E-mail: Det finder vej ind i hvert hjørne af vores liv. Personlig e-mail. Arbejds-e-mail. Skole-e-mail. Anden personlig e-mail (til spam). Erhvervslivet er den fremtrædende e-mail-driver, der genererer mere end 108 milliarder e-mails om dagen.
Med e-mail, der dominerer dine samtaler i alle aspekter af dit liv - især dit professionelle liv - sender du masser af forespørgsler hver dag. Fra at bede nogen i regnskab om at køre en rapport for dig til at bønfale nogen anden i grafisk design for at hjælpe dig med at formatere et forslag, sender du sandsynligvis en masse e-mails, der beder om favoriserer.
Men når din anmodning ikke er personligt, bliver det alt for let for modtageren at ignorere din besked, indtil den forsvinder i glemsom indbakke - eller værre, slet den helt.
Så når du har brug for en fordel, hvordan skriver du en e-mail, der får svar? Det korte svar er: omhyggeligt. Her er et par tip, der hjælper dig med at udforme en meddelelse, der faktisk får din læsers opmærksomhed - og det svar, du har brug for.
Brug emnelinjen til din fordel
Første ting først: Emnelinjen er der af en grund. Brug det til at tydeligt lade modtageren vide, hvorfor du lige har tilføjet en anden e-mail til hans eller hendes indbakke, og du øger øjeblikkeligt chancerne for, at han eller hun faktisk åbner den.
En vag emnelinje (som "Har et spørgsmål") er ikke nyttig og kan være irriterende - og du vil ikke have nogen til at åbne din e-mail i en irriteret sindstilstand, når du har brug for noget. I stedet for skal du respektere din modtagers tid, og fortæl ham eller hende specifikt, hvorfor du sendte meddelelsen. For eksempel: "Brug for din gennemgang: Justeringer til programbrochuren."
Brug for hjælp til at skrive et godt emne? Tjek disse tip.
Hilsen din læser, inden du tager krav
Jeg får ofte e-mails fra studerende, der straks starter med en forespørgsel, efterspørgsel eller spørgsmål uden at bryde med at først sige, "God morgen" eller endda simpelthen, "Hej." Du (forhåbentlig) ville ikke pramme ind på en persons kontor og begynde at skræmme væk kræver, så gør det ikke pr. e-mail.
Du behøver ikke at starte i en lang række behageligheder, men det skader ikke at falde ind i noget personligt, inden du starter på din anmodning: “Hej Randi! Hvordan var 10K i weekenden? Jeg tænkte på dig på lørdag og sendte gode vibber på din måde. ”Eller:” God morgen, Jacob. Hvordan var din weekend? Det var godt havearbejde vejr - jeg håber, at du var i stand til at få mest muligt ud af det! ”
Disse hilsener er korte og enkle, men de demonstrerer et pænt niveau af ægte interesse for modtagerne. Kan du huske, hvad jeg sagde tidligere om ikke at have ønsket, at din læser skulle irriteres, når du åbner din e-mail? Det er svært at føle sig irriteret over nogen, der kommenterer eller stiller et spørgsmål om noget, der er vigtigt for dig. Din modtager er trods alt et menneske med følelser og interesser uden for kontoret. Undertiden er den bedste måde at oprette forbindelse til en person og få ham eller hende ombord med noget at være dejlig.
Husk, hvad du lærte i engelsk klasse
Hvis din anmodning haster, kan det være fristende at affyre en e-mail i en fart med tekstlignende forkortelser, hastigt skrevne sætninger og spadserende stykker uden enhver meningsfuld tegnsætning. Hvis du befinder dig i denne tilstand, skal du stoppe. Tag en dyb indånding. Når du beder om hjælp, er det sidste du vil gøre at gøre det vanskeligt for nogen at forstå din anmodning. Hvis din modtager ikke kan forstå din e-mail, har du bare skadet dine chancer for at få den hjælp, du har brug for.
For eksempel et stumlende afsnit uden passende kommaer vil tvinge læseren til at læse og genlæse sektioner for at sikre, at hun eller han forstår, hvad du prøver at kommunikere. Det tager ekstra tid og kan være ekstremt frustrerende - to ting, du vil undgå. Rettelsen er enkel: Skriv komplette sætninger. Opdel lange afsnit i mindre afsnit. Brug kommaer korrekt.
Og et sidste tipskrivningstip: Hvis du har en tendens til at afslutte sætninger med en streng med udråbstegn, skal du stoppe. Medmindre du meddeler, at dit hold netop vandt en aftale med bajillion-dollars, kræver din sætning ikke en række udråbstegn.
Skriv ikke en roman
Ja, når du sender en anmodning via e-mail, skal du bruge nogle finesser ved at inkludere en hilsen, komplette sætninger og passende tegnsætning. Men det er fuldstændigt muligt at gennemføre disse ting og fremsætte din anmodning i kun få sætninger snarere end flere afsnit.
Nogle karriereeksperter foreslår, at e-mails skal være fem sætninger eller mindre. Der er endda et værktøj, der kan hjælpe dig med at begrænse dine e-mails til det valgte sætningsnummer.
Afhængig af kompleksiteten i din anmodning kan du muligvis ikke altid holde sig til forslaget om fem sætninger, men du skal skrive dit første udkast og derefter overveje, om du kan klippe noget materiale for at gøre det lettere at læse. Så kig på det endelige produkt og spørg dig selv, om anmodningen er klar, eller om det ville blive adresseret mere effektivt telefonisk eller personligt.
For eksempel:
Se? Poleret, men til det punkt. I stedet for at skrive afsnit om grundene til, at Randi ville være den ideelle kandidat, gav forfatteren en klar og kortfattet forklaring af, hvad hun ønsker, efterfulgt af en anmodning om at diskutere det yderligere.
Send ikke e-mailen
Jeg ved - du har bare læst en hel kolonne om udformning af et effektivt “spørg” via e-mail, og nu beder jeg dig om ikke at trykke på send. Hvad er problemet?
At skrive denne e-mail var ikke spild. Nogle gange kan det at skrive og redigere en anmodning hjælpe dig med at tænke gennem din meddelelse, så du er klar over, hvad du vil stille, hvordan du vil støtte din anmodning, og hvordan du muligvis adresserer spørgsmål eller bekymringer, der opstår ved anmodningen. Det kan være en værdifuld øvelse at forberede dig til et ansigt til ansigt.
Nogle anmodninger er helt passende via e-mail. Hvis du imidlertid har en vigtig anmodning og direkte adgang til den person, der kan hjælpe dig, skal du spørge dig selv, om en samtale i personen ville være mere fordelagtig end en elektronisk anmodning. Der er ingen kontekst, tone, stemme, ansigtsudtryk eller følelser via e-mail. Nogle gange kan du, når du sidder overfor en person og lader ham eller hende se din ægthed, dine følelser, dit smil eller din forfærdelse - du ved, de ting, der gør dig menneskelig - sige dine budskaber langt bedre end de mest omhyggeligt udformede (men blottede -af menneskeheden) e-mail.
Til gengæld er jeg ikke anti-teknologi. Jeg skriver en masse e-mails og bruger for meget tid på at jage kaniner via Twitter. Men hvis jeg virkelig har brug for en persons buy-in eller hjælp, tror jeg, at jeg kan og bør gøre en indsats for at hente telefonen eller gå til hans eller hendes kontor for at forklare, hvad jeg vil, og hvorfor jeg tror, at personen kan hjælpe mig.
Hold din anmodning kortfattet, til det punkt og poleret - uanset om det er elektronisk eller ansigt til ansigt - så har du en meget bedre chance for at få den hjælp, du har brug for.
