Selv hvis du ikke er i en position, der kræver hårdt antalknusning, har du sandsynligvis været nødt til at bruge Excel mindst en eller to gange i din karriere. Det er et af disse programmer, der har så mange forskellige anvendelser på tværs af forskellige brancher.
I et af mine gamle job beskæftigede vi for eksempel ikke Excel til dets traditionelle brug af beregning af økonomiske data eller oprettelse af grafer. I stedet brugte vi et antal regneark til at spore medarbejders kontaktoplysninger samt forfaldsdatoer og kommende projekter i horisonten. Og selvom det bestemt er et nyttigt værktøj, har det nogle begrænsninger - hvilket bringer mig til min nye favoriterstatning: Google Sheets.
Da jeg først begyndte at bruge den, sparkede jeg mig selv for ikke at have skiftet før. Det er strømlinet, enkelt og mobilvenligt. Selvom det ikke er en perfekt erstatning for Excel, er der en række situationer, hvor det uden tvivl er den bedre mulighed.
Her er, når jeg anbefaler at gøre det til det valgte regneark:
1. Du samarbejder
I min tidligere position råbte jeg ofte frem og tilbage på tværs af aflukke med mine kolleger for at finde ud af, hvem der forlod Excel-filen, vi arbejdede med, åben på deres computer. Selvom vi alle havde adgang til regnearket, var det grunden til, at vi ikke altid havde adgang til den mest aktuelle version, da kun en person kunne opdatere den ad gangen. At prøve at sortere gennem flere gemte iterationer var en enorm besvær - for at sige det mildt.
Så medmindre du er en stor fan af at sende filer frem og tilbage, eller gemme nye versioner af det samme regneark flere gange om dagen, er Googles vej at gå. Det er skybaseret, hvilket betyder, at flere personer kan få adgang til og bruge filen på samme tid - enhver og alle ændringer afspejles i realtid.
Der er også en mulighed for at efterlade kommentarer, så hvis du har et spørgsmål om, hvorfor en af dine partnere ændrede et nummer eller tilføjede en kolonne (eller noget virkelig), kan du tilføje en hurtig note. Der er desuden en måde at se revisionshistorikken i, hvis du gerne vil vende tilbage til en tidligere version. Dens funktionalitet gør kommunikationen til en leg.
2. Du trækker data i realtid
Dette er en af de fedeste funktioner, som jeg kun opdagede for nylig: Fordi programmet i sagens forbindelse er forbundet med Google, kan du indtaste formler til lageroplysninger, RSS-feeds eller endda bruge Googles oversætningsfunktion.
Hvad dette betyder er, at dit ark automatisk kan trække data, som du muligvis har samlet og samlet manuelt før. Jeg er klar over, at dette er en nichebrug, men lad os sige, at du vil holde øje med et par bestande; alt hvad du skal gøre er at indtaste formlen og navnet på lagerets ticker og voila: Du har oprettet din egen personlige tracker, der opdateres i realtid (så længe du er tilsluttet internettet).
3. Du skal opdatere ofte
En af de første ting, jeg brugte Google Sheets til (på personlig basis) var at holde styr på min yogaundervisning; Jeg ville optage placering, studie, timer og antal studerende af fremtidige skattemæssige årsager samt ophobning af undervisningstimer. Ark gav det mest mening for mig på grund af den gratis mobilappfunktion såvel som det enkle format.
Mens du bruger en telefon til komplekse formler sandsynligvis ikke er ideel, var det perfekt til hurtige og hyppige opdateringer, mens jeg var på farten.
Hvis du trækker en computer ud for at tilføje et lille stykke data lyder som en opgave, finder du Ark, der er nyttige til dets bekvemmelighed og øjeblikkelige synkronisering; Når du først har tilføjet oplysningerne, opdateres de overalt, ikke kun på din telefon.
Dette kan være praktisk, hvis du holder en løbende liste over mennesker, du møder ved netværksbegivenheder eller klientmiddage; dit ark kan have navn, dato, sted og alle oplysninger, du vil huske på for opfølgende e-mails. Eller du kan bruge det til at spore udgifter og rejse miles til forretningsrejser.
Indstillingerne for, hvordan du kan bruge programmet på farten, er uendelige; i modsætning til de fleste apps (f.eks. budgettering, lavelse af lister osv.) kan du oprette så mange kolonner og rækker, som du har brug for.
4. Du har et budget
Jeg holder dette kort og sødt: Ark er gratis; Excel er det ikke.
Hvis din virksomheds betaler og foretrækker Excel, ønsker du selvfølgelig at udsætte dem (medmindre du er i stand til at stille et klart argument for omskifteren). Men hvis det ikke er tilfældet, synes valget så klart.
For diehard Excel-brugeren er jeg sikker på, at du har masser af grunde til, at du står ved dit program - og det er fornuftigt at holde sig til det, især hvis du er i en økonomi- eller dataanalytikerposition og bruger tusinder af celler værd af data, som ark bare ikke kan håndtere så godt.
Men for nogle af os giver det bare ingen mening at bruge et skrivebordsbaseret program i et miljø, der i stigende grad samarbejder. Det kan muligvis gøre dit job lidt lettere - og hvem vil ikke det?
