Har du nogensinde haft en af de dage, hvor du, efter ni syltetidspakke timer på kontoret, stadig ikke har slået en større ting ud af din opgaveliste? Når du har lyst til at være produktiv - hvis du kun arbejdede i en tavs, distraktionsfri kasse og ikke blev bombarderet af e-mails, telefonopkald og medarbejder drop-bys hvert 30. sekund?
Men det er selvfølgelig ikke tilfældet. De fleste af os unge fagfolk sidder i små, rodede aflukke, omgivet af snesevis af andre unge fagfolk i små, rodede aflukke og fyldt med de igangværende digitale distraktioner af vores telefoner, computere og brombær.
Det er næppe det bedste miljø at arbejde i. Så hvordan kan vi indstille kontorets distraktioner, spænde ned og faktisk få tingene gjort? Her er seks enkle løsninger.
1. Fjern dig selv fra e-mail
Bare fordi du får masser af e-mails hver dag, betyder det ikke, at du skal være bundet til din Outlook (eller Entourage eller Gmail). At have din e-mail konstant på skærmen kan faktisk gøre dig mindre produktiv.
Én nem ændring: har ikke din e-mail åben på din skærm hele dagen. I stedet for skal du slukke for alle dine alarmer og gøre en samlet indsats for kun at kontrollere beskeder til planlagte tidspunkter (jeg tjekker min ca. en gang hver time). Hvis dette gør dig nervøs - hvis din chef er en hyppig e-mailer eller du har en klient, der har brug for virkelig øjeblikkelige svar - kan du tilpasse, hvordan Outlook advarer dig, så kun de store ting får din opmærksomhed.
2. Tag ikke telefonen op
Bare fordi det ringer, betyder det ikke, at du skal svare på det. Hvis du har afsat en time til at udlægge en rapport til din chef, og du får et opkald fra et ukendt nummer, så lad det gå til en telefonsvarer. Medmindre du forventer et opkald, er det ikke værd at afbryde dit fokus. Tro mig, hvis det er vigtigt, vil den, der ringer, efterlade en besked, og du kan altid ringe tilbage igen.
Du kan også redde dig selv fra stresset med at være uforberedt på et opkald - hvis du har knust numre i en times tid, og et sted ringer om en sen forsendelse, vil du blive mere flustet, hvis du henter det nu, end hvis du stopper, fokusér igen, og ring tilbage senere, når du har sporet denne forsendelsesinfo.
3. Signal til dine medarbejdere
Den sociale atmosfære er en af de bedste ting ved at arbejde på et kontor - men det er også en af de mest distraherende. En måde at imødegå dette er at oprette et system med dine kolleger, så du alle ved, hvornår du ikke skal genere hinanden. Dette er let, når du har en kontordør, som du kan lukke - men hvis du ikke gør det, skal du udtænke dit eget signal, der siger "Vær venlig ikke at afbryde mig lige nu."
Det kan være så simpelt som at sætte et par hovedtelefoner på (selvom du ikke lytter til musik) eller sætte dit yndlingsbordtilbehør oven på din skærm. Bare husk, at dette kun fungerer, hvis du også stiller dig til rådighed hele dagen - nogle gange har folk brug for din opmærksomhed.
4. Vær fysisk organiseret
Nu behøver du ikke nødvendigvis at beholde dit skrivebord papirfrit eller farvekode dine mapper, men hvis du er organiseret - uanset hvad der fungerer for dig - og du kan finde ting, vil du være mere produktiv. (Mit skrivebord kan se ud som en kasse med post-it-noter eksploderede overalt, men jeg har et system, jeg sværger!) Ingen kan lide at spilde 10 minutter på at søge efter sidste uges mødeminutter, når du skulle skrive denne uges dagsorden.
Dette er også et sted, hvor teknologi virkelig kan hjælpe. Jeg finder det meget lettere at arkivere ting digitalt, så jeg gør et punkt i at scanne alt og gemme det på mit virksomheds delte drev. På den måde, hvis jeg er i telefon med en klient og har brug for at dobbelttjekke en kontrakt, kan jeg bare trække den op på min skærm - ikke nødvendigt at sætte hende på vent, mens jeg rodder rundt om min aflukke til højre folder.
5. Bliv distraheret!
Folk fokuserer ofte på at fjerne distraktioner som Facebook, online shoppingwebsteder og streaming medier på arbejdspladsen. Men så meget som din chef måske kunne lide at se dig krænket over dit tastatur og stirre på det regneark i alle otte (eller flere) timer om dagen, vil det ikke gøre dig mere produktiv.
Faktisk viste en nylig undersøgelse, at "webbrowsing faktisk kan opdatere trætte arbejdstagere og forbedre deres produktivitet sammenlignet med andre aktiviteter såsom at foretage personlige opkald, tekster eller e-mails, hvad så meget som at arbejde lige igennem uden hvile overhovedet."
Så gå videre: Brug 15 minutter på at indhente dit Gawker-sladder, eller gennemse de nyankomne på JCrew. Pausen vil gøre dig desto mere produktiv, når du vender dit fokus tilbage til de opgaver, der er til rådighed.
6. Opbevar en arbejdsdagbog
Endelig, og vigtigst af alt, skal du finde ud af, hvordan du personligt fungerer bedst. Prøv at skrive ned alt, hvad du gør i løbet af dagen, og hvor lang tid det tager dig - du vil sandsynligvis blive overrasket.
Jeg begyndte at føre en arbejdsdagbog, så jeg kunne fortælle, hvor meget af min dag der blev taget op af administrative opgaver, og hvor meget der var tilbage at bruge til langsigtede projekter. Men det endte også med at vise mig mine arbejdsmønstre - for eksempel at jeg får langt det mest arbejde, der blev udført i løbet af eftermiddagen. At erkende dette hjalp mig med at opstille en bedre tidsplan: Nu arbejder jeg sent i stedet for at komme tidligt ind, og jeg kan normalt pakke meget mere produktivitet ind i min dag.
Det er ikke altid nemt at indstille distraktionerne, men tænk bare: jo mere produktiv du er nu, desto hurtigere kommer du ud af kabinen og på et kontor - hvor du kan lukke døren.
