Det er ikke altid nemt at arbejde op for at delegere arbejde.
Du bliver muligvis nødt til at kæmpe for din egen mikromanaging, perfektionistiske tendenser, modstå trangen til at give dine ansatte en 17-trins oversigt eller smerteligt detaljerede instruktioner. Du bliver nødt til at slutte fred med det faktum, at bare fordi nogen gør noget andet, betyder det ikke, at han eller hun gør det forkert .
Men hvad sker der, når det endelige udkast kommer over dit skrivebord, og det bare er dårligt?
Hvad hvis det er fyldt med skrivefejl? Hvad hvis layoutet er forkert, eller dine retningslinjer er ignoreret flagrant? Hvad hvis din medarbejder fulgte dine retningslinjer, men resultatet er stadig undervejr?
Det er virkelig fristende at fange dette ansvar tilbage og se dette som en bekræftelse af, at du havde ret hele tiden - ingen kan stole på, og hvis du vil have noget gjort rigtigt, skal du gøre det selv!
Sæt din rulle langsomt, ven. Før du kaster delegationshåndklædet, skal du arbejde dig igennem disse syv trin.
1. Tal personligt (eller mindst på telefonen)
At fortælle nogen, hun har brug for for at gentage sit arbejde, er altid lidt vanskeligt, og det kan være svært at udtrykke tålmodighed, empati, varme eller humor via e-mail.
Hvis du ikke kan mødes personligt, skal du sigte mod en videochat eller et telefonopkald. På den måde kan du temperere den akavede samtale med en varm og venlig stemme.
2. Start med noget, du værdsætter
Hvis det er muligt, komplimenter noget virkelig specifikt, såsom den skrifttype, han valgte, hans perfekte grammatik, eller det faktum, at han vendte dette ind i forvejen, så han kan gentage denne succes i fremtiden.
Når du starter samtalen på en positiv note, skaber du et sikkert rum, så du kan levere de andre, mindre positive nyheder uden at udløse forsvarsevne. (Bare sørg for at være ægte og ikke sammensætte noget rart som en del af en "komplimentssandwich.")
3. Gentag, hvad du ledte efter og hvorfor
Beskriv derefter, hvordan arbejdet ikke svarer til dine forventninger, idet det er så specifikt som muligt. "Jeg vil gerne se nogle ændringer" er ikke næsten så konstruktiv som, "Jeg leder efter en sjovere, mere engagerende tone, en mere lokkende introduktion og mere kortfattede sætninger."
Så i stedet for at sige markedsføringspræsentationen ”gik glip af mærket” og lade det være der, mind din medarbejder, hvor vigtigt det er at fokusere på målgruppen. Hvis meddelelsen ikke når dem - så er det alt det hårde arbejde er for ingenting. Derefter kan du dele nogle skift, du gerne vil se, såsom yderligere lysbilleder på påvirkningen.
4. Bed om ideer til ændringer
Ser din medarbejder også forbedringsområder? Eller er han usikker på, hvordan og hvor han ville gøre tingene anderledes?
Mens du ønsker at give specifik feedback, modstå trangen til at påpege hvert eneste sted, du gerne vil se ændringer. Del i stedet nogle specifikke forslag, og bed ham derefter beskrive, hvilke muligheder han ser for at forbedre projektet. Dette vil hjælpe dig med at kontrollere, om du er på den samme side - og det vil hjælpe ham med at lære at opdage potentielle fejltagelser for sig selv i fremtiden.
5. Spørg hvad der føles mest udfordrende
Af de ændringer, du har bedt hende om at foretage, som føles mest skræmmende eller forvirrende? Kæmper hun med redigering af kopier? Forstår hun den software, hun har brug for?
Giv hende en ny mulighed for at bede om afklaring og hjælp.
6. Giv det endnu en gang
De første par gange, du delegerer, kan du måske bare sparke dig selv og tænke: "Det er hurtigere, hvis jeg gør dette selv!" Og ja, første gang du træner - og korrigerer - nogen kan det tage mere tid, end hvis du havde gjort det arbejde på din egen.
Når først den anden person forstår, hvad du vil have, og hvordan man gør det, vil du dog kunne dele flere og flere projekter ud og frigøre tid til at udføre det arbejde, du virkelig elsker.
7. Tjek det andet udkast og ros, vejledning eller overdrift
Hvordan har du det med din delegations andet forsøg? Hvis hun er 80% af vejen der (og dette projekt er en, hun bliver nødt til at replikere), gentag trin 1 til 6. Ellers skal du minde dig selv om 80/20-reglen, prise hendes forbedringer, nævne de ekstra skift, du tilføjer, og færdiggør arbejdet selv.
Hvis resultatet er 50 til 80% af vejen dertil, skal du dele den mening. Sammen kan du og din delegerede beslutte, om det er værd at endnu et forsøg, og derefter arbejde gennem trin 1 til 6 igen.
Hvis resultatet stadig er mindre end 50%? Kaution. Din tid er bedre brugt på at finde nogen anden, der skal tildele dette projekt til eller revidere, hvis dette virkelig er en opgave værd at delegere.
Med denne plan skal du være i stand til at få de resultater, du ønsker anden gang. Og forhåbentlig hjælper disse samtaler dig med at få bedre resultater herfra og ud - første gang.
