Du er på linje i Starbucks. Du er den første, der kommer til et møde. Du vågner bare op.
Hvad har alle disse situationer fælles?
Du tjekker også din e-mail - og stønner af tanken om at skulle gennemgå det hele.
Hvem bruger ikke en betydelig del af deres tid væk fra skrivebordet til at styre - eller jeg skal sige at forsøge at administrere - e-mail på en telefon? Det er umuligt at komme væk fra. I stedet for at lade det lille underretningsnummer (som bliver ved med at blive højere og højere) stresse dig ud, kan du blot ændre den måde, du håndterer det på.
Her er fire metoder, jeg har lært for at hjælpe mig med at forblive lidt mere fornuftig.
1. Få din telefon til at læse meddelelser til dig
Hvis du vil udnytte din pendling til og fra arbejde fuldt ud, skal du overveje at bruge Talkler. Det er en app, der læser dine e-mails til dig. Og det stopper ikke bare der, det giver dig også mulighed for at slette dem, mens du går eller svare med optagelser. Det betyder, at du kan holde begge hænder på rattet (eller holde undergrundsstangen) og stadig være produktive på vej til kontoret. Og gode nyheder: Det fungerer på udvekslingsplatforme såvel som de fleste firmaets e-mail-udbydere.
2. Læs og handle med det samme
Forestil dig dette: Du står i kø og venter på kaffe. Så kigger du på din e-mail, men derefter, før du endda kan afslutte læsningen, er det din tur til at bestille. Så kigger du igen, mens du venter på at hente den - hver gang du læser de samme ord igen. Men selvfølgelig har du aldrig tid til at svare, så du tjekker den samme e-mail, når du kommer tilbage til dit kontor.
At læse e-mails igen og igen sparer dig ikke noget tid. I stedet for at antage, at det ikke haster, flytter jeg meddelelser, der kræver svar på en mappe kaldet "e-mail-opgaver." Hvis den krævede handling skal håndteres af en anden på dit team, videresender jeg beskeden til dem lige der og der. Og hvis meddelelsen ikke kræver nogen handling, sletter jeg den med det samme eller arkiverer den. Hvis du ikke har tid til et af ovenstående trin - læg din telefon væk i øjeblikket.
3. Indstil filtre
Ud over at arkivere alt selv, skal du også tage dig tid til at oprette et system, der automatisk filtrerer dine meddelelser i specifikke mapper. (Hvis du har brug for hjælp til at komme i gang, så tjek dette eller dette). Der er ingen grund til dig til manuelt at sortere virksomhedsdrevne e-mails fra presserende notater, når din telefon er klar til at fungere som din personlige assistent. Mens jeg anbefaler, at du gør dette generelt - det gør virkelig en forskel på din telefon, da du prøver at minimere indgående e-mail.
4. Opret en dedikeret e-mail-underskrift
Din mobile e-mail-signatur kan være både en gatekeeper og en syndebukk. At gøre det klart, at du bruger en telefon vil styre den anden persons forventninger. Det advarer dem om, at ethvert skrivefejl sandsynligvis er autokorrekt, og at du ikke er i stand til at sende en vedhæftet fil, der bor på dit skrivebord.
Nu er dette ikke en undskyldning for at skrive “ur” eller “mig 2” - men en forklaring, hvis du laver en mindre fejl. Du kan gå med det grundlæggende, ”Undskyld venligst alle skrivefejl. Dette er et hurtigt mobilsvar, eller det endnu mere kortfattede, "sendt fra min telefon."
Selv hvis du bare begynder at bruge en af disse metoder, vil du se en øjeblikkelig forbedring af, hvordan du reagerer på indgående e-mails. Pludselig vil du i stedet for at føle dig stresset, når noget andet kommer ind i din indbakke, fortsætte som normalt, vel vidende, at der er et stærkt system på plads.
