Du ved, hvordan det går. Du begynder e-mailen til din chef, kollega, klient eller HR-direktør med en ordentlig hilsen. Du krydser din Ts og prikker din Is, og du afslutter beskeden med en formel signatur som "Bedst" eller "Med venlig hilsen."
E-mail-modtageren reagerer med den samme formalitet, adresserer dig i en standard hilsen og skriver derefter et par grammatiske lydafsnit, inden han indpakker noten med en lignende signatur; måske er det "Hilsen" eller det mere afslappede "Skål."
Da denne meddelelse kræver et svar fra dig, fortsætter du med at spille sammen med det, du synes er den professionelle måde - at skrive den fulde hilsen (igen), komponere meddelelsens krop og derefter afslutte med "Alt det bedste, ". Du fortsætter med at gøre dette, selv efter flere ryg og forte, selvom det til sidst virker helt meningsløst og endda lidt akavet.
Medmindre du arbejder på et superstift virksomhedskontor, hvor endda udråbstegn er rynket, er du nødt til at blive god med at grøfte den formelle tale, især hvis kommunikation med din chef eller kolleger gennem hele arbejdsdagen ofte optræder.
Så snart det føles naturligt at skrabe ”Hej”, hyggelige ting og den overflødige ”Tak”, farvel, gør det. Og for at hjælpe dig med at føle dig OK faktisk ved at gøre dette (og ikke som et etikette-monster), har jeg fundet nogle få retningslinjer.
1. Føl dig fri til at følge dragt
Selvom det kan være fristende at formalisere alle udvekslinger, hvis det er det, du er vant til, eller fordi det er, hvordan du blev lært, meget af tiden, er det bare ikke nødvendigt. Vær opmærksom på dine tegn på arbejdspladsen, ellers vil du bare ende med at stikke sig ud. Hvis din chef videresender dig en e-mail med intet andet end en note om at kigge for at se, om det er af interesse, og du svarer med en formel meddelelse, lover jeg dig, du vinder ikke nogen brownie-point - du tilstopper kun op hans eller hendes indbakke og ignorere, hvordan dit team håndterer afslappet korrespondance. Eller, hvis din kollega begyndte at kommunikere med dig på en uformel måde (uden at adressere dig ved navn eller medtage et officielt tegn), skal du acceptere det som dit tegn for at svare naturligt.
2. Skift det op (afhængigt af hvem du snakker med)
Det betyder ikke noget, hvis din sidste chef gjorde det klart, at det var utålelig at vedtage en uformel tone; du arbejder ikke for hende mere. Et ord med forsigtighed, bare fordi du når et punkt, hvor du slipper det "bedste" med din manager, betyder ikke, at du skal afskaffe ordet fra dit ordforråd helt. Hvis du regelmæssigt snakker med nogen, du aldrig har mødt, og dit forhold er mere formelt end ikke, skal du ikke være så hurtig til at logge af uden at medtage en ordentlig lukning, især hvis du er ved hegnet om, hvordan du skal gå videre. Fejling på siden af forsigtighed vil altid være forsvarlige råd.
Ved dette: At skifte det gælder ikke kun for forskellige mennesker. Selv hvis en korrespondance med en person starter formelt, har du lov til at hoppe ind i kødet i emnet, når du diskuterer et emne på tværs af en lang e-mail-tråd - snarere end at bry dig med nogen hilsener eller afmeldinger.
3. Overvej timing
Hvis du tager på ferie i en uge og vender tilbage til kontoret med en liste over spørgsmål til din chef, som du ikke har talt med eller set siden du gik væk, er det sandsynligvis bedst at begynde den første e-mail tilbage med en behag som f.eks. ”God morgen, ” ”Håber du har haft det godt, ” eller, hvis din manager var den på ferie, ”Velkommen tilbage” - selvom du og din vejleder normalt springer over hilsenen eller small talk. Mindingstiden er også vigtig for udvekslinger med eksterne klienter eller leverandører. Hvis du er i kontakt en gang om ugen eller bare et par gange om måneden, kan det være passende at starte den første meddelelse, efter at der er gået nogen tid med go-to-introduktionen og den passende lukningssignatur.
En månedlig berøringsbase med et seniormedlem i din afdeling kan også kræve, at du læner dig mod at skrive mere konservativt. Hvis den indledende meddelelse resulterer i en betydelig frem og tilbage over et par dage, er det sandsynligvis fint at reducere den formelle faktor, især hvis den anden part har gjort det.
I sidste ende skal du bestemme tonen og strukturen i dine udgående meddelelser. Jeg kan dog fortælle dig en ting, men jeg har personligt aldrig fundet det problematisk, når en, jeg regelmæssigt snakker med, beslutter at droppe standardåbningen og lukningen faktisk synes jeg det er en smule lettelse, at vi bare kan fortsætte med at sige, hvad vi er kommet online for at sige. At få adgang til en e-mail er ofte kun passende til et punkt - og min trang er, at du ved, hvornår du skal fjerne formaliteten.
