Leslie, den administrerende direktør for en nonprofit, ønskede at gøre om brochuren til organisationens program, der hjælper de udsatte unge med at blive i skolen, og hun stillede Emma, kontorsjefen, til ansvar.
Emma brugte timer på at opdatere billeder, farver og skrifttyper. Hun var stolt af sin dristige, lysere genopfindelse, glade for at vise det til sin chef.
Da hun gjorde det, var der imidlertid et problem. ”Åh, ” observerede Leslie om den nye brochure, ”Det ser godt ud. Men hvorfor er kopien stadig den samme? ”
Emma er bedøvet og kunne ikke tro hendes ører. Hun havde aldrig tænkt på at revidere kopien. Og Leslie havde aldrig foreslået det. Hvordan kunne to personer, der taler om en enkel ting, have så forskellige fortolkninger?
Leslie og Emma oplevede det klassiske emne udødeligt af George Bernard Shaw, "Det største enkelt problem inden for kommunikation er illusionen om, at det har fundet sted."
Der vil være mennesker på arbejdspladsen, som ligesom Leslie, der ikke er meget gode til at få deres ideer til dig. Og når de ikke gør det, kan det skabe hindringer. Det kan sende dig spin rundt i en miscommunication limbo. Spildt tid, frygtet genbearbejdning og totale fejl kan opstå, når din kollega eller chef ikke kommunikerer, hvad de vil effektivt eller effektivt.
Du kan ønske hele dagen for, at disse mennesker kommunikerer mere tydeligt. Men det burde sandsynligvis ikke være din go-to-strategi. I stedet for at ønske, kan du prøve følgende tre teknikker for at få en klarere og mere effektiv kommunikation fra andre.
1. Når du tager en opgave
Emma troede, hun hørte, hvad hendes chef ville have. Når alt kommer til alt stod de i det samme rum og talte med hinanden. Men i virkeligheden var Leslie's instruktioner om "redesign brochuren" vage og ufuldstændige.
En god strategi for at få andre til at være mere kortfattede og specifikke er at stille spørgsmål, der giver klarhed.
Sådan lyder det fra Emma: "Leslie, når du siger 'redesign brochuren', kan du fortælle mere om mig, hvad du mener med det, og hvad dine forventninger er?"
Emma ville hurtigt have fundet ud af, at hun og hendes chef havde unikke ideer om det endelige produkt. Derefter kunne hun have boret yderligere ned med flere spørgsmål, spurgt om alt fra grafik og farveskema til fristen for et første udkast.
Spørgsmål er dit hemmelige våben på arbejdspladsen. I tvivl, bede andre om at afklare deres forventninger. Spørg, indtil du er sikker på, at du forstår. Du vil blive forbløffet over, hvordan det strømliner de fleste alt.
2. Når du er på et møde
Har du nogensinde været på et møde, der gav møderne et dårligt navn? Jeg har set ledere, der vandrer om tilsyneladende uden et klart formål eller ønsket resultat. På toppen af det lyder lederen som om han behandler sine tanker højt, mere end han letter en gruppesamtale. Ingen er sikker på, hvad man skal tage alvorligt som en idé, og hvad man skal ignorere. Og alle tænker på bunken med arbejde på deres skriveborde. Efter et stykke tid glemmer teamet, hvad poenget med endda at tale var og mentalt fraflytter lokalerne, sig tilbage til at kontrollere e-mail på deres telefoner.
Det kan være et vanskeligt sted at bede en chef eller en kollega om at være mere effektiv i sin tale, når man er ude af et møde mislykkes. Men du kan det, og du behøver ikke være ond med det. Du skal blot afbryde, når der er en pause, og bede om afklaring.
”Bob, jeg lægger mærke til nogle hævede bryn i rummet. Det ser ud til, at nogle af os ikke følger dig om dette emne. Kan du gå os et par trin tilbage og gennemgå de vigtigste punkter på et højt niveau? Jeg vil være sikker på, at vi ved, hvad du har brug for fra os. ”
Det er sandsynligt, at du får nikker af aftale, og at andre springer ind for at udtrykke forvirring. Du får den information, du har brug for, og det samme vil dine kolleger, som uden tvivl takker dig senere for at tale.
3. Når du arbejder med e-mail
Mest kommunikation på arbejdspladsen sker ikke overraskende via e-mail. Så når du får en lang, vandrende, ufokuseret tome fra Angela, din projektkompis, vil du græde.
Det tager dig 30 minutter bare at vade gennem afsnittene, finde ud af, hvad hun siger, afgøre, om du har brug for at gøre noget, og find ud af, hvordan du skal svare. Et blik, og du kan huske, hvorfor du hader at åbne denne kvindes e-mail. Du kan slå dit hoved mod væggen i frustration.
Øv i stedet for at spørge, hvad du har brug for, på en venlig, ikke-konfronterende måde. Spørg Angela, om hun ville være åben for at omforme hendes e-mails, så du kan svare hurtigere. Og husk, hvis du beder nogen om at gøre noget andet, så fortæl hende, hvorfor det også er godt for hende.
”Hej Angela, jeg bemærker, at dine e-mails ofte er lange og detaljerede. Det er dejligt, at du leverer så meget information, men når jeg kigger hurtigt, kan jeg ikke altid afkode nøjagtigt, hvad du har brug for fra mig og hvornår - og jeg hader at savne frister eller fejlagtige fortolkningsinstruktioner. Ville du være i stand til at sætte hovedpointen øverst, så jeg kan svare dig hurtigere eller endda gøre emnet mere detaljeret? For eksempel 'Handling nødvendigt senest fredag kl. 9 | ACME-projektet vil minde mig om at sætte det med det samme i min tidsplan. "
Du vil sandsynligvis begynde at modtage en e-mail af højere kvalitet fra Angela med det samme, og du vil have gjort din kollega en fordel ved at hjælpe hende med at kommunikere mere professionelt. Klap dig selv på bagsiden for den.
Det ville være dejligt, hvis alle kommunikerede på en måde, der intet overlod fantasien. Virkeligheden er, at vi kommunikerer på komplekse, støjende arbejdspladser fyldt med distraktion og stress. Når der sker vigtige samtaler, er det god praksis at hjælpe de omkring dig med at kommunikere kort, så du uddrager de oplysninger, du har brug for, fra dem. Det kan være lidt ubehageligt, når du først prøver, men i det lange løb vil du blive bedre og mere komfortabel med at gøre det. Bonus, det sparer dig timer med stress og fejlagtig energi i processen.
