Lad mig fortælle dig en historie: Engang havde en medarbejder en meget vigtig dato efter arbejde. De var lige ved at slukke for deres skærm og tage på deres frakke, da deres kollega stoppede ved at bede om “to sekunder” af deres tid. Medarbejderen sagde, hvorfor ikke, de kunne spare to sekunder. Og at "to sekunder" blev til et møde på en halv time, der involverede flere trin og forlod medarbejderen uhyggelig undskyldning til deres dato for at dukke op sent.
Javisst, jeg lavede denne specifikke historie, men den er ikke langt fra virkeligheden. Faktisk sker dette hele tiden på mit kontor - og også uden for kontoret.
Problemet er den måde, vi taler om tid på. Vi kan lide at tro, at vores anmodninger er korte, lette eller kræver lidt indsats, men fordi vi aldrig bliver specifikke om, hvor meget tid vi har brug for at gøre noget, ender alt normalt med at det tager længere tid end forventet.
Så hvis du vil begynde at forlade arbejde til tiden (og styre din tidsplan generelt), er du nødt til at stoppe med at lade folk slippe af sted med at sige følgende til dig:
1. “Jeg har brug for dette ved slutningen af dagen”
Spørg tre personer på dit kontor, hvad "slutningen af dagen" betyder for dem. Havde de det samme svar?
Jeg gjorde dette sammen med mine kolleger og fik følgende tre svar:
- 17:00 (en time før du forlader arbejde)
- 18:00 (når du faktisk forlader arbejde)
- 12 AM (når dagen fysisk slutter)
Pointen er, at når nogen fortæller dig at få noget til dem ved udgangen af dagen, kan det betyde noget.
Følg op med
Det er her en simpel lad os komme på samme side- udsagn kan gøre vidundere: "Jeg definerer slutningen af dagen som kl. 17 - fungerer det for dig?"
2. "Kan du få dette til mig ASAP?"
Igen kan ASAP betyde forskellige ting for forskellige mennesker. Det indebærer haster - og alligevel bruger vi det ofte, når noget virkelig ikke er så presserende.
Følg op med
Husk den person, at du ikke bare sidder tom og venter på brand ved at nævne, hvordan dette passer ind i dine prioriteter. Hvis det virkelig er en ASAP-situation, skal du stole på, at de giver dig besked.
Prøv: “Baseret på min tidsplan kan jeg få dette til dig inden 10:00 på onsdag. Hvis du tror, du har brug for det før, kan jeg gøre det! Men jeg bliver nødt til at omjustere mine prioriteter for at få det til. ”
3. "Dette tager kun to sekunder"
Lad os indse det: Intet tager to sekunder at gøre. Selv nysning tager længere tid end dette.
Følg op med
Noget i retning af: ", så hvis det virkelig er en hurtig samtale, kan jeg have det nu - men hvis ikke, kan det vente?"
4. "Hurtigt spørgsmål til dig …"
Hvis du læser min historie ovenfor, ved du, at hurtige spørgsmål sjældent er hurtige.
Følg op med
Det samme som ovenfor, spørg dem nøjagtigt, hvor lang tid deres spørgsmål kan tage at dække.
5. "Jeg kører fem minutter sent, undskyld"
Chancerne er, at denne person ikke kommer på nøjagtigt fem minutter.
Følg op med
Få en fornemmelse af, hvor de er, og hvis de er værd at vente på: "Vi vil gerne have dette møde færdig kl. 16 - hvor er du i øjeblikket, og skal vi starte uden dig og indhente dig senere?"
Dette går begge veje også. Hvis du fanger dig selv ved hjælp af dette sprog, skal du tvinge dig selv til at afklare. Fordi jo mere vi begynder at tale om tid realistisk, desto bedre kan vi alle samarbejde om at styre hinandens forventninger.
