I en tid hvor produktivitetsapps og multitasking er den nye normale, spørger folk ofte, hvad min ”hemmelige sauce” er for at få så meget gjort. Selv om uendelige timers hårdt arbejde kan opbygge sejhed, kan det også føre til udbrændthed - verdens mest produktive arbejdstagere er ikke dem, der arbejder 18-timers dage og skryter af det fredag aften.
Hvis du vil blive en meget produktiv person, på arbejde eller i livet, kan jeg kun anbefale en ting: Lær at delegere. Kraften er ikke kun i offloading-opgaver, men får styrken til at vælge, hvad der er - og ikke - værd din tid.
Denne epiphany kom til mig, mens jeg var på college, hvor brugen af virtuelle assistenter gjorde det muligt for mig at outsource aspekter af mit lille online firma, samtidig med at jeg var opmærksom på de dele af virksomheden, som jeg virkelig nød. Jeg lavede en liste over alle de ting, jeg kunne lide at arbejde på, eller vidste, at jeg var nødt til at gøre mig selv, og tildelte resten. Jeg var tilsluttet!
Faktisk tror jeg på det så meget, at jeg er grundlæggeren og administrerende direktøren for Zirtual, et firma, der forbinder travle mennesker med virtuelle assistenter. Mit håb er, at - selvom delegering virker skræmmende eller ukendt - snart vil du opdage, at det er et hurtigt spor at komme tilbage til at gøre det, du elsker mest!
1. Gør tingene konkrete
Skitsér dine mål, mål og forventede resultater pr. Dag, uge, måned og kvartal. Dette giver dig en idé om de udfordringer, du og dit team står overfor, og i sidste ende, den overordnede organisations mål.
Aflæsning af din opgaveliste er mere end bare at lette din belastning. Delegation handler om empowerment, da det giver dit team en mulighed for at udvikle sig som individuelle ledere - på samme måde som det giver dig mulighed for at være en mere virkningsfuld leder.
Ligesom i skolen har erhvervslivet sine formaliteter: Visse projekter skal afsluttes på specifikke måder. Som en stærk leder kan du beholde denne samme formalitet uden at blive betragtet som en mikromanager. En mulighed er at planlægge en-til-en ugentlige private møder for at diskutere ugens dagsorden, mål og fremskridt. Et andet er at oprette retningslinjer for, hvordan du forventer, at det færdige projekt skal se ud. Mens du helt sikkert kan inkludere foreslåede trin, så lad dine medarbejdere finde deres egne metoder til at få det til.
For ledere, der frygter delegation, vil dette give dig en mulighed for nøje at føre tilsyn med projekter, mens du stadig giver dit team plads til at styre deres egne opgaver.
2. Husk, at delegation uden tillid er børnepasning
Når du tildeler en opgave til en medarbejder, er det vigtigt at sætte tiden i at indstille ham eller hende til succes for at undgå mikromanering på linjen. Mennesker vil stige til kravene til opgaven, hvis du giver dem mulighed for at gøre det. Hvis udlevering af en vigtig opgave skræmmer dig (og det vil være, hvis det er en, du personligt har arbejdet på), skal du starte langsomt. Tildel en del af opgaven først, eller start med et mindre ansvar. Når du først ser, at din medarbejder er i stand - og det er han eller hun helt sikkert! - vil du føle dig mere komfortabel med at give mere.
Slip ideen om, at du kan gøre alt - du kan ikke. Tag dette som en test af ydmyghed, og accepter det faktum, at du ikke med succes kan styre et hold uden at være aflastet. Management kaldes ofte gange babysitting på kontoret, men det er absolut under din kontrol, og det første skridt til at omdanne til en ægte leder er at tildele ansvar.
3. erobre din frygt
Frygt for delegering viser sig på mange måder. Svækkende tanker som "Jeg kan gøre det bedre selv" eller "Jeg kan ikke svigte, " eller "Jeg vil ikke være afhængig af nogen anden, " eller "Jeg kan ikke stole på dem, " vil hindre din evne at gøre det korrekt. Accept vil styrke dig, give dig ro i sindet, give dig mulighed for at være fri til at se det større billede og forberede dig til at mestre det.
Den hurtigste måde at overvinde sådan frygt er at evaluere afkastet. Det er ikke, om du kan udføre opgaven på egen hånd eller ikke (hvis du virkelig ville, kunne du). Men spørg dig selv: Hvad er afkastet ved at gøre det? Husk, at der er en forskel mellem at du gør det bedre, og at du gør det anderledes. Ofte er det færdige produkt ikke det, du ville have produceret, men det betyder ikke, at det ikke er lige så godt eller effektivt.
Fokuser din personlige energi og opmærksomhed på opgaver med høj afkast: strategi, nyansættelser, partnerskaber eller organisationsstruktur. Du er nået op på dette niveau ved at have tillid til dig selv og andre, der har tillid til dig. Frigør din tidsplan for at tage højde for disse problemer på højt niveau ved at tro, at dine medarbejdere får de lave afkastopgaver, der er gjort for dig lige så godt, som du ville have. Delegation fra en manager kan ofte være en bro til at opbygge stærkere relationer på holdet, samt blive en mulighed for mentorskab.
4. Lav delegering til vane
Succesfulde delegatorer planlægger deres opgaver med et øje på de ting, de kan tildele andre. Hvis aflæsning føles unaturlig for dig, vil opsamling af et par nye vaner gøre det lettere at identificere opgaver, du kan dele. Som et resultat vil du være en bedre manager for dit team og en mere effektiv og fokuseret leder.
Til at begynde med, hvis du har folk i supportroller under dig, så lad dem gøre deres job! Hvis du har en assistent, så lad ham håndtere administrative opgaver ved at give ham adgang til din kalender - og give ham beføjelse til at hjælpe med at styre den. Eller, hvis du ikke har et menneske til at hjælpe dig med administrative opgaver, kan du tjekke alle de apps, der er specielt designet til at styre din dag og holde tingene organiseret. Selv processen med at gemme forskellige mål i forskellige apps hjælper dig med at øve dig i rumafdeling og lade nogen (eller i dette tilfælde noget) hjælpe dig.
Aflæsning af administrative opgaver hjælper dig med at holde fokus på de større mål, der ligger foran dig. Delegatorer har succes, fordi de har en klar synslinje og ved, hvordan de bedst kan fordele deres tid.
Som en god manager er det dit job at lede forandring og motivere folk på forskellige måder. En del af at gøre det effektivt er at tilbyde dine medarbejdere nye muligheder for at lære og tage større udfordringer. Dit team bliver glad på grund af de yderligere muligheder for at vokse. På samme tid har du frigivet mere af din tid til at fokusere på det større billede af at føre dit team til et større produktivitetsniveau.
Så nej, delegation er ikke blot muligheden for at losse arbejde på en anden. Det er en mulighed for at maksimere produktiviteten i en hel gruppe eller et system. Det er evnen til at sprede vigtige opgaver blandt et sæt hænder, plukke og vælge de mest passende steder.
