De fleste af os har på et eller andet tidspunkt oplevet et øjeblik, en dag eller endda en længere periode, hvor vi følte, at vi var fladt ud for at kommunikere. Måske forstod nogen ikke dine intentioner. Eller samtalerne viste ikke, hvordan du ønsket. Eller de resultater, du anmodede om, kom ikke som forventet.
Du kan prøve og pege fingeren mod noget andet, men hvis du har bemærket et konstant mønster af kommunikationsfejl med forskellige mennesker, er oddsene det, du laver. (Og selvom du er temmelig god til at udtrykke dig selv, kan du altid stå ud for at være lidt bedre.)
Her er fem almindelige fejl og alle måder, du kan begynde at løse dem i dag:
1. Du er ikke opmærksom
Du ved, hvad du vil komme over - og for at være ærlig er det den eneste halvdel af samtalen, du virkelig er fokuseret på. Som et resultat hører du kun halvt, hvad folkene omkring dig siger, og du engagerer dig ikke effektivt i samtalen.
Løsningen
At være opmærksom på andre mennesker og virkelig lytte til, hvad de har at sige, er kritisk for at opnå en gensidig forståelse og samtalestrøm. Nu er der en masse råd om, hvordan man ser engageret ud, som at tage hyppig øjenskontakt eller nikke dit hoved i enighed. Men mit yndlings tip er at bekymre sig mindre om at virke interesseret og faktisk stille ind. Som Celeste Headlee sagde i en nylig TED-tale, ”Der er ingen grund til at lære at vise, at du er opmærksom, hvis du faktisk er opmærksom. ”
Så minimer distraktioner og læg din telefon væk. Test dig selv ved at prøve at gentage den anden persons punkt med en sætning som "Hvis jeg forstår, hvad du siger …"
2. Du kommer ikke til punktet
Du droner enten og igen om noget irrelevant, eller du deler ellers detaljer, der ikke er nødvendige. Som et resultat er din mening skæv, og den anden person mister interessen.
Løsningen
Forsøg at kommunikere så kort og præcist som muligt. Dette er effektivt af flere årsager. For det første tvinger det dig til at forstå, hvad du virkelig prøver at komme over: Hvis du ikke tillader dig selv at have nogen plads til at ramle eller vige off-topic, holder du dig til de vigtigste oplysninger. For det andet reducerer det muligheden for fejlkommunikation. Hvis du kun skriver to sætninger, er det meget sværere at miste din mening end hvis du skrev seks stykker. For det tredje viser det respekt for den anden persons tid. Endelig tilskynder det til gensidighed. Ved at være mere kortfattet opfordrer du andre i din organisation eller gruppe til at være lignende kortfattede. Så uanset om du skriver en e-mail eller forbereder dig på at holde en tale, så spørg dig selv, om du kan klippe yderligere fluff.
Relateret : 5 tip til skrivning af kortere e-mails, der ikke kommer over som uhøflige eller pludselige
3. Du tilskynder ikke til to-vejs kommunikation
Hvis du er en chef, der kun giver kommandoer, eller en medarbejder, der aldrig stiller spørgsmål, lukker du døren for en meningsfuld dialog. Det meste arbejde kræver en form for udveksling, og du ønsker ikke at blive betragtet som utilnærmelig.
Løsningen
Jeg foreslår ikke, at du svarer på hver eneste e-mail, eller at du skal stille to spørgsmål, der stilles til hver opgave, du tildeler. I stedet for at fokusere på at få folk til at føle sig velkomne til at stille spørgsmål eller give mere information. Tip: En måde at tilskynde til denne adfærd er at modellere den. Hvis du tager det første skridt, vil andre mennesker føle sig mere komfortable med at gøre det samme.
4. Du bruger ikke den rigtige platform
Der er snesevis af forskellige medier til at få en meddelelse på tværs, og de fleste af os bruger dem alle dagligt, uanset om det er i samtale med vores venner, kære, kolleger eller bekendte. Og de fleste mennesker har en præference ("Jeg får ikke Twitter!" "Jeg ringer ikke, jeg sender kun tekst." "Jeg tjekker aldrig min personlige e-mail.")
Løsningen
I stedet for at vælge din personlige favorit, skal du altid stræbe efter at vælge det medium, der er bedst egnet til situationen. F.eks. Behøver du muligvis ikke at indkalde et personligt møde for at fortælle dine ansatte om en ny politikændring, når en e-mail ville være tilstrækkelig. Du kan springe onlinemeddelelser over dine kolleger sent på aftenen, når du ikke har brug for et svar før arbejdstid. Før du vælger e-mail, telefonopkald, personlige møder, chatbeskeder, tweets eller tekster, skal du overveje, om din kommunikationsmetode vil påvirke den anden persons reaktion.
5. Du beder ikke om feedback
Ingen er perfekt. Du følger muligvis alle de "bedste praksis" -råd, du kan finde på internettet, men der vil altid være små personlige områder til forbedring.
Løsningen
Gå ud af din måde at bede dine kolleger og overordnede om feedback (dette kan være så formelt eller så uformelt, som du gerne vil). For eksempel kan du bede om tip under en årlig præstationsgennemgang, eller du kan med tilfældighed engagere dine klienter i samtale og spørge dem, om der er noget, du kan gøre for at gøre partnerskabet stærkere eller parametrene mere tydelige, eller du kan endda spørge dine kolleger direkte hvordan de foretrækker at få information. Du vil aldrig være perfekt, men hvert skridt, du tager for at blive bedre, er et skridt i den rigtige retning.
Når du begynder at anvende disse strategier, skal du ikke blive modløs, hvis du ikke ser en øjeblikkelig vending. Som enhver anden færdighed kræver kommunikation praksis for at se forbedringer; og selv når du forbedrer, vil ændringerne være små og subtile til at starte ud. Efter ensartet, målrettet indsats finder du dig selv at gøre bedre førsteindtryk og føle, at du er i stand til at få dit punkt på tværs. Ikke kun det, men de omkring dig vil også se, og det vil gøre alt dit hårde arbejde værd.
