Føler du nogensinde, at du råber ind i et sort hul, når du sender en e-mail eller lader en telefonsvarer til nogen? Du lægger din anmodning ud i universet - og sidder derefter ved skrivebordet med krydsede fingre i håb om en hurtig reaktion.
Takket være mit job i PR-verdenen har jeg set det hele, når det kommer til ubesvarede beskeder. Jeg har styret korrespondance med CEO-klienter (også kaldet de evigt travle), ledere og juridiske team af mine klienters klienter (også de, der synes, at jeg ikke er vigtig), og medierne (også dem, der ikke gør det) ønsker at beskæftige sig med PR-folk). Og undervejs har jeg lært meget om, hvordan du får svar, når du har brug for dem.
Uanset årsagen til forsinkelsen, her er nogle tip til at få de travle (og ja, irriterende) langsomme respondere til at være opmærksomme.
Lav forbindelsen
Først og fremmest, når du opretter forbindelse til en anden person, skal du give ham eller hende en grund til at ønske at hjælpe dig.
Start med at undgå fejl, der øjeblikkeligt kobler fra modtageren. At stave hans eller hendes navn forkert er et godt eksempel: Jeg ved, at det er grundlæggende, men jeg kan ikke fortælle dig, hvor mange e-mails jeg får til Ashely eller Ashleigh - og når jeg gør det, finder jeg mig øjeblikkeligt irriteret og mindre tilbøjelig til at svare hurtigt. Prøv også at ikke lyde som en salgsgrad (for eksempel "Jeg vil gerne tale med dig om …") - ingen ønsker at tackle det.
I stedet skal du gribe din kontakts opmærksomhed ved at gøre alt, hvad der er relevant for ham eller hende. Jeg kan godt lide at ordlyde alt muligt med "dig" - for eksempel i stedet for at sige, "jeg har brug for, at du ser på disse formularer, " siger, "din klient har brug for godkendelse på disse formularer." Det er et enkelt, men effektivt trick.
Du kan også appellere til folk ved at spille på deres personlighed eller varme knapper. F.eks. Vil en person, der har lidt af et ego, sandsynligvis svare bedst på en anerkendelse af, hvor vigtig han eller hun er (f.eks. ”Jeg er klar over vigtigheden af din tid, så jeg foreslår, at vi tager et 10-minutters opkald for at diskutere casestudiet. ”).
Gør det nemt at svare hurtigt
Selv hvis din kontaktperson er interesseret i at hjælpe, har en, der har travlt, ikke tid til at luge gennem en indviklet e-mail eller lytte til en lang, vandrende telefonsvarer. Så sørg for at strømline din besked og gøre det let for ham eller hende at reagere hurtigt ved hjælp af følgende taktik.
Har en informativ emnelinje
Brug din emnelinje til at indikere dit behov med det samme og hjælpe modtageren med at prioritere din anmodning. Start med noget som "Til gennemgang", "Kræver feedback" eller "Venligst svar inden tirsdag, " er en hurtig måde at gøre dine forventninger krystalklare fra get-go.
Kom lige til punktet
Brug ikke meget tid på din meddelelse med ikke-relevante oplysninger eller pæn. Vær høflig med en hurtig, "Håb denne morgen behandler dig godt", og dyb så ind i introduktionen og grunden til at tilfredsstille modtageren. Hold også dette enkle (f.eks. "Din klient X og jeg arbejder sammen om Y, og jeg blev informeret om, at du er den bedste kontakt for Z").
Giv opgaver frister
For at forhindre, at din e-mail eller telefonsvarer sendes i bunken af "når jeg kommer til den", skal du stille specifikke spørgsmål eller give handlinger og give en tidslinje for, hvornår du foretrækker et svar. Med visse projekter og klienter har jeg fundet succes med at oplyse: ”Giv feedback inden fredag. På det tidspunkt opdaterer og sender jeg dette dokument til resten af teamet til gennemgang. ”Det er en dejlig måde at antyde, ” Hvis du ikke kommer til det i tide, har du mistet din mening i sagen .”
Giv en anbefaling
Hvis du leder efter et svar på et spørgsmål eller en løsning på et problem, skal du altid give et par forskellige muligheder og din anbefaling. Ved at gøre dette er den person, du kontakter, nødt til at tænke mindre igennem det og kan svare med et hurtigt "Ja, din anbefaling er fin, " eller "Lad os gå med mulighed nr. 1."
Følg op smart
Så du har gjort det let for din modtager at svare, og du får stadig ikke noget svar. Hvad nu? Det er tid til opfølgningen. Det kan være vanskeligt at balansere det at være nyttigt og være irriterende på dette tidspunkt, men det er muligt ved at følge den rigtige kommunikationslinje.
Efter din første e-mail, skal du sørge for en hurtig opfølgning, der giver mening i henhold til din frist. Denne e-mail skal indeholde din originale e-mail med en kort sætning øverst og minde din kontakt om den originale anmodning og frist. Sørg også for at genmontere de nødvendige materialer.
En anden e-mail, og du modtager stadig ikke noget svar? Tid til et telefonopkald. (Vent mindst 24 timer efter afsendelse af opfølgende e-mail, medmindre du absolut har brug for noget før.) Uanset om du får personen på telefonen eller lader en telefonsvarer, skal du være kort. Husk ham eller hende på den originale e-mail, hvem du er, og hvad du har brug for.
Uanset hvordan du følger op, skal du altid forlade det næste trin i dine hænder - "Jeg vil følge op igen i morgen, " eller "Hvis jeg ikke hører tilbage fra dig ved udgangen af dagen, vil jeg være indarbejde resten af holdets feedback og sende til klienten. ”
Og sørg for at holde styr på alle forsøg på at kontakte personen - henvisning til dem kan hjælpe med at indikere din presserende hastighed og kan vise sig at være nyttigt, hvis du bliver tvunget til at tage sikkerhedskopi for at hjælpe dig.
Træk de store kanoner ud
På den note, hvis du har prøvet at komme i kontakt med nogen flere gange til ingen nytte, kan du prøve at kopiere andre parter på dine anmodninger. Besvar din originale e-mail (igen), tilføj en “Ville bare tjekke ind på nedenstående e-mail. Har du haft en chance for at…? ”Og kopiere din chef, klienten eller den anden, du tror, vil anspore ham eller hende med. Det er ikke min foretrukne ting at gøre, og du kan irritere modtageren lidt, men det vil bestemt få dig et svar i en knivspids.
Din sidste mulighed er at finde en anden kontaktperson, der kan besvare dit spørgsmål eller skubbe den originale modtager til at svare. Dette kan være en intern kontakt, som du har et godt forhold til, eller nogen med mere magt. Advarsel: Når du når ud i denne situation, ønsker du aldrig at bebrejde den oprindelige kontakt. I stedet for bare indramme det som, "Jeg har brug for at få denne bevægende ASAP - kan du hjælpe mig?"
Hvem vidste, at en e-mail eller en voicemail kunne være så kompliceret? Ligegyldigt hvilken branche du er i, er korrespondance med andre næsten altid en nødvendighed, og desværre vil der altid være langsom poke. Men med disse tip skal du være i stand til at få de svar, du har brug for, i rette tid (eller i det mindste på et tidspunkt). Gå nu derude og få nogle svar!
