Hvis du er ny med at styre, er det sandsynligvis sikkert at sige, at du har kæmpet med delegation. Da dit teams præstationer reflekterer direkte på dig, er du nødt til at sikre dig, at du håndterer alt selv, ikke?
Jeg gætter på, at du ikke har den slags tid. Plus, det team af mennesker, du administrerer? Du har dem af en grund.
Jeg ved, jeg ved - det er svært at give slip på kontrollen. Men ved at delegere opgaver til dem omkring dig, kan du hjælpe dem med at være mere produktive, give dem muligheder for at vokse og give dem mulighed for at være en integreret del af din virksomheds resultater - alt sammen en del af dit job som manager. Plus, som en bonus, frigør du lidt tid til faktisk at være chef.
Hvis du er en kontrolfreak, er det tid til at gå tilbage og få nogle af disse irriterende opgaver væk fra din tallerken. Her er, hvordan du indstiller dig til en vellykket delegation.
Sæt dine undskyldninger til hvile
Hvis du tøver med at delegere, fordi du ikke tror, at andre kan udføre opgaven "rigtigt", har du ikke gjort dit job som chef. En del af din jobbeskrivelse er at undervise, guide og uddanne dine medarbejdere, så de får de nødvendige færdigheder til at udføre opgaver såvel som (eller bedre end) dig.
Eller måske er du bange for, at aflevering af for mange opgaver vil gøre din position irrelevant - hvad skal du gøre med en tom opgaveliste?
Må ikke bekymre dig om den situation heller. Det er vigtigt, at du har tid til de store billeder: at guide dit teams projekter, hjælpe med at nå større mål, ansætte de rigtige mennesker og holde processer flydende. Plus, når du har lidt fritid, vil du være i stand til at bruge det på at coache dine teammedlemmer en-til-en, hvilket vil gøre alle mere effektive i det lange løb. Husk, selvom du ikke selv udfører opgaver og projekter, er du afgørende for slutresultatet.
Vælg den rigtige person til jobbet
Dette er reglen nr. 1, når det kommer til delegering: Tildel opgaver baseret på hver persons bedste evner, eller - hvis det er relevant - baseret på de færdigheder, folk forsøger at udvikle. For eksempel, hvis du delegerer beslutninger om en konferencebegivenhed, der skal komme op, skal du vælge en person, der konsekvent negler logistik, og som har det godt med leverandører, eller tildele det til den person, der har bedt om muligheden for at påtage sig en større begivenhedsplanlægningsrolle.
Det er også vigtigt at overveje dine medarbejders nuværende arbejdsbelastning. Måske har nogen ikke fået en stor opgave på et stykke tid og har ikke virket fuldt engagerede. At stille hende ansvaret for det næste vigtige projekt vil fylde hendes tid med meningsfuldt arbejde og give hende en chance for at skinne, hvilket kan give et meget behov for produktivitetsforøgelse. På den anden side, hvis nogen er overbelastet med projekter, vil hun ikke gøre sit bedste arbejde, uanset hvor flot hun er.
Når den medarbejder, du vælger, har færdigheder (og tid) til den delegerede opgave, er det mere sandsynligt, at hun lykkes - og du vil føle dig meget mere sikker på at lade hende overtage det.
Vis dem det store billede
Før du begynder at uddele opgaver, er det vigtigt at forstå nøjagtigt, hvad du tildeler. Nu betyder det ikke, at du er nødt til at beslutte, hvordan en given opgave skal udføres (det er det, du delegerer!), Men du skal svare på følgende spørgsmål: Hvad spørger du specifikt? Hvorfor skal dette gøres? Hvad er det bedste resultat? Hvad er fristen for det færdige produkt?
Giv derefter disse oplysninger til den person, du har valgt. Medarbejderne er meget mere succesrige, når de kan se det store billede, fordi de forstår nøjagtigt, hvordan deres del passer ind i det overordnede mål. Derfra kan de beslutte, hvordan de skal tackle opgaven for fuldt ud at imødekomme dine (og virksomhedens) forventninger.
Giv bare tilstrækkelig vejledning
Når du har afleveret en opgave, skal du modstå trangen til mikromanering. Jeg ved, at det er fristende, især når du bemærker noget, du ville gøre anderledes, men husk: Du er ikke den, der gør det.
Der er en fin linje her. Mens du skal besvare spørgsmål og sørge for, at jobbet er færdig, skal du ikke veje ind på de små ting (i det mindste endnu ikke) - især hvis du ikke bliver spurgt. For eksempel, hvis du har bedt nogen om at skrive en rapport, skal du komme ind og se, hvordan det går. Hvis hun spørger dig, hvor du normalt trækker salgsnumrene fra, er det oplysninger, du kan dele, som vil være nyttige, da det peger hende i den rigtige retning. Men ikke portræt over hendes tal, når du "bare går forbi", eller begynd at diskutere anden sætning i fjerde afsnit på tredje side.
Når du først har delegeret, er det op til dig at sikre dig, at din medarbejder ikke bruger din vejledning som en krykke. Undertiden bliver medarbejdere nervøse over at tage beslutninger og tjekke ind hos dig på hver tur, men mind dem (og dig selv) om, hvorfor du tildelte dem projekterne i første omgang: Fordi du vidste, at de ville gøre et godt stykke arbejde. Det vil formidle, at du har fuld tillid til dit team, og at følelsen af tillid vil øge deres motivation for at lykkes.
Følg op med feedback
Når alt er sagt og gjort, er det vigtigt at give feedback om dine medarbejders færdige produkt. Hørte de på dine instruktioner? Opfyldte de fristerne? Blæste projektet dig væk og fik dig til at undre dig over, hvorfor du ikke delegerede det før? Eller måske havde du nogen, der kom kort og kunne bruge en konstruktiv kritik. Uanset resultatet, skal du tjekke ind efter hvert projekt for at forklare dine tanker.
Du bør også benytte lejligheden til at bede om feedback om dine delegationsevner. Har du givet dig nok vejledning? Lad du faktisk dine medarbejdere tackle jobbet alene? Hvad kan du gøre anderledes næste gang? Den eneste måde, delegationsprocessen kan få lettere på, er at åbne kommunikere, hvad der gik rigtigt, og hvad der kunne have været gjort bedre.
Delegering kan åbne timer ekstra tid, så du og dit team kan blive eksponentielt mere produktive. Så, så meget som du gerne vil have kontrol over enhver sidste opgave, giver dit team chancen for at træde op til pladen. Hey, de overrasker måske bare dig! Og husk: Når de lykkes, har du gjort dit job rigtigt.
