Når det kommer til opfølgende e-mails, tror jeg, de falder ind i en af to forskellige grupper: Tjek ind, fordi du desperat håber på et svar eller cirkler tilbage, fordi du desperat har brug for et svar.
Hvis du nogensinde har jagtet job før, er du sandsynligvis bekendt med det første scenarie. Du har sandsynligvis uskyldigt dukket tilbage i ansættelseschefens indbakke et par gange med det svage håb, at du endelig vil høre noget tilbage om de næste trin i ansættelsesprocessen. Ja, den radiostille kan være nedslående.
Men ærligt talt, det er den anden gruppe opfølgninger - dem, hvor du absolut, panisk og uden tvivl kræver et svar - der kan være direkte irriterende.
Uanset om du venter på et forfaldent stykke af et projekt fra en kollega, eller du stadig holder dine øjne skrælede efter det nødvendige svar fra din chef, og ikke får det, du har brug for, når du har brug for det, kan i bedste fald være frustrerende . Og for det meste kræver dette en anden type tilgang end de venlige "Bare checke ind!" -Meddelelser, du er vant til at sende til potentielle arbejdsgivere eller potentielle kunder.
Så her er fire vigtige tip, der hjælper dig med effektivt at følge op, når du ikke bare ønsker et svar, men absolut har brug for et.
1. Modstå trangen til at undskylde
Lyder du velkendt? Det er sandsynligvis alle linjer, du har brugt til at afspore en opfølgende meddelelse. Og når du sender en høflig e-mail til en som en ansat manager, kan de være en lidt effektiv måde at inddele i din anmodning.
Men når du ivrigt venter på et svar, som nogen legitimt skylder dig? Nå, det er virkelig ikke nødvendigt at undskylde for det. Du fortjener et svar for at fortsætte med at komme videre med dit eget arbejde - og det er ikke noget, du skal være ked af. Du har ikke gjort noget galt.
Så modstå den overvældende trang til at begynde din e-mail med en flok halvhjertede undskyldninger og pæn. De er virkelig ikke nødvendige.
2. Gør det nemt
Hvis du følger op, har du sandsynligvis allerede sendt denne person mindst en (okay, et par ) relaterede e-mails før denne. Og chancerne er, at dine indledende meddelelser indeholdt en masse baggrundsoplysninger: Hvad du har brug for, hvorfor du har brug for det, hvem du har brug for det osv. Osv.
Selvfølgelig er det vigtigt at give en lille smule kontekst - modtageren skal være i stand til at hente det grundlæggende fra kun en e-mail (uden at være nødvendigt at rulle gennem den tilsyneladende uendelige tråd). Husk dog, at nøgleordet der er det grundlæggende .
Når du har brug for et svar, er dit bedste valg at gøre det så let som muligt for denne person at faktisk komme tilbage til dig - hvilket betyder, at du er nødt til at springe fluff over og komme direkte til den pisne grise.
Du skal ikke stole på det standardemne "Opfølgning" og rediger i stedet emnelinjen for at beskrive, hvad der er nødvendigt. Brug korte sætninger og afsnit, og brug endda kuglepunkter, hvis det gør din besked lettere at skumme.
Vil du have bonuspoint? Medtag en frist for, hvornår du har brug for et svar - med fed skrift, hvis du føler dig særlig modig. Jo lettere din besked er at læse og svare på, jo mere sandsynligt er det, at du faktisk får det, du har brug for.
Her er et eksempel på, hvordan denne type e-mail kan se ud:
- Klientvækstdiagram
- Klientindustriskort
3. Prøv andre metoder
Vi er alle kommet til at stole stærkt på e-mail - og med god grund. Det er en bekvem og nem måde at kommunikere på.
I betragtning af at vi alle evt. Drukner i vores indbakker, er det let for disse meddelelser at gå helt tabt i blandingen. Folk læser din e-mail og løfter om at svare på den senere, kun for at få den begravet længere og længere nede - hvilket betyder ”senere” aldrig kommer.
I en situation, hvor du bare håber at modtage et svar, vil jeg typisk ikke anbefale denne tilgang (ærligt talt, at ansættelse af ledere ikke kan lide at blive forfulgt). Men hvis du står stille og venter på de oplysninger, du har brug for, kan det være på tide at vove sig bag din computerskærm for at få svaret.
Tag telefonen op, stopp ved vedkommendes skrivebord, eller nævn den for hende, mens du er samlet omkring kaffekanden om morgenen. Ja, dette kan skubbe dig over linjen fra vedvarende til skadedyr. Men nogle gange kræver desperate tider desperate foranstaltninger.
4. Beskriv de næste trin
Når alt andet mislykkes, er det tid til at beskrive, hvordan du kommer videre, hvis du bare aldrig får det svar, du har brug for. Uanset hvor mange forskellige tip og taktikker du prøver, er der nogle mennesker, der bare ikke kommer tilbage til dig. Og desværre betyder det ikke, at du bare kan tørre dine hænder af det hele. Du skal justere og gå videre.
Du ved typisk, når du sender din sidste opfølgende meddelelse - din sidste grøftindsats for at få denne person til endelig at trykke på den "svar" -knap. Så når du sender denne endelige advarsel, skal du afslutte din meddelelse ved at specificere, hvad der vil ske dernæst, hvis du ikke får det, du har brug for.
Jeg ved - det lyder sandsynligvis lidt truende. Men det er vigtigt, at du gør dette klart for din modtager. Ved hjælp af vores eksempel fra før kan du tilføje en linje som denne i bunden af den e-mail:
Lidt hårdere end du er vant til at være? Ja. Effektiv? Helt bestemt.
Det er altid frustrerende at høre crickets som svar på dine e-mails - men det bliver især irriterende, når du faktisk har brug for et svar. Og det scenarie kræver ofte en anden tilgang end den høflige, du er vant til.
Gennemfør disse tip, så forbedrer du dine chancer for endelig at få det svar, du har ventet på. Hvis ikke? I det mindste ved du i det mindste, at du prøvede alt - kort for at sende en bæredue (som for rekorden ville jeg ikke anbefale).
