjort korrekt, kan de være sådan tidsbrændere. ”
Jeg kunne ikke være mere enig. Ved tidligere job, når en kalenderinvitation skulle vises i min indbakke, udsendte jeg ofte et højt suk (hvilket altid er godt i et åbent kontormiljø). Derefter ville jeg bruge dyrebar tid på at finde ud af, hvordan man undgår at acceptere det.
Jeg siger ikke, at alle møder er værdiløse. Nogle er absolut, hænderne er nødvendige. Og nogle gange er de bare den eneste måde at få tingene til. Men jeg tror også, at der er plads til os til at være utroligt mere effektive ved at stille os selv disse tre spørgsmål før hver enkelt.
1. Hvem har brug for at være her?
Tip: Sandsynligvis ikke så mange mennesker, som du tror. Det er nøglen til at være opmærksom på, hvem du beder om at være der, så du kan garantere, at det er så produktivt og meningsfuldt som muligt for alle parter. Ingen skulle lade være med at tænke, "Nå, det var et kolossalt spild af min tid."
Fordi denne følelse ikke er god for den enkelte, gruppen eller virksomheden. Forestil dig alt det arbejde, der kunne udføres, hvis du kun havde fire personer i rummet i stedet for 10. I en tidsperiode på 60 minutter er det seks timer mere, der kan bruges til at udføre arbejde.
Lad os for eksempel sige, at du brainstormer om firmaets nye logo. Den grafiske designer er der for at sikre, at han forstår visionen. Branding-direktøren er der for at sikre, at den overholder virksomhedens retningslinjer. Men har du brug for HR-manager der, fordi hun lægger logoet på alle stillinger? Nix. Når det er afsluttet, kan du bede hende om at skifte det gamle ud for det nye. For nu, lad hende være - hun har arbejde at gøre!
Hvis du ikke er arrangøren, skal du vurdere, om din tilstedeværelse er afgørende. Nogle gange inviterer kolleger dig simpelthen fordi de tror, du vil være der. Men du kan afvise, hvis du synes, det er passende (dvs. hvis du ikke har nogen idé om, hvad du vil bidrage med, eller hvis du bare er overvældende travlt).
I situationer som dette siger jeg noget i retning af, ”Hej der. Jeg tror, jeg vil være i stand til at håndtere dette alene. Hvis der er en bestemt grund til, at du gerne vil have mig til at være til stede, så lad mig det vide! ”
Og så tag den gratis time og kom tilbage til slibningen.
2. Hvad er målene?
Hvad prøver du nøjagtigt at opnå? Det er afgørende at identificere målene på forhånd. Det kan holde dig på opgaven og hjælpe med at forme hele samtalen. Ellers kan du sidde der og rusle i 45 minutter om, hvordan Leonard altid nynner med Titanic- temasangen. (Får mig også hver gang. Slip aldrig, Jack!)
”En effektiv dagsorden stiller klare forventninger til, hvad der skal ske inden og under et møde, ” forklarer Roger Schwarz, forfatter af Smart Leaders, Smarter Teams: Hvordan du og dit team får unstuck for at få resultater.
”Det hjælper teammedlemmer med at forberede sig, tildeler tid med omhu, hurtigt får alle til det samme emne og identificerer, når diskussionen er afsluttet. Hvis der stadig opstår problemer under mødet, øger en veldesignet dagsorden teamets evne til effektivt og hurtigt at tackle dem, ”siger Schwarz.
Måske vil du bare have, at alle skal levere statusopdateringer på projekter med højeste prioritet. Eller du skal tage en beslutning - i dag - om, hvilken kontoadministrator, der vil blive tildelt en enorm, ny kunde.
Find ud af din destination og kom derhen. (Og det er også nyttigt, hvis du deler dine planer med resten af de deltagende, så de ved, hvad de kan forvente, og hvis der er noget, de skal gøre på forhånd.)
Og her er et tip: Hvis du ikke kan svare på en grund til at mødes, så annullér den af kærligheden til alle ting chokolade.
3. Hvad skal jeg forberede?
En tidligere kollega af mig plejede at blokere tid for at blive klar til møder med andre mennesker, og jeg ville altid undre mig over, hvorfor. Og så deltog jeg i en flok, hvor jeg enten helt glemte, hvad vi diskuterede sidste gang, og var nødt til at gøre en sammenfattning, eller jeg (pinligt) ikke afsluttede en handling. I alle disse tilfælde endte vi med at skulle lægge mere tid på vores tidsplaner.
For at sikre, at dette ikke sker, skal du dukke op forberedt. Måske gennemgår noterne fra sidste uges session, så de er friske i dit sind. Eller måske er det at lave en liste over talende punkter og svar, du har brug for. Uanset hvad det er, gør det tid til at gøre det. Det lønner sig big time.
Som et eksempel overvåger jeg min afdelings peer-uddannelsesprogram, og jeg arbejder hårdt for at forny det. Om to uger har jeg min en-til-en med min vejleder for at diskutere mine forslag. Jeg har samlet feedback fra studerende og samlet mine tanker, og det næste trin er at kortlægge strukturen og tidslinjen på papir.
Hvis jeg nærmer sig hendes tomhåndede, bruger vi sandsynligvis bare tiden på at sprede ideer fra hinanden, som ikke nødvendigvis er dårlig , i sig selv, men heller ikke hjælper mig med at komme videre.
Jeg lover dig - jeg kan godt lide at arbejde med mennesker. Men en af mine største kæledyrspæle er ineffektivitet, især når det er let at forhindre. Hvis din tidsplan ser lidt for fuld ud, eller hvis du hver gang du møder har flashbacks til at vente på, at klokken ringer i gymnasiet, kan det være tid til at tage et skridt tilbage og begynde at stille dig selv disse spørgsmål.
Og hey - hvis du har flere spørgsmål som dette, som du stiller dig selv, så lad mig vide, hvad de er på Twitter!
