Frivillige får en masse opmærksomhed for deres gode arbejde rundt om i verden, men for at skabe den optimale frivillige oplevelse, foregår der meget bag kulisserne. Uanset om du er en betalt medarbejder, der har til opgave at styre frivillige eller en projektleder for en organisation i marken, skal du navigere i forskellige personligheder, færdigheder og forventninger for at få arbejdet gjort.
At styre frivillige er ikke så meget anderledes end at administrere personale på kontoret, undtagen en stor forskel - frivillige er generelt ubetalte og til tider betaler endda for oplevelsen. Og i mange situationer er forventningerne høje, og der er ikke altid klare leverancer. Så hvordan sikrer du, at frivillige får mest muligt ud af deres oplevelse og får jobbet gjort? Her er et par strategier, jeg har brugt for at sikre, at både ledere og frivillige har en fantastisk oplevelse.
Vær realistisk omkring timing
Debatten er stadig om den mest effektive og mest effektive mængde tid for frivillige til at forpligte sig til et projekt. Nogle siger, at 3-6 uger er tilstrækkelig, og andre hævder, at 6 måneder til et år er den bedste mængde tid til at sikre frivillig vækst og en indvirkning på jorden. Så overvej, hvad der er bedst for din organisation, og kommuniker, hvad der er en realistisk mængde tid for din organisation, før du bringer dine frivillige med om bord.
Vej alvorligt omkostningerne og fordelene ved frivillige "roterende dør", der bare er i en dag eller to. Medmindre du virkelig har brug for arbejdskraft eller finansiering, eller de virkelig kan bringe ressourcer til din organisation, betyder "hit and run" -formen for frivilligt arbejde at din organisation ofte ender med at give mere end den burde for at rumme frivillige. Det er ikke altid godt for de langsigtede mål for en organisation, og det fremmer definitivt skepsis i lokalsamfundene.
Orienter dig til et nyt miljø
Når frivillige ankommer, er det første, du skal gøre, at være vært for en orientering, både på din organisation og på den kultur, du arbejder i. (Du vil blive overrasket over hvor mange mennesker, der ankommer uden grundlæggende viden i landet.) Mange organisationer springer over dette trin, men orienteringer er kritiske - de fungerer som et fundament for frivillige og hjælper dem med at forstå den daglige drift, teammål og hvad der er forventet af dem.
Som en del af denne proces kan det være godt at have et indgangssamtale med hver frivillige, måle deres evner og hvordan de kan være mest effektive. Dette er også tid til at afklare dine politikker som organisation og nøgledetaljer, såsom din politik for fortrolighed og ansvarlig brug af sociale medier. (Det er dejligt for frivillige at bruge sociale medier for at skabe opmærksomhed, men det er vigtigt at sikre, at de oplysninger, frivillige afslører online, ikke sætter din organisation eller lokalsamfund i fare.)
En omfattende orientering hjælper dig også med at skabe en kultur for åben kommunikation fra ankomsttidspunktet og lade dine frivillige vide, at du er der for at lytte, hvis de har et problem, eller hvis de har brug for afklaring. For at opretholde denne kultur, prøv at etablere ugentlige frivillige møder for at tale gennem forventninger og problemer, eller brug tiden over måltider til at foretage en check-in om temperaturen, hvor alle er på.
Administrer deres forventninger
Mens jeg arbejdede i Cambodja, ledte jeg en gruppe frivillige, der fortalte mig midtvejs i vores forskningstur, ”Vi vil bygge et bibliotek.” Dette var en underlig anmodning, da landsbyen bad om landbrugsredskaber og ikke læsemateriale. Det var et velmente forslag, men hvem skulle faktisk tage sig af dette bibliotek, da vi tog af sted - og med en lav læseevne, hvem ville faktisk læse bøgerne? For ikke at nævne, det var ikke vores formål på jorden, og heller ikke vil samfundet have et bibliotek.
Frivillige kan komme ind med en masse forventninger: at din organisation skal køre problemfrit, at den skal køre som en vestlig organisation, eller at den skal gøre noget mere eller anderledes. For at forhindre konflikter, der kan opstå som følge af disse forventninger, skal du være meget klar over, hvad du kan og ikke kan levere, hvad dine mål er og ikke er, og hvilke ressourcer du vil og ikke har adgang til. Jo flere frivillige forstår om din organisation, jo mere ombord vil de være med dine projekter og mål.
På lignende måde er det vigtigt at styre dine frivilliges forventninger til resultatet af deres rejse: De gør noget godt, men de vil ikke ændre verden natten over. Undertiden bliver friske frivillige modløse og frustrerede, når de ikke ser øjeblikkelig forandring, og de kan være hurtige til at bebrejde værtsorganisationen eller frivillighedschefen. Ved at stille forventningerne foran, kan du hjælpe dem med at forstå, at dette arbejde tager tid, og at de er en del af et meget større mål eller bevægelse ved at bidrage med deres tid.
Opret et system til evaluering og ansvarlighed
Mens frivilligt stillinger er ubetalte, er de ofte et springbræt for andet nonprofit-arbejde, så det er vigtigt at sikre, at dine frivillige lærer og vokser under processen. På samme måde, selvom du ikke administrerer betalte medarbejdere, har du et job at være færdig, så du er nødt til at oprette et system for at sikre, at frivillige afslutter det projekt, de har planlagt at gøre.
Ligesom du vil på et kontor, bør du oprette mål og frister, have opfølgningsmøder og have midtvejs check-ins. Det kan også være en god ide at overveje at have frivillige til at underskrive en adfærdskodeks eller et dokument, der fremhæver deres engagement (mere symbolsk end lovlig), så du kan minde dem om, hvad de planlagde at gøre ved deres ankomst.
Hvis du har problemer med frivillige, skal du tale med dem direkte, som du ville have en medarbejder, og hvis der ikke er nogen ændring, skal du tale med deres sponsororganisation (normalt er det en skole eller et placeringsfirma). Hvis det ikke fungerer, og de spilder din tid og ressourcer, har brudt en politik, eller simpelthen ikke trækker deres vægt, så ja, du kan skyde dem. Dette er svært for mange ledere (fordi hele ideen om frivilligt arbejde handler om at være uselvisk), men der er tidspunkter, hvor en frivillig gør mere skade end gavn, og det er til ingen fordel for nogen.
Vær ærlig over for opfølgning
Blandt tårer og kram siger frivillige ofte ”Jeg lover at vende tilbage, jeg vil aldrig glemme dig” til lokalsamfundet og personalet. Men uanset hvor bevægede de er af oplevelsen, har de muligvis ikke ressourcer eller tid til at vende tilbage, når de kommer hjem. Det er OK, men opmuntre dem til at være realistiske om, hvad de kan gøre, når de kommer hjem - hvad enten det er at arrangere en lille fundraiser, der holder et par foredrag for at opmuntre andre frivillige eller overhovedet ikke noget. Det kan være godt at udvikle en handlingsplan med en tidslinje, inden de forlader, så du ved begge, hvad du kan forvente og kan følge op på den. Når det er sagt, kan du opfordre frivillige til at forblive involveret og tilsluttet ved at opretholde en listserv, Facebook-gruppe eller Twitter-feed.
Og som en side-note, skal du sørge for at være ærlig over for den opfølgning, du kan gøre på dine frivilliges vegne. Det er dejligt at være en reference eller skrive anbefalingsbreve til dine frivillige, hvis du kan, men hvis din tid ikke giver mulighed for at anbefale alle (eller hvis du ikke har det godt), skal du være ærlig og fortælle dem det.
At give dine frivillige en god oplevelse kræver en masse planlægning, opfølgning og kommunikation. Vær praktisk, forberedt og ærlig, og både din frivillige base og organisationen kan drage fordel af at gøre godt.
