Forleden mailede jeg en kollega med et par spørgsmål og modtog svaret, "Jeg er mere en telefonperson - kan du ringe til mig om dette?"
Jeg må sige, jeg var lidt chokeret.
Det er ikke ofte, at du møder nogen, der foretrækker at hente telefonen for at drive forretning. I betragtning af valget ville jeg gætte, at et flertal af medarbejderne på den typiske arbejdsplads vælger e-mail via et telefonopkald enhver dag. Og det giver mening: E-mail er hurtig, effektiv og bærer ikke chancen for akavede tavshed eller distraherende baggrundsstøj.
Men på trods af den overvældende præference for e-mail, er der et par situationer, der bare fungerer bedre, når du henter telefonen.
1. Det er presserende
Cirka 60% af mennesker venter to hele dage med at svare på en arbejdsrelateret e-mail. Så hvis du sender en e-mail, der har brug for et svar ASAP - selv med en emnelinje, der inkluderer "presserende!" - er der en god chance for, at du vil blive opdateret din indbakke igen og igen i de næste 48 timer og krydse fingrene for et svar.
På den anden side kan det, at du foretager et telefonopkald om en kritisk sag, hjælpe dig med at formidle en følelse af uopsættelighed, sørge for, at den anden person ved nøjagtigt, hvad han eller hun skal gøre, og besvare spørgsmål uden at ty til en uendelig e-mail-kæde . Når du lægger på, kan du være sikker på, at alle er på samme side og forstår, hvad der skal ske for at løse problemet.
2. Du får ikke noget svar
Måske sendte du en e-mail med en anmodning, der ikke er nøjagtigt presserende, men på et tidspunkt har du brug for et svar - og efter et par dages tavshed får du mavesmerter.
Der er kun så mange gange, du kan opfordre til anmodningen sammen med en anden e-mail, der siger: "Hej, ville bare følge op på dette - har du haft en chance for at se på det?"
Hvis du ikke modtager et svar efter den oprindelige e-mail og en opfølgende meddelelse, skal du som standard et telefonopkald. Du har en meget bedre chance for at få et øjeblikkeligt svar - eller i det mindste sætte det på din medarbejders radar som et problem, der har brug for hans eller hendes opmærksomhed.
3. Det tager mere end et par sætninger
På et tidspunkt har du sandsynligvis modtaget en roman af en e-mail, der tog dig 20 minutter at læse - og stadig efterlod dig med spørgsmål ved afmeldingen i slutningen. Udsæt ikke andre for denne tortur.
Hvis det, hvad du har brug for at formidle, tager mere end et par afsnit - siger du forklarer nuancerne i en opgave eller afklarer en afdelingsproces til nogen på et andet hold - er det ofte mere effektivt at hente telefonen. Det gør det muligt for den anden person at stille spørgsmål, og fra tonen i hendes stemme, når du lægger på, kan du være sikker på, at hun forstår det helt.
4. Du ønsker kandidat-feedback
Måske har du en strålende idé til en artikel eller en salgsgrad, og du vil se, hvad din kollega synes, inden du kommer i gang.
Med en e-mail kan du muligvis få et svar som "OK. Det lyder godt. ”Selvom svaret er positivt, rejser det ikke nogen bekymringer eller giver anledning til yderligere forslag. Kort sagt, det er ikke særlig nyttig feedback.
Et telefonopkald - som af natur beder om mere end et hurtigt, ikke-forpligtet svar - vil give dig mulighed for at høre din medarbejders stemme, dykke dybere ned i nyanserne i din idé, adressere eventuelle spørgsmål, din kollega har, og samlet set få mere tankevækkende, ærlig feedback.
5. Du ønsker at opbygge et forhold
E-mail er fantastisk til hurtig og effektiv kommunikation. Men nogle gange har du brug for et mere personligt touch - som når du når ud til en ny fjernkollega eller firmaklient.
Sikker på, du kan skrive en perfekt flot introduktions-e-mail. Men et telefonopkald kan hjælpe dig med at formidle en varme og ægthed, som e-mail ikke kan - og det kan ikke hjælpe dig med at opbygge et faktisk forhold til personen på den anden side i stedet for at blive endnu en e-mail-kontakt i hans eller hendes adressebog .
6. Du ønsker ikke en oversigt over samtalen
For bedre eller værre er e-mails for evigt bevaret et sted derude, klar til at blive citeret eller videresendt på et øjeblik.
Så hvis du har brug for at diskutere fortrolige eller følsomme oplysninger, der ikke hører skriftligt endnu - som rygter om en virksomhedsfusion eller en medarbejder, der rekrutteres af et konkurrerende firma - er et telefonopkald bedst.
Dette gælder også for afslappede samtaler, du hellere holder privat, som når du har brug for hjælp fra en medarbejder til at imødekomme en anmodning i sidste øjeblik og ønsker at forklare omstændighederne i situationen - som f.eks. ”Jeg hader at spørge dig til en fordel kl. 16.45, men min manager droppede bolden på Smith-forslaget, og vi er nødt til at trække det sammen i aften. ”
Det kan være sandt og hjælper bestemt med at forklare konteksten af anmodningen, men det er ikke nøjagtigt noget, der skal gøre vej tilbage til din manager ved hjælp af en videresendt e-mail-kæde. På telefonen kan du være ærlig uden at chancere dine ord for at komme til det forkerte sted (ja, så længe du lukker kontordøren).
Aaron Kwittken, administrerende direktør og administrerende partner hos Kwittken, opsummerer det måske bedst: "Alt hvad du er nødt til at tænke to gange om det, alt hvad du synes kan være følsomt, alt hvad du synes kræver dine forhold til færdigheder … absolut skal du hente telefonen."
