Når det er bedst, er e-mail en af de mest effektive kommunikationsformer - den kan være kort, sød og sendt mens du er på farten for at få dine spørgsmål besvaret eller din meddelelse på tværs.
Når det er sagt, kan din indbakke forårsage flere problemer, end den løser, i stedet for et ikke-nonsens, forkortet svar, får du et svar med én sætning, der i det væsentlige betyder intet. I modsætning til et telefonopkald - hvor du kan bruge ebben og strømmen af samtale til at fortsætte med at stille det samme spørgsmål på nye måder - kan det være svært at trykke på for ny information via e-mail.
Den gode nyhed er, kryptiske e-mails falder normalt i en af to kategorier, og der er en strategi for at svare på hver type. Læs videre for de almindelige lovovertrædere og den bedste fremgangsmåde for hver enkelt.
1. Svaret "Jeg læste ikke e-mailen"
Den første slags kryptisk e-mail er den slags, der får dig til at undre dig over, hvorfor du gider med at skrive i første omgang. Du e-mailer din chef, at din flyvning er jordet, og han skriver tilbage, at han ser dig på kontoret "om få timer." Eller du beder en gruppe af vælgere om opdaterede adresser, og halvdelen af dem sender dig alle deres oplysninger, og den anden halvdel sender dig bare deres telefonnumre.
UH. Hvor svært er det at læse en e-mail?
Det er faktisk dit udgangspunkt. Som de siger, er det lettere at ændre sig selv, end det er at ændre andre. Så den første ting, du skal gøre, er at gennemgå dine e-mails objektivt. Træner du folk til ikke at læse dem ved at begrave spørgsmålet i en fem-e-mail? Når du tænker på eksemplet ovenfor, nævnte du din forsinkede flyvning i slutningen af den to-siders sammendrag af din forretningsrejse (som din chef sandsynligvis planlagde at gennemgå senere)? Prøv vores retningslinjer for at sikre dig, at dine e-mails bliver læst - og besvaret.
Men selvom det er godt og godt at skrive klarere e-mails til næste gang, hvordan skal du svare på din ikke-læser lige nu? Den bedste fremgangsmåde er at præsentere det vigtigste stykke information som "ny information" (hvilket forklarer, hvorfor du skriver tilbage).
I tilfælde af eksemplerne ovenfor kan du prøve, ”Nye oplysninger fra flyselskabet: flyvning vil sandsynligvis ikke starte før morgenen. Det ser ud til, at jeg skal tilbringe aftenen i Chicago, ”eller” Tak, fordi du sendte dit telefonnummer; kan du også sende en opdateret adresse, når du får chancen? ”Hold den så kort som muligt (en eller to linjer, så intet kan gå glip af), mens du høfligt gentager, hvad du har brug for.
2. Svaret “Dette er ikke en prioritet for mig”
Du skitserer en situation, hvor du spørger en seniorkollega, om du skal gå hen ad A eller B, og hans svar er, "held og lykke." Eller du spørger en ny kontakt, hvornår det kan være et godt tidspunkt at oprette forbindelse, og hun siger, at hun ville elske til - men forsømmer ikke at medtage faktiske tider.
Lyder du velkendt? Jeg har fået dårlige nyheder: Den person, du svarer med, svarer bare ikke det lige nu.
Der er selvfølgelig forskel mellem en e-mail, der afskediger dig, og en, der giver et tidspunkt, hvor din kontaktperson muligvis er mere tilgængelig - for eksempel, ”Jeg vil meget gerne mødes til kaffe, men jeg er oversvømmet gennem slutningen af måneden ”egner sig til en naturlig opfølgning af cirkulering tilbage om et par uger.
Men det afvisende svar uden yderligere oplysninger - f.eks. "Hvornår kan jeg se nogle tal?"; "Sure." - foreslår, at du får de oplysninger, du har brug for, ikke er en prioritet for din læser.
Hvis det bestemt er en prioritet for dig, er det tid til at få hans eller opmærksomhed. Prøv at svare med denne formel:
- De oplysninger, du har brug for
- En fast frist
- Bekræftelse gennem et spørgsmål.
For eksempel: ”Jeg ved, at du har et par arrangementer i weekenden, men jeg har brug for det reviderede catering-estimat inden onsdag - vil du være i stand til at give det inden da?” Eller, ”Mit klientmøde er planlagt til 10:00 fredag morgen; er det muligt at give korte notater om min præsentation før da? ”At fokusere på det, du har brug for, vil fokusere læseren; inklusive en bestemt dato ("næste tirsdag" i modsætning til "i løbet af de næste par uger") vil give dig en prioritetsliste; og slutter med et spørgsmål betyder, at modtageren skal skrive dig tilbage.
Det kan være frustrerende, når nogen tager sig tid til at svare, men ikke lægger sig ud for at give dig de oplysninger, du har brug for. Brug tipene ovenfor til at finde ud af problemet og svare på en måde, der hjælper dig med at få jobbet gjort.
