Efterhånden som mængden af e-mail, vi sender og modtager, vokser, medfører det et nyt problem: at finde en bestemt meddelelse - eller et specifikt stykke information - i dit enorme arkiv.
Heldigvis kan du med et par forudgående tastetryk og en vis avanceret søgekundskab hente de oplysninger, du har brug for, fra din e-mail lettere end nogensinde.
Trick 1: Skriv nu for at finde senere
En af de # 1 ting, jeg gør, før jeg sender en e-mail, er at læse den for søgbarhed. Jeg tænker over, hvad jeg ville søge for at finde denne e-mail senere og derefter sikre mig, at disse ord er i e-mailen.
I de fleste tilfælde ændrer jeg ikke noget, men indimellem finder jeg ud af, at jeg har skrevet "det partnerskab, vi drøftede her til morgen" i stedet for "det Mashable-partnerskab, vi diskuterede i morges" eller "Noter fra møde med Jack ”i stedet for“ Noter fra mødet med Jack Smith fra Amazon. ”Når jeg søger efter denne tråd i fremtiden, ved jeg, at jeg vil søge“ Mashable ”eller“ Jack Smith Amazon, ”og uden disse hurtige rettelser, ville jeg ikke har fundet en ting.
Trick 2: Brug etiketter og mapper
Hvis du er en Gmail-bruger, kan du bruge etiketter - eller du kan vælge at bare arkivere alt i et stort hav af e-mails. Jeg finder ud af, at den bedste grund til at overveje at bruge etiketter er søgning.
For eksempel: Min medstifter Kathryn og jeg e-mailer om Chicago i forholdsvis ofte. Nogle af e-mails er relateret til vores salgsudvidelse til byen, og andre er helt uden tilknytning (f.eks. En konference, der finder sted der, eller en kandidat, der er baseret der). At kunne søge efter “Kathryn Chicago” inden for “Salg” -mærket vil hjælpe mig med at finde, hvad jeg leder efter meget hurtigere end at søge i alle mine e-mails efter den samme forespørgsel.
Samme ting gælder for mapper i andre e-mail-klienter som Outlook. At være i stand til at søge inden for et mere begrænset sæt e-mails gør det lettere at finde det, du leder efter.
Trick 3: Kend dine e-mail-søgekommandoer
Endelig kender du dine søgeindstillinger. Forskellen mellem at søge efter e-mails, der inkluderer “Kathryn” overalt i kroppen versus e-mails sendt af Kathryn, sendt til Kathryn, eller med “Kathryn” i emnelinjen er ganske markant. For Gmail er dette de bedste søgekommandoer, du skal vide:
-
For at søge efter e-mails til eller fra en bestemt person: til: XYZ og fra: XYZ
Pro tip: Til begge disse kommandoer kan du vælge mellem e-mail-adressen, et fornavn eller et efternavn, f.eks. Fra: [email protected], fra: jane, fra: smith. Hvis nogen har flere e-mail-adresser, vil indtastning af hans eller hendes for- eller efternavn give resultater fra dem alle. -
Sådan søger du efter en e-mail med specifikke ord på emnelinjen: emne: XYZ
Pro tip: Hvis du vil søge efter en sætning, skal du sørge for at sætte den i tilbud. Emne: NYC rejse vil se efter e-mails med “NYC” i emnelinjen og “rejse” et sted i kroppen - du har brug for emne: “NYC rejse” i stedet. -
Sådan søger du efter en e-mail med en vedhæftet fil: har: vedhæftet fil.
Pro tip: Du kan også søge efter specifikke filtyper ved hjælp af filnavn: doc, filnavn: ppt og så videre. -
Sådan søger du efter en e-mail med en bestemt etiket: etiket: XYZ
Pro tip: Hvis du klikker på en etiket i Gmail, tilføjer den allerede dette til søgefeltet, så du kan bruge det som udgangspunkt for din søgning. -
Sådan indsnævres søgningen til e-mails, der læses eller læses: er: ulæst eller er: læst
For mere kan du se Digital Inspiration's store eksempler på disse søgekommandoer i aktion.
Bruger du andre tricks for at holde din e-mail søgbar?
