Der er få ting mere frustrerende end at bruge timer på at skrive (og slette og omskrive) den perfekte e-mail med fem sætninger - og så ikke få det svar, du forventede. Du troede, at din manager ville være begejstret, men i stedet lyder hun, godt, irriteret.
Hvad skete der? Sendte du din besked på det forkerte tidspunkt? Har du ikke gjort din anmodning klar nok? Var din hilsen for venlig? Har du afgivet den forkerte stemning?
Overraskende nok kan problemet komme ned på noget meget enklere: et par ord. Ord der er meget sandsynligt i en e-mail, som du allerede har sendt i dag.
For nylig skrev jeg en artikel om ord, der gav det forkerte indtryk i e-mails, og jeg var chokeret over, hvor mange fagfolk (især arbejdsgivere og ansættelsesledere) tweetede mig med flere forslag til at føje til listen.
Hvad var nogle af de mest almindelige ord, de bragte? Læs dem og græd.
1. Også
Jeg indrømmer det: Jeg har en afhængighed af ordet “også.” Det er kommet til det punkt, hvor jeg er nødt til at lave en særlig korrekturlæsning over mine e-mails for at sikre, at jeg ikke har inkluderet det mere end én gang i en given meddelelse. Brug af “også” for ofte kan virke som om du anmoder om for meget, og hvis du er ved den modtagende ende af alle disse handlinger, kan det være overvældende at beslutte, hvad du skal tackle først.
Overgangsord er dog nødvendige for e-mails, så hvad skal en e-mail-afsender gøre? Et par af mine yndlingsalternativer inkluderer "derudover", "yderligere", "bygger på det" og "på en anden note."
2. Sandsynligvis
Meget som "forhåbentlig" (som jeg talte om i den anden artikel) tilføjer dette ord en grad af usikkerhed til hvad du siger, når der ikke behøver at være det.
For eksempel, i stedet for at sende en e-mail, der siger: "Jeg kunne sandsynligvis få dette gjort i dag kl. 17, " vær mere konkret med din frist. Tag ”sandsynligvis” helt ud. Eller, hvis du virkelig ikke er sikker på, om du bliver færdig med din deadline, skal du give dig selv en ny frist, eller i det mindste lidt mere fleksibilitet. Selv det at sige, at du vil blive gjort "i slutningen af i dag" eller "i morgen, når du ankommer til kontoret" lyder meget mere ligetil end et "sandsynligvis." Værste tilfælde: Du overvurderer den nødvendige tid og leverer varerne tidligt. I arbejdshistorien har ingen nogensinde klaget over det.
3. Prøv eller prøv
Yoda sagde engang, ”Gør eller gør ikke, der er ingen forsøg, ” og han havde et godt punkt.
“Prøv” eller “forsøger” falder ind under det samme territorium som ”sandsynligvis”, da det ikke giver nogen indikation af, at du føler dig sikker på, hvad du laver. Faktisk påpegede flere arbejdsgivere, der tweetede på mig, at når en medarbejder bruger en eller anden sætning, antager de bare, at han eller hun ikke kan gøre det, der blev spurgt, periode.
Vil du virkelig, at din chef tvivler på dig på grund af et enkelt ord? Lad mig svare det for dig: Nej. Næste gang du finder dig selv at bruge "prøv" i en e-mail, skal du tage den ud. Hvis du virkelig er usikker på, om du kan gøre det eller ej, så spørg dig selv hvorfor - hvis det skyldes, at du mangler vigtig information eller specifikke færdigheder, skal du nå ud til de relevante parter og finde ud af, hvad du har brug for at få eller opnå for at vende dit "Prøv" ind i et "gør." Hvis det ikke er muligt, vil din manager vide det med det samme. Så længe du forklarer hvorfor (eksempel: "Jeg har ikke plads til at få adgang til det delte drev"), vil han eller hun forstå og enten hjælpe dig med at fjerne forhindringen eller bare tildele opgaven igen.
4. Ærligt
Hvis der var noget ord, der konkurrerede med "bogstaveligt talt" om det mest almindeligt misbrugte udtryk, ville "ærligt" være der oppe. Folk spreder det i e-mails hele tiden som fyldstof, og efter et stykke tid begynder søgen efter at vise ærlighed føles inauthentisk - som om du lader nogen indtaste en stor hemmelighed, det er slet ikke nogen hemmelighed.
Ærligt, klip det ud.
5. Tænk
Folk taler om kvalificerende sætninger hele tiden ("Jeg er ikke sikker på, om dette er en god ide, men …"), men en der ser ud til at dukke op ofte er "jeg tror …" Jeg havde ikke rigtig tænkt på denne indtil en ansat manager tweetede det på mig, så jeg gik gennem e-mails fra mine ansatte for at se, om det var sandt.
Sikker nok, der var det. ”Jeg synes, vi skal gå videre.” ”Jeg synes, vi skulle sætte os ned og tale om dette.” ”Jeg tror, vi kommer tæt på.” Der var flere e-mails, hvor folk brugte denne sætning opad tre gange i et afsnit. Og mens jeg bemærkede, at begge køn brugte det, havde kvinder en tendens til at skrive "jeg tror" meget hyppigere.
Næste gang du sender en besked, skal du bare slippe "Jeg tror …" og dele dine synspunkter. Når alt kommer til alt, hvis e-mailen kommer fra dig, vil den, du sender den til, straks tilskrive alle tanker i den til dig !
De siger, at mindre er mere, og jeg tror ærligt, at det sandsynligvis også er den bedste måde at prøve at gøre dine e-mails kortere på. Se hvad jeg gjorde der?
